CHƯƠNG 1 BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN Kế toán là một lĩnh vực của khoa học kinh tế, là một chức năng không thể thiếu cùng với các chức năng tài chính, sản xuất, marketing và nhân sự trong công tác quản trị của mọi tổ chức. Kế toán là gì và bản chất của nó như thế nào luôn là câu hỏi đầu tiên đối với những ai bắt đầu nghiên cứu lĩnh vực khoa học này. Chương này nhằm giúp người học hiểu rõ về nguồn gốc ra đời và phát triển của kế toán, những nội dung chủ yếu của công tác kế toán, vai trò của công tác kế toán cũng như các nguyên tắc kế toán cơ bản thường được vận dụng trong thực tế. 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN VÀ CÁC ĐỊNH NGHĨA VỀ KẾ TOÁN 1.1.1. Quá trình hinh thành và phát triển của kế toán Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Ngay từ thời xa xưa, với công cụ lao động hết sức thô sơ, con người cũng đã tiến hành hoạt động sản xuất bằng việc hái lượm hoa quả, săn bắn... để nuôi sống bản thân và cộng đồng. Hoạt động sản xuất là hoạt động tự giác, có ý thức và có mục đích của con người. Cho nên khi tiến hành hoạt động sản xuất, con người luôn quan tâm đến các hao phí bỏ ra và những kết quả đạt được. Chính sự quan tâm này đã đặt ra nhu cầu tất yếu phải thực hiện quản lý hoạt động sản xuất. Xã hội loài người càng phát triển thì mức độ quan tâm của con người đến hoạt động sản xuất càng tăng và do đó, yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất cũng được nâng lên. Để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất nêu trên mà ngày nay gọi là hoạt động kinh tế cần phải có thông tin về quá trình hoạt động kinh tế đó. Thông tin đóng vai trò quyết định trong việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, kiểm soát quá trình kinh tế. Để có được thông tin đòi hỏi phải thực hiện việc quan sát, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế cho người quản lý. Kế toán là một trong các công cụ cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế phục vụ cho công tác quản lý các quá trình kinh tế đó. Quan sát là giai đoạn đầu tiên của việc phản ánh các quá trình và hiện tượng kinh tế phát sinh ở các tổ chức. Đo lường là việc xác định các nguồn lực, tình hình sử dụng các nguồn lực đó theo những phương thức tổ chức sản xuất kinh doanh riêng biệt, và các kết quả tạo ra từ quá trình đó bằng những thước đo thích hợp. Ghi chép là quá trình hệ thống hoá tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế trong từng thời kỳ theo từng địa điểm phát sinh, làm cơ sở để cung cấp thông tin có liên quan cho người quản lý. Trải qua lịch sử phát triển của nền sản xuất xã hội, kế toán có những đổi mới về phương thức quan sát, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin cho phù hợp với điều kiện kinh tế-xã hội. Có thể nhìn nhận những thay đổi này qua những hình thái kinh tế xã hội. Ở thời kỳ nguyên thủy, các cách thức đo lường, ghi chép, phản ánh được tiến hành bằng những phương thức đơn giản, như: đánh dấu trên thân cây, ghi lên vách đá, buột nút trên các dây thừng… để ghi nhận những thông tin cần thiết. Các công việc trên trong thời kỳ này phục vụ cho lợi ích từng nhóm cộng đồng. Khi xã hội chuyển sang chế độ nô lệ với việc hình thành giai cấp chủ nô, nhu cầu theo dõi, kiểm soát tình hình và kết quả sử dụng nô lệ, tài sản của chủ nô nhằm thu được ngày càng nhiều sản phẩm thặng dư đã đặt ra những yêu cầu cao hơn trong công việc của kế toán. Các kết quả nghiên cứu của những nhà khảo cổ học cho thấy các loại sổ sách đã được sử dụng để ghi chép thay cho cách ghi và đánh dấu thời nguyên thủy. Các sổ sách này đã được cải tiến và chi tiết hơn trong thời kỳ phong kiến để đáp ứng với những phát triển mạnh mẽ trong các quan hệ kinh tế trong cộng đồng. Kế toán còn được sử dụng trong các phòng đổi tiền, các nhà thờ và trong lĩnh vực tài chính Nhà nước… để theo dõi các nghiệp vụ về giao dịch, thanh toán và buôn bán. Mặc dù có nhiều đổi mới về cách thức ghi chép, phản ánh các giao dịch nói trên qua các giai đoạn phát triển của xã hội nhưng kế toán vẫn chưa được xem là một khoa học độc lập cho đến khi xuất hiện phương pháp ghi kép. Phương pháp ghi kép trước tiên được xuất hiện ở nơi này nơi khác qua sự tìm tòi của những người trực tiếp làm kế toán trong lĩnh vực thương nghiệp, công nghiệp. Đến năm 1494, Luca Pacioli, một thầy dòng thuộc dòng thánh Fran-xít, trong một tác phẩm của mình lần đầu tiên đã giới thiệu phương pháp ghi kép. Ông đã minh họa việc sử dụng khái niệm Nợ và Có để đảm bảo một lần ghi kép. Nhiều nhà nghiên cứu về lịch sử kế toán đã cho rằng sự xuất hiện phương pháp ghi chép có hệ thống của kế toán dựa trên bảy điều kiện sau: • Có một nghệ thuật ghi chép riêng • Sự xuất hiện của số học • Việc tồn tại sở hữu tư nhân • Việc hình thành tiền tệ • Việc hình thành các quan hệ tín dụng • Việc tồn tại các quan hệ mua bán • Sự dịch chuyển của đồng vốn. Theo cách nhìn đó thì kế toán đã có những phát triển về phương pháp ghi chép để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao trong nền sản xuất hàng hóa. Nhiều nhà nghiên cứu đã đánh giá rất cao vai trò của ghi kép đối với sự phát triển của chủ nghĩa tư bản. Sự xuất hiện của phương pháp ghi kép đã trợ giúp việc theo dõi, giám sát các quan hệ thương mại ngày càng tăng, quan hệ tín dụng giữa người mua và người bán, giữa người cho vay và người đi vay trong xu thế dịch chuyển của các dòng tư bản ngày càng lớn giữa các vùng. Ngoài ra, phương pháp ghi kép cho phép các nhà tư bản hoạch định và đo lường ảnh hưởng của các giao dịch kinh tế, đồng thời tách biệt quan hệ giữa người chủ sở hữu với doanh nghiệp để thấy rõ sự phát triển của các tổ chức kinh doanh. Sự phát triển của chủ nghĩa tư bản không chỉ gắn liền với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, mà còn gắn liền với những thay đổi về hình thái của các tổ chức kinh tế, các trung gian tài chính, cách thức quản lý trong các tổ chức này cũng như phương thức quản lý nền kinh tế ở góc độ vĩ mô. Đó là sự phát triển của hệ thống các ngân hàng cùng với việc ra đời nhiều công cụ tài chính, là sự phổ biến của mô hình công ty cổ phần vận hành trên các thị trường chứng khoán. Tất cả những điều kiện đó làm cho các dòng tư bản dịch chuyển thuận lợi và nhanh chóng hơn. Khái niệm người chủ doanh nghiệp không chỉ hạn chế vào một số nhà tư bản mà mở rộng ra cho mọi tầng lớp dân cư có khả năng góp một phần của cải dôi thừa của mình vào các công ty qua hình thức cổ phiếu, trái phiếu. Trong bối cảnh đó, kế toán không chỉ là sự ghi chép và cung cấp thông tin cho người quản lý ở doanh nghiệp mà còn có nghĩa vụ cung cấp thông tin cho những đối tượng bên ngoài, như: cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác, nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng…Việc công bố thông tin kế toán ra bên ngoài được xem là một yêu cầu khách quan của thực tiễn để nhà nước vận hành nền kinh tế tốt hơn; để các tổ chức kinh tế và cá nhân liên quan có điều kiện đánh giá các khoản vốn đầu tư của mình hoặc tìm kiếm cơ hội kinh doanh tốt nhất. Vấn đề này đặt ra cho kế toán phải công bố những thông tin gì cho bên ngoài để vừa đảm bảo tính bí mật thông tin của từng doanh nghiệp, vừa đảm bảo nhu cầu thông tin của cộng đồng kinh doanh. Để đáp ứng những đòi hỏi đó, các hiệp hội nghề nghiệp về kế toán (có thể có sự can thiệp của chính phủ) đã xây dựng những qui tắc chung trong ghi chép, phản ánh và công bố các giao dịch kinh tế. Đây là một nhu cầu khách quan để người làm công việc kế toán có thể đạt được những thống nhất ở một chừng mực nhất định trong xử lý và cung cấp thông tin. Có thể thấy, những yêu cầu của thực tiễn đã đặt khoa học kế toán có những thay đổi về phương thức ghi chép, xử lý và công bố thông tin; thể hiện là vào những thập niên đầu thế kỷ 20, kế toán đã dần dần tách biệt thành hai hệ thống. Một là: Sự hình thành của hệ thống kế toán nhằm cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng bên ngoài thông qua các báo cáo tài chính theo những tiêu chuẩn thống nhất về cách trình bày (Các chuẩn mực trình bày báo cáo tài chính). Hệ thống kế toán này ngày nay thường gọi là kế toán tài chính. Hai là: sự ra đời của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin đa dạng hơn cho người quản lý trong các tổ chức. Hệ thống kế toán này đòi hỏi những cách thức ghi chép và xử lý thông tin riêng để đáp ứng yêu cầu quản trị do áp lực của cạnh tranh ngày càng tăng. Do tính bí mật về thông tin, hệ thống kế toán quản trị dần dần tách biệt với kế toán tài chính và ngày càng được phát triển nhờ những ứng dụng của công nghệ thông tin trong xử lý số liệu. Tóm lại: sự ra đời và phát triển của kế toán gắn liền với sự phát triển các họat động kinh tế và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán. Ở mỗi quốc gia, sự phát triển của kế toán phụ thuộc vào các điều kiện về kinh tế, chính trị, văn hóa và những tập quán riêng. Tuy nhiên, khoa học kế toán ngày nay không còn giới hạn trong biên giới của mỗi nước mà đã có những biểu hiện có tính toàn cầu hóa. Sự bùng nổ mậu dịch quốc tế, việc hình thành các công ty đa quốc gia và sự dịch chuyển các dòng vốn trên thế giới đã nảy sinh nhu cầu thông tin có tính so sánh, thuận lợi cho các nhà đầu tư trong việc ra quyết định. Những nguyên tắc và phương pháp kế toán chung hay các chuẩn mực kế toán đã ra đời trong bối cảnh đó và ngày càng được hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong hệ thống quản lý ở các tổ chức, các đơn vị kinh tế. 1.1.2. Định nghĩa về kế toán Ngày nay trong phần lớn các tài liệu về kế toán đã có khái quát, nêu ra định nghĩa về kế toán. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán ở Việt Nam (1991) định nghĩa “kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các tổ chức bằng hệ thống các phương pháp khoa học. Kế toán nghiên cứu tài sản trong quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, các đơn vị”. Định nghĩa trên cho thấy: tài sản, nguồn hình thành tài sản cũng như tình hình sử dụng các nguồn lực đó theo mục đích của mỗi tổ chức là đối tượng để kế toán phản ánh, ghi chép và công bố thông tin. Có thể giải thích một số thuật ngữ cơ bản trong định nghĩa trên về kế toán đối với trường hợp của một doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi thành lập cũng cần phải có một lượng tài sản nhất định. Lượng tài sản này có thể là tiền, vật tư, máy móc, nhà xưởng...nhưng tất cả đều phải có nguồn gốc hình thành của nó. Nguồn hình thành tài sản chính là khái niệm về nguồn vốn trong kế toán. Thông tin về nguồn vốn rất cần thiết cho người quản lý để đánh giá tình hình tài chính của đơn vị. Về nguyên tắc, nguồn vốn khởi sự doanh nghiệp có thể do người chủ doanh nghiệp bỏ ra hoặc đi vay từ ngân hàng, từ các tổ chức, cá nhân khác. Tính pháp lý đối với nguồn vốn do người chủ bỏ ra và do vay nợ là hoàn toàn khác nhau trong kinh doanh, nên việc kế toán phản ánh riêng lẽ hai loại nguồn vốn này là một tất yếu khách quan. Ngoài ra, quá trình hoạt động của doanh nghiệp chính là quá trình đơn vị sử dụng số tài sản đầu tư nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hóa giá trị doanh nghiệp. Biểu hiện của quá trình này chính là các nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh tùy thuộc vào qui mô, đặc điểm và định hướng hoạt động của từng doanh nghiệp. Đó là những nghiệp vụ về mua và bán hàng hóa, nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua, các nghiệp vụ về trả lương, nộp thuế cho nhà nước, các hoạt động về đầu tư mới nhà xưởng, nghiệp vụ về phân chia lợi nhuận và nhiều nghiệp vụ khác. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính này là đối tượng nghiên cứu của kế toán nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý. Định nghĩa về kế toán cũng được ghi nhận trong Luật Kế toán nước CHXHCN Việt Nam. Theo đó: “kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động” . Định nghĩa này cụ thể hóa hơn các công việc của kế toán: từ giai đoạn thu thập dữ liệu ban đầu đến việc xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính. Kế toán sử dụng nhiều thước đo để phản ánh các thông tin kinh tế tài chính, trong đó thước đo giá trị là thước đo chủ yếu và bắt buộc. Định nghĩa về kế toán cũng được nhìn nhận dưới nhiều góc độ khác ở các nước. Lịch sử cho thấy kế toán không có nguồn gốc từ Hoa kỳ, nhưng thế kỷ 20 ghi nhận những ảnh hưởng to lớn của Kế toán Mỹ đối với kế toán ở nhiều nước trên thế giới. Viện Kế toán công Hoa Kỳ (1953) định nghĩa: “kế toán là một nghệ thuật ghi nhận, phân loại và tổng hợp các sự kiện kinh tế dưới hình thái tiền tệ theo một phương thức có ý nghĩa và giải thích các kết quả đó”. Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (1966) thì định nghĩa kế toán là “quá trình xác định, đo lường và cung cấp những thông tin kinh tế hữu ích cho việc phán đoán và ra quyết định”. Có thể thấy cả hai định nghĩa trên đều có điểm chung: đó là không chỉ nhấn mạnh kế toán là một quá trình với các công việc ghi chép, đo lường và tổng hợp thông tin; mà còn hướng đến tính hữu ích của thông tin trong việc ra quyết định. Ngoài ra, các sự kiện kinh tế tài chính là đối tượng để kế toán thu thập và xử lý thông tin. Về bản chất, các sự kiện kinh tế tài chính cũng chính là quá trình huy động và sử dụng các tài sản của một tổ chức. Do vậy, tài sản, nguồn hình thành và sự vận động của nó như trong định nghĩa về kế toán ở nước ta chỉ là một cách nhìn khác chứ không làm khác đi nội dụng về đối tượng nghiên cứu của kế toán. Tuy có nhiều định nghĩa về kế toán nhưng chung qui lại, có thể rút ra một số điểm chung như sau: • Kế toán nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Đó cũng chính là các quan hệ kinh tế tài chính phát sinh ở các tổ chức có sử dụng tài nguyên để thực hiện mục tiêu hoạt động của mình. • Kế toán sử dụng ba loại thước đo để phản ánh là thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo lao động, trong đó thước đo giá trị là bắt buộc để có thể tổng hợp toàn bộ các hoạt động kinh tế ở tổ chức. • Kế toán được xem là một hệ thống thông tin ở mỗi tổ chức. Hệ thống đó được vận hành qua một quá trình thu thập, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin bằng các phương pháp riêng có của kế toán. • Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra các hoạt động gắn với tài sản, nguồn hình thành tài sản và các hoạt động khác của đơn vị. Tóm lại, Kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Kế toán được vận dụng không chỉ trong các doanh nghiệp mà còn trong các tổ chức phi lợi nhuận, các tổ chức của chính phủ và các tổ chức khác có sử dụng tài nguyên để thực hiện một mục tiêu nào đó. Thông tin kế toán được sử dụng bởi nhiều đối tượng: từ nhà quản lý doanh nghiệp đến nhà đầu tư, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước và những ai có quan tâm đến lợi ích của tổ chức đó. 1.2. QUI TRÌNH KẾ TOÁN TRONG MỘT ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Khái niệm đơn vị kế toán được qui định trong Luật kế toán ở Việt nam là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác; các tổ chức có sử dụng kinh phí nhà nước hay không sử dụng kinh phí nhà nước. Công việc của kế toán trong một đơn vị kế toán được tiến hành theo một qui trình: từ thu thập, xử lý đến cung cấp thông tin kinh tế tài chính hữu ích cho người sử dụng. Qui trình kế toán có thể minh họa khái quát qua Sơ đồ 1.1 Thu thập là giai đoạn đầu tiên của qui trình kế toán, liên quan đến việc “sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế tài chính gắn liền với một doanh nghiệp, một tổ chức cụ thể. Các nghiệp vụ kinh tế trong giai đoạn này được phân chia thành 2 nhóm: bên trong và bên ngoài. Các nghiệp vụ kinh tế bên ngoài liên quan đến các giao dịch giữa doanh nghiệp với các chủ thể độc lập ngoài doanh nghiệp như: người mua, người bán, ngân hàng, nhà nước và các cá nhân, tổ chức khác. Các nghiệp vụ kinh tế bên trong chính là quá trình kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp. Chẳng hạn: ở các doanh nghiệp sản xuất, đó là quá trình sử dụng các loại máy móc thiết bị trên cơ sở nguồn nhân lực sẵn có để chuyển đổi các loại vật liệu thành sản phẩm hàng hóa. Kế toán xem các nghiệp vụ kinh tế như là những dữ liệu đầu vào của quá trình kế toán. Sơ đồ 1.1: Qui trình kế toán trong một đơn vị kế toán Để thực hiện công việc này, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ kế toán. Đó là phương pháp “sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế tài chính hình thành ở đơn vị và là cơ sở cho quá trình xử lý thông tin ở bước tiếp theo. Chứng từ kế toán là cơ sở cho việc bảo vệ tài sản, giải quyết các mối quan hệ pháp lý liên quan đến nghiệp vụ kinh tế và là căn cứ để cho các bước tiếp theo của qui trình kế toán. Xử lý là giai đoạn tiếp theo của quá trình kế toán, bao gồm hai công việc là đo lường và ghi nhận; và có tính phản hồi. Về bản chất, đo lường diễn ra trước khi ảnh hưởng của những nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận. Để thông tin kế toán có ích, nó phải thể hiện bằng một đơn vị đo lường chung nhất nhằm tổng hợp ảnh hưởng của tất cả các nghiệp vụ kinh tế. Trong nền kinh tế, tất cả các giao dịch kinh tế đều phản ánh qua giá cả, thể hiện dưới hình thái tiền tệ. Tiền là phương tiện thanh toán và xác định giá trị, do vậy cho phép chúng ta so sánh giá trị của những tài sản khác nhau, tổng hợp hay loại trừ các ảnh hưởng của các giao dịch kinh tế để tạo ra những thông tin mới. Như vậy, đo lường thực chất là sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh các đối tượng của kế toán. Ngoài thước đo tiền tệ, kế toán còn sử dụng thước đo lao động (ngày công, giờ công…) và thước đo hiện vật (cái, kg, lít, m3…). Sử dụng thước đo hiện vật giúp cho việc kiểm soát chặt chẽ tình hình tài sản về mặt số lượng, như: số lượng máy móc thiết bị, số lượng vật tư dự trữ và tiêu hao, số lượng sản phẩm sản xuất ra... Tuy nhiên, thước đo hiện vật có mặt hạn chế là nó chỉ được sử dụng để xác định số lượng từng loại đối tượng khác nhau, không thể tổng hợp từ nhiều đối tượng để có chỉ tiêu tổng quát được. Sử dụng thước đo lao động giúp ta xác định được năng suất lao động, giúp cho việc tính tiền công cho người lao động, hoặc phân phối thu nhập cho các thành viên trong doanh nghiệp. Thước đo lao động cũng có nhược điểm là trong nhiều trường hợp không thể tổng hợp toàn bộ thời gian lao động của tất cả những người lao động trong đơn vị, tập thể... vì tính chất lao động của mỗi người khác nhau. Như vậy, thước đo lao động và hiện vật chỉ là yếu tố bổ sung trong quá trình đo lường đối tượng kế toán Một khi các nghiệp vụ kinh tế đã được sao chụp và đo lường, chúng được ghi nhận nhằm cung cấp những bằng chứng về hoạt động kinh tế của một tổ chức. Ghi nhận là quá trình sử dụng các sổ sách kế toán (tài khoản kế toán) kết hợp với nguyên tắc ghi kép nhằm phân loại có hệ thống tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những cách thức nhất định. Đo lường và ghi nhận là quá trình có sự tác động qua lại lẫn nhau. Đo lường là cơ sở để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, và đến lượt nó lại là cơ sở cho những đo lường các đối tượng kế toán phức tạp hơn. Nhiều tài sản của một tổ chức không hình thành ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà liên quan đến một quá trình lâu dài. Hay kết quả kinh doanh của một đơn vị trong một thời kỳ luôn là chỉ tiêu được nhà quản lý quan tâm. Ở góc độ này, ghi nhận chính là tiền đề để thực hiện các công việc đo lường của những đối tượng kế toán này. Đó cũng chính là đặc điểm của quá trình xử lý thông tin kế toán. Việc đo lường và ghi chép một cách đơn giản có thể cung cấp thông tin một cách hạn chế cho người sử dụng. Tuy nhiên, các thông tin kế toán cần phân loại và tổng hợp theo những phương thức có ích cho người sử dụng. Việc phân loại cho phép tổng hợp nhiều nghiệp vụ kinh tế có bản chất kinh tế tương tự nhau thành từng loại. Chẳng hạn, tất cả các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng có thể tổng hợp thành tổng doanh thu; hay các nghiệp vụ liên quan đến tiền có thể nhóm lại để trình bày dưới hình thái dòng tiền. Công việc tổng hợp trong quá trình ghi nhận chính là cơ sở để lập các báo cáo kế toán. Công việc cuối cùng của quá trình kế toán là thông tin các kết quả đã xử lý cho các đối tượng có liên quan. Quá trình kế toán chỉ có ý nghĩa khi thông tin kế toán được chuyển tải dưới những hình thức nào đó cho những người sử dụng tiềm tàng. Báo cáo kế toán chính là kết quả đầu ra của quá trình đó. Tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng thông tin mà mỗi loại báo cáo kế toán có nội dung và kết cấu riêng. Trong nhiều trường hợp, kế toán còn làm tiếp công việc phân tích và giải trinh số liệu để người sử dụng có thể ra quyết định. Tóm lại, qui trình kế toán là quá trình vận dụng nhiều phương pháp khác nhau một cách khoa học để phản ánh các đối tượng của kế toán. Quá trình đó được tổ chức khoa học trên cơ sở nguồn nhân lực có am hiểu về kế toán và các phương tiện xử lý thông tin để tạo ra những thông tin kế toán có ích cho người sử dụng. Vì thế, kế toán được xem như là một hệ thống thông tin trong các tổ chức. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm tạo lập và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán luôn quan tâm đến mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích để thông tin kế toán thật sự có ích trong điều kiện tài nguyên của bất kỳ tổ chức nào cũng có giới hạn. Nhận thức vấn đề này để tránh quan niệm kế toán chỉ đơn thuần là việc tính toán và ghi chép vào sổ sách mà rộng hơn là thiết kế hệ thống thông tin kế toán. 1.3. VAI TRÒ VÀ YÊU CẦU CỦA THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.3.1. Vai trò của thông tin kế toán Mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế mà lợi ích của tổ chức đó có liên hệ đến nhiều đối tượng: từ người chủ sở hữu, người quản lý tại đơn vị đến các đối tượng bên ngoài, như: Nhà nước, các tổ chức tài chính, nhà đầu tư, người bán, người mua, các tổ chức và cá nhân khác. Mỗi đối tượng trên có những nhu cầu thông tin riêng xuất phát từ những lợi ích riêng có của mỗi tổ chức. Do vậy, xem xét vai trò của thông tin kế toán cần quan tâm đến những nhóm đối tượng riêng biệt. Sơ đồ 1.2 phát họa vai trò của thông tin kế toán với các đối tượng sử dụng ở các nước theo nền kinh tế thị trường. Có thể thấy vai trò này thể hiện qua hai nhóm đối tượng là các nhà quản lý ở doanh nghiệp và các đối tượng khác bên ngoài doanh nghiệp. Đối với các nhà quản lý ở doanh nghiệp: do doanh nghiệp có tính tự chủ trong việc sử dụng các nguồn lực của mình nên người quản lý doanh nghiệp cần có thông tin để hoạch định, tổ chức và kiểm soát toàn bộ tài sản và hoạt động kinh doanh của mình. Những vấn đề như: tình hình các loại tài sản của đơn vị như thế nào? Thực trạng và khả năng vay nợ của đơn vị ra sao? Lợi nhuận đạt được đối với đơn vị trong kỳ vừa qua là bao nhiêu? Sản phẩm nào cần sản xuất? Giá bán là bao nhiêu? Ảnh hưởng của việc tăng giá hay giảm giá các yếu tố đầu vào đối với hoạt động của đơn vị ra sao? Nhu cầu thông tin kế toán của nhà quản lý các cấp ở doanh nghiệp rất phong phú, đa dạng, và thay đổi liên tục. Hệ thống kế toán trong điều kiện đó phải cung cấp thông tin toàn diện về mọi hoạt động của đơn vị để người quản lý có cơ sở ra quyết định đúng đắn. Vai trò của thông tin kế toán đối với nhóm đối tượng này thể hiện trên các mặt: Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa thông tin kế toán và người sử dụng • Giúp nhà quản lý ở doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ số tài sản hiện có, tình hình biến động và sử dụng các tài sản trong hoạt động kinh doanh theo đúng các mục tiêu đã định, tránh tình trạng thất thoát hay sử dụng lãng phí tài sản. • Giúp nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát tình hình sử dụng các khoản vay nợ, tình hình huy động và sử dụng vốn chủ sở hữu, qua đó đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với người cho vay, nhà nước, người lao động và các tổ chức khác. • Thông qua thông tin do kế toán cung cấp, nhà quản lý có thể xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động đầu tư và huy động vốn, xây dựng các chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp. • Là cơ sở để các nhà quản lý ra các quyết định liên quan đến tài sản và nguồn vốn của mình. Có thể thấy: thông tin kế toán phục vụ cho nhóm đối tượng này phục vụ đắc lực cho hoạt động quản trị doanh nghiệp: từ công tác hoạch định đến việc tổ chức, đánh giá, kiểm soát và ra quyết định. Hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho nhóm đối tượng này được gọi là kế toán quản trị. Đối với các đối tượng ngoài doanh nghiệp. Nhu cầu thông tin kế toán của các đối tượng này thường khác nhau do sự khác biệt về lợi ích kinh tế, nhưng chung qui lại có hai nhóm. Một là nhu cầu thông tin phục vụ cho công tác quản lý nền kinh tế. Hai là nhu cầu thông tin phục vụ cho lợi ích riêng lẽ của các tổ chức kinh tế hay cá nhân có liên quan đến doanh nghiệp. Cụ thể: • Đối với Nhà nước: Trong nền kinh tế thị trường, Nhà nước quản lý các tổ chức kinh tế trên cơ sở hệ thống luật pháp nên rất cần thông tin kế toán để kiểm tra, kiểm soát tình hình tuân thủ pháp luật của các tổ chức. Thông tin kế toán về tình hình hoạt động của các doanh nghiệp còn là cơ sở để các cơ quan quản lý nhà nước đánh giá tổng hợp thực trạng hoạt động của mỗi ngành, mỗi địa phương, mỗi khu vực kinh tế và toàn nền kinh tế; qua đó xây dựng các chính sách kinh tế vĩ mô phù hợp, đặc biệt là các chính sách về thuế. • Đối với các đối tượng khác: Lợi ích của những đối tượng này thường liên quan trực tiếp đến các nghiệp vụ kinh tế với doanh nghiệp nên thông tin kế toán có những vai trò riêng. Chẳng hạn: ngân hàng và các tổ chức tài chính khác thường sư dụng thông tin kế toán để đánh giá thực trạng tài chính, hiệu quả hoạt động cũng như khả năng thanh toán các khoản nợ vay của các tổ chức kinh tế. Qua đó, có thể đưa ra những quyết định tài trợ thích hợp đối với từng tổ chức kinh tế. Đối với người chủ sở hữu: người chủ sở hữu chỉ được xem là người ngoài doanh nghiệp khi có sự tách rời đáng kể giữa người quản lý và người sở hữu doanh nghiệp như trường hợp của các công ty cổ phần niêm yết giá hay các doanh nghiệp nhà nước. Ở khía cạnh này, thông tin kế toán không chỉ giúp người chủ sở hữu đánh giá tình hình sử dụng và khả năng sinh lời của vốn, mà trong một chừng mực còn kiểm soát các hoạt động của người quản lý nhằm bảo vệ tài sản, qua đó có những quyết định phù hợp nhằm tối đa hóa lợi ích của mình. Đối với các nhà đầu tư tiềm tàng, nhà cung cấp, khách hàng và các cá nhân, tổ chức khác, thông tin kế toán là cơ sở để các đối tượng trên có những quyết định nhằm bảo vệ quyền lợi kinh tế của mình hay phát triển các giao dịch kinh tế trong tương lai. Mặc dù vai trò của thông tin kế toán đối với mỗi đối tượng bên ngoài là khác nhau, nhưng thực chất thông tin kế toán thường liên quan đến các vấn đề về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì thế, báo cáo kế toán cung cấp cho các đối tượng này thường gọi là báo cáo tài chính theo những mục đích chung vì nó cung cấp những thông tin tổng quát cho việc sử dụng của nhiều đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Trong thực tế, những báo cáo này thường là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh. Hệ thống kế toán xử lý và cung cấp những thông tin này được gọi là kế toán tài chính. Cần chú ý là thông tin của kế toán tài chính cũng rất cần thiết cho các nhà quản lý ở doanh nghiệp. Những phân tích trên cho thấy thông tin kế toán có vai trò không chỉ trong quản lý nội bộ một tổ chức mà còn phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ cho các đối tượng bên ngoài trong việc ra quyết định có liên quan đến doanh nghiệp. Nó như một bộ phận gắn liền, không thể thiếu được trong hệ thống quản lý ở các đơn vị có sử dụng tài sản, tiền vốn nói chung và các đơn vị sản xuất kinh doanh nói riêng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, nhận thức đúng đắn vai trò này là rất cần thiết để việc thiết kế hệ thống kế toán ở mỗi tổ chức vừa đảm bào nhu cầu thông tin cho quản lý nội bộ, vừa đảm bảo nhu cầu thông tin cho các đối tượng bên ngoài. 1.3.2. Yêu cầu đối với thông tin kế toán trong hệ thống quản lý Để phát huy vai trò của mình, thông tin kế toán cung cấp phải đáp ứng những yêu cầu sau đây: • Thông tin kế toán cung cấp phải bảo đảm tính thống nhất về nội dung và phương pháp tính toán. Cụ thể là: + Đối với thông tin kế toán tài chính, cần tuần thủ theo các nguyên tắc kế toán chung đã được chấp nhận để bảo đảm tính so sánh của thông tin khi công bố ra bên ngoài. Khi đó, mọi tổ chức và cá nhân có thể đọc, hiểu và sử dụng thông tin kế toán trong việc ra quyết định. + Đối với thông tin kế toán quản trị, cần thống nhất với tài liệu kế hoạch hoặc các qui định bên trong nội bộ để thuận lợi cho việc quản lý các hoạt động ở đơn vị. • Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh trung thực và khách quan thực tế hoạt động của đơn vị. Không nên quan niệm việc ghi sổ kế toán là chỉ để đối phó với những yêu cầu của Nhà nước, mà phải xem kế toán như là kim chỉ nam của người quản lý trong mọi hoạt động. Có như vậy, đơn vị mới khắc phục được tồn tại, phát huy những thế mạnh để đạt được mục đích với hiệu quả cao. • Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra. Mọi sự chậm trễ của thông tin đều bất lợi cho đơn vị, thông tin chậm trễ sẽ không còn tác dụng hoặc giảm phần lớn tác dụng. Yêu cầu này đòi hỏi kế toán phải được tổ chức khoa học và ứng dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán. • Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Chỉ khi được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, người quản lý mới có thể đưa ra những quyết định thích hợp, có phương hướng chỉ đạo đúng đắn với hoạt động của đơn vị. • Thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu, bảo đảm cho các đối tượng sử dụng đều có thể nhận thức đúng đắn hoạt động và kết quả hoạt động của đơn vị, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động của đơn vị. 1.4. CÁC KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỪA NHẬN Qua các mục trên ta thấy kế toán có vai trò quan trọng, phục vụ quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện vai trò quan trọng này, kế toán ngoài việc phải bảo đảm những yêu cầu như đã nêu, còn chú ý đến những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận nhằm bảo đảm quá trình xử lý thông tin dựa trên những cơ sở thống nhất. Các nguyên tắc kế toán chung này được xem như là những tuyên bố chung về các quy định và sự hướng dẫn phục vụ cho việc xử lý thông tin kế toán và lập các báo cáo. Cần có điều này là vì hoạt động của đơn vị không phải đóng khung trong mỗi nước mà ngày càng có xu hướng hội nhập trong khu vực cũng như toàn thế giới. Trong đó, thông tin kế toán với tư cách vừa phục vụ quản lý trong doanh nghiệp, vừa phục vụ cho những đơn vị, cá nhân bên ngoài có liên quan, đòi hỏi phải đạt được sự dễ hiểu, đáng tin cậy và so sánh được. Để có các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận này, năm 1973 một uỷ ban xây dựng các chuẩn mực kế toán quốc tế (International Accounting Standard Committee - IASC) đã được thành lập. Thành viên của uỷ ban này là tất cả các tổ chức kế toán chuyên nghiệp. Thông qua việc xây dựng đưa ra các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán, uỷ ban này có sứ mệnh thu hẹp những khác biệt về kế toán giữa các nước, làm cho số liệu kế toán đáp ứng được yêu cầu dễ hiểu, so sánh được đối với những người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp, không những ở trong nước mà cả ở nước ngoài. Các nguyên tắc kế toán thường xuyên được nghiên cứu đưa ra và không ngừng được hoàn thiện cùng với quá trình biến đổi, hoàn thiện phương thức quản lý kinh doanh. Do vậy, không thể nêu ra một danh mục đầy đủ những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận. Ở đây, chúng ta sẽ xem xét ngắn gọn những khái niệm và nguyên tắc chính đang chi phối quá trình kế toán. 1.4.1. Khái niệm thực thể kinh doanh (Business entity concept) Khái niệm này thực chất là nêu ra khái niệm về đơn vị kinh doanh, vạch ra đường ranh giới của đơn vị trong việc thực hiện ghi chép kế toán. Trong đó, các đơn vị kinh doanh phải được nhìn nhận và đối xử một cách độc lập trong tổ chức ghi chép kế toán. Điều này đòi hỏi số liệu ghi chép vào sổ sách và báo cáo kế toán của đơn vị không được bao gồm bất kỳ quá trình kinh doanh hoặc tài sản nào của đơn vị và cá nhân khác, kể cả các tài sản của chủ sở hữu đơn vị. Ví dụ, việc ông chủ và các nhân viên cho vay tiền lẫn nhau, hoặc các cổ đông của một công ty cổ phần mua bán cổ phiếu của Công ty..., những việc này là không thuộc trong ghi chép kế toán của đơn vị. Nếu ghi chép vào, sẽ làm sai lệch số liệu báo cáo về tình hình tài chính của đơn vị. 1.4.2. Giả thiết cơ sở dồn tích (Accrual basis assumption) Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi vào sổ kế toán tại thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu tiền hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Do vậy, báo cáo tài chính được lập trên cơ sở dồn tích không chỉ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu tiền và chi tiền trong quá khứ, mà còn thông tin về nghĩa vụ hay quyền lợi của đơn vị về thanh toán hay nhận được tiền (tương đương tiền) trong tương lai. 1.4.3. Giả thiết hoạt động liên tục (Going concern assumption) Gỉa thiết này đặt doanh nghiệp sẽ hoạt động liên tục vô thời hạn hoặc ít nhất không bị giải thể trong tương lai gần. Với giả thiết hoạt động liên tục, tài sản sử dụng để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phải được duy trì, chứ không bán đi trừ khi doanh nghiệp phải giải thể. Do vậy việc ghi chép, phản ánh tài sản của doanh nghiệp là theo giá phí (giá vốn), chứ không quan tâm đến giá thị trường, mặc dù trong hoạt động kinh doanh thì giá thị trường của những tài sản này có thể thay đổi theo thời gian. Nguyên tắc hoạt động liên tục được vận dụng phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên khi một doanh nghiệp đang chuẩn bị giải thể hoặc ngừng hoạt động thì nguyên tắc này sẽ không được vận dụng trong việc lập báo cáo, mà lúc này giá thị trường dự kiến sẽ trở nên có ích. 1.4.4. Nguyên tắc thước đo tiền tệ (Monetary principle) Nguyên tắc này thừa nhận đơn vị tiền tệ như một đơn vị đồng nhất trong việc tính toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với nguyên tắc này, tất cả các đối tượng kế toán phải được tính toán, xác định giá trị bằng tiền để ghi sổ, tức kế toán chỉ phản ánh những gì có thể biểu hiện bằng tiền. Đồng thời nguyên tắc này cũng giả thiết những thay đổi của sức mua đơn vị tiền tệ là không đủ lớn để ảnh hưởng đến việc đo lường của kế toán. Trừ trường hợp có lạm phát lớn, đồng tiền mất giá, thì kế toán phải có giải pháp đặc biệt để phản ánh. 1.4.5. Giả thuyết kỳ kế toán Là việc phân chia hoạt động của doanh nghiệp thành nhiều phân đoạn thời gian bằng nhau, gọi là kỳ kế toán, để lập các báo cáo kế toán phục vụ cho việc phân tích đánh giá quá trình hoạt động và những thay đổi về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nguyên tắc này không mâu thuẫn mà thống nhất với nguyên tắc hoạt động liên tục. Một doanh nghiệp vừa cần được giả thiết hoạt động liên tục vô thời hạn, nhưng đồng thời cũng cần phải phân đoạn thời gian thành các kỳ để lập các báo cáo và phân tích đánh giá tình hình trong kỳ. Kỳ kế toán ở Việt Nam chính thức là 1 năm, bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. 1.4.6. Nguyên tắc giá phí (Cost principle) Theo nguyên tắc này, việc xác định giá trị tài sản, công nợ phải dựa trên giá trị thực tế tại thời điểm phát sinh, không quan tâm đến giá thị trường. Với nguyên tắc này, tài sản hình thành được tính giá căn cứ trên số tiền hoặc tương đương tiền thực tế bỏ ra. Trường hợp tài sản được hình thành từ một vật đền bù khác với tiền, thì chi phí được đánh giá theo giá trị tiền tương đương với vật đền bù đó. Với nguyên tắc này, bảo đảm tài sản của đơn vị phản ánh đúng với thực tế chi phí đã bỏ ra. Tuy nhiên có hạn chế là các báo cáo tài chính không phản ánh giá trị thị trường của tài sản mà chỉ phản ánh theo giá phí. 1.4.7. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu (Revenue recognition principle) Nguyên tắc này đòi hỏi sự ghi nhận doanh thu phải bảo đảm thống nhất, làm cơ sở cho việc xác định lợi nhuận được đúng đắn. Với phương thức bán thông thường, nguyên tắc này quy định doanh thu được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hoá bán ra được chuyển giao, hoặc khi các lao vụ, dịch vụ hoàn thành chuyển giao. Ngoài phương thức bán thông thường được quy định như trên, trong thực tế còn có một số trường hợp đặc biệt, cần có phương pháp ghi nhận doanh thu thích hợp. Những trường hợp đặc biệt này sẽ được phân tích kỹ hơn trong các môn học chuyên sâu. 1.4.8. Nguyên tắc phù hợp: (Matching principle) Ở nguyên tắc ghi nhận doanh thu đã đề cập đến việc ghi nhận doanh thu. Nguyên tắc phù hợp này sẽ quy định việc xác định chi phí để tính lãi, lỗ trong kỳ. Chi phí để tính lãi, lỗ là tất cả các chi phí phải gánh chịu để tạo nên doanh thu đã ghi nhận trong kỳ, tức chi phí để tính lãi, lỗ phải có sự phù hợp với doanh thu đã ghi nhận. 1.4.9. Nguyên tắc nhất quán: (Consistency principle) Theo nguyên tắc này, tất cả các khái niệm, các nguyên tắc, các chuẩn mực và các tính toán trong quy trình kế toán phải được thực hiện trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Nguyên tắc này bảo đảm các số liệu kế toán không bị bóp méo bởi các kế toán viên khi lập các báo cáo kế toán cho bên ngoài và đảm bảo tính so sánh của thông tin. Với nguyên tắc này, một phương pháp kế toán khi đã được chấp nhận thì không nên thay đổi theo từng thời kỳ. Tuy vậy, nó không có nghĩa là kế toán viên không bao giờ được thay đổi phương pháp kế toán của mình, mà thực tế khi họ thấy có một phương pháp khác bảo đảm thông tin đầy đủ, trung thực và hợp lý hơn thì họ có thể thay đổi. Những thay đổi này phải được ghi chú trong các báo cáo tài chính. 1.4.10. Nguyên tắc thận trọng:(Conservative principle) Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập - Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí - Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. 1.4.11. Nguyên tắc trọng yếu Nguyên tắc này đặt ra: chỉ chú trọng đến những vấn đề mang tính quyết định đến bản chất và nội dung của các báo cáo tài chính, không quan tâm đến các yếu tố có ít ảnh hưởng (ảnh hưởng không đáng kể) đến báo cáo tài chính. Ở đây, có đặt ra vấn đề là: thế nào là yếu tố trọng yếu, thế nào là yếu tố không trọng yếu. Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Kế toán sử dụng cả ba loại thước đo (giá trị, hiện vật và lao động) để phản ánh các đối tượng kế toán, trong đó thước đo giá trị là thước đo bắt buộc để tổng hợp toàn bộ các đối tượng của kế toán. Trong thực tiễn, kế toán vận dụng tổng hợp nhiều phương pháp trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Đó là: chứng từ kế toán, đo lường đối tượng kế toán, tài khoản và ghi kép; và tổng hợp cân đối kế toán. Thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong công tác quản lý. Đối với người quản lý ở đơn vị, kế toán là công cụ để kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn theo đúng mục đích. Thông tin kế toán còn là cơ sở để người quản lý hoạch định, kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị mình, qua đó ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho những đối tượng này gọi là kế toán quản trị. Thông tin kế toán còn giữ vai trò trong quản lý nền kinh tế. Nó là cơ sở để các cơ quan quản lý nhà nước đánh giá tình hình thực hiện các chủ trương, chính sách kinh tế của Nhà nước, tổng hợp tình hình hoạt động của các tổ chức kinh tế để có thể xây dựng các chính sách phát triển kinh tế có tính bền vững. Ngoài ra, thông tin kế toán còn là cơ sở để ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp và nhiều đối tượng có liên quan ra những quyết định về hợp tác kinh tế. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho những đối tượng ngoài doanh nghiệp gọi là kế toán tài chính. Để đảm bảo yêu cầu thông tin cho quản lý, thông tin kế toán phải đảm bảo phản ánh trung thực, khách quan, kịp thời và đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở các đơn vị. Ngoài ra, các đối tượng kế toán phải đảm bảo đo lường một cách thống nhất và trình bày dễ hiểu để mọi đối tượng có thể sử dụng trong việc ra quyết định. Việc đo lường và cung cấp thông tin phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận. Các nguyên tắc này là cơ sở để đảm bảo thông tin kế toán có tính thống nhất, tin cậy và tính so sánh được cho người sử dụng. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Hãy nêu định nghĩa về kế toán. 2. Hãy mô tả quy trình kế toán ở một tổ chức. 3. Các loại thước đo sử dụng trong đo lường đối tượng của kế toán. Tại sao thước đo tiền tệ là thước đo bắt buộc của kế toán. 4. Phân tích vai trò của thông tin kế toán đối với công tác quản lý ở doanh nghiệp. 5. Phân tích vai trò của thông tin kế toán đối với những đối tượng ngoài đơn vị. 6. Tại sao thông tin kế toán cần đảm bảo những yêu cầu: trung thực, khách quan, kịp thời và so sánh? CHƯƠNG 2 ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN Đối tượng nghiên cứu của kế toán đã được giới thiệu một cách khái quát ở Chương 1. Chương này sẽ đi sâu vào từng nội dung cụ thể của đối tượng kế toán nhằm giúp cho người học hiểu rõ hơn những đặc trưng của mỗi loại đối tượng kế toán. Qua đó, người học sẽ phân biệt được các yếu tố của đối tượng kế toán: tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và lợi nhuận. 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN Bất cứ một đơn vị nào có sử dụng các nguồn lực kinh tế trong hoạt động của mình cũng đều quan tâm đến các nguồn lực đó được hình thành và sử dụng như thế nào. Để đáp ứng yêu cầu này, kế toán có chức năng cung cấp thông tin về sự hình thành và sử dụng các nguồn lực kinh tế của đơn vị. Như vậy, đối tượng kế toán có thể được khái quát như sau: - Tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành tài sản của đơn vị. Tài sản thể hiện các nguồn lực kinh tế được sử dụng tại đơn vị và tình hình phân bổ các nguồn lực đó. Nguồn hình thành tài sản thể hiện nguồn gốc tài sản của đơn vị, tức là thể hiện tài sản của đơn vị được tài trợ như thế nào. Vì vậy kế toán nghiên cứu tài sản không thể tách rời với nguồn hình thành tài sản. - Sự vận động của tài sản trong đơn vị. Tài sản của đơn vị vận động thông qua các hoạt động sử dụng tài sản của đơn vị để đạt được mục tiêu đã định. Thông tin về sự vận động của tài sản thể hiện tình hình sử dụng các nguồn lực kinh tế trong hoạt động của đơn vị. Để nghiên cứu sự vận động của tài sản trong đơn vị, kế toán phải phản ánh kịp thời sự thay đổi về mặt hình thái vật chất và giá trị của tài sản trong quá trình sử dụng tài sản cho hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó, kế toán cần phải thu thập, đo lường, phản ánh và cung cấp thông tin về chi phí và doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, giúp người sử dụng thông tin kế toán đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn lực kinh tế tại đơn vị. - Các quan hệ kinh tế ngoài tài sản của đơn vị, đó là các quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị nhưng không liên quan đến tài sản và nguồn vốn của đơn vị. Thuộc về các quan hệ này gồm có: các quan hệ kinh tế phát sinh do hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng, các quan hệ về nghĩa vụ của đơn vị trong việc sử dụng của cải xã hội,... 2.2. TÀI SẢN VÀ NGUỒN HÌNH THÀNH TÀI SẢN CỦA ĐƠN VỊ 2.2.1. Tài sản của đơn vị 2.2.1.1. Định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản của đơn vị Định nghĩa: Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01-Chuẩn mực chung (đoạn 18), tài sản là nguồn lực do đơn vị kiểm soát và có thể mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai. Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản là tiềm năng làm tăng nguồn tiền và các khoản tương đương tiền của đơn vị hoặc làm giảm bớt các khoản tiền mà đơn vị phải chi ra. Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản được thể hiện thông qua việc sử dụng tài sản đó một cách riêng lẻ hoặc kết hợp với các tài sản khác trong sản xuất sản phẩm để bán hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, để bán hoặc trao đổi lấy tài sản khác, để thanh toán các khoản nợ, hoặc để phân phối cho các chủ sở hữu. Ví dụ: Lợi ích kinh tế trong tương lai của vật liệu được thể hiện thông qua việc sử dụng vật liệu sản xuất sản phẩm để bán và thu tiền. Lợi ích kinh tế trong tương lai của hàng hoá được thể hiện thông qua việc bán hàng hoá và thu tiền. Lợi ích kinh tế trong tương lai của tiền được thể hiện thông qua việc sử dụng tiền để trao đổi lấy tài sản khác hoặc để thanh toán các khoản nợ. Quyền kiểm soát đối với một nguồn lực kinh tế là khả năng của đơn vị trong việc sử dụng lợi ích kinh tế do nguồn lực đó mang lại nhằm đạt mục tiêu của đơn vị, hoặc quyền từ chối hay điều khiển việc sử dụng lợi ích kinh tế từ nguồn lực đó đối với đơn vị khác. Như vậy, quyền kiểm soát không nhất thiết phải là quyền sở hữu. Đơn vị có quyền kiểm soát nguồn lực kinh tế trong các trường hợp sau: - Thông thường những nguồn lực kinh tế thuộc quyền sở hữu của đơn vị thì cũng thuộc quyền kiểm soát của đơn vị. Chẳng hạn như vật tư, hàng hoá đơn vị mua để dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh là những nguồn lực kinh tế thuộc quyền sở hữu của đơn vị; và đơn vị có quyền quyết định sử dụng các nguồn lực đó như thế nào để mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị. - Tuy nhiên, có những những nguồn lực kinh tế không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, nhưng thuộc quyền kiểm soát của đơn vị và có thể mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai thì vẫn được xem là tài sản của đơn vị. Chẳng hạn như trường hợp đơn vị thuê tài sản để sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Nếu hợp đồng thuê tài sản thể hiện việc chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản thì tài sản thuê thuộc quyền kiểm soát của đơn vị và được xem là tài sản của đơn vị mặc dù không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Những nguồn lực có thể mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai nhưng không thuộc quyền kiểm soát của đơn vị thì không phải là tài sản của đơn vị. Chẳng hạn như đội ngũ nhân viên lành nghề của đơn vị có thể mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai, nhưng đơn vị không có đủ khả năng kiểm soát các lợi ích kinh tế đó vì người lao động có thể đơn phương phá vỡ hợp đồng lao động bất cư lúc vào. Do đó, đội ngũ nhân viên lành nghề không phải là tài sản của đơn vị. Tài sản của đơn vị được hình thành từ các giao dịch hoặc sự kiện đã xảy ra trong quá khứ như: nhận vốn góp, mua sắm, tự sản xuất,... Các giao dịch hoặc sự kiện sẽ phát sinh trong tương lai không làm tăng tài sản của đơn vị tại thời điểm hiện tại, bởi vì đơn vị chỉ có quyền kiểm soát đối với lợi ích kinh tế tương lai của tài sản thông qua các giao dịch hoặc các sự kiên đã qua. Điều này có nghĩa là để thoả mãn định nghĩa tài sản của đơn vị thì lợi ích kinh tế tương lai do tài sản mang lại có thể chưa được xác định một cách chắc chắn, nhưng quyền kiểm soát đối với tài sản đó phải chắc chắn. Chẳng hạn như tại thời điểm đơn vị ký kết hợp đồng mua hàng hoá thì đơn vị chưa có quyền kiểm soát đối với số hàng hoá đơn vị sẽ mua theo hợp đồng, đơn vị chỉ có quyền kiểm soát đối với hàng hoá kể từ thời điểm giao dịch mua bán được thực hiện (quyền sở hữu hàng hoá được chuyển giao). Tiêu chuẩn ghi nhận tài sản của đơn vị: Một đối tượng sau khi đã thoả mãn định nghĩa tài sản chỉ được ghi nhận là tài sản của đơn vị khi thoả mãn cả hai điều kiện được qui định ở Chuẩn mực chung (đoạn 40) như sau: - Đơn vị có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai; và - Giá trị của tài sản đó được xác định một cách đáng tin cậy. Định nghĩa về tài sản của đơn vị chỉ đề cập đến khả năng mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai của tài sản. Tuy nhiên, để ghi nhận là tài sản của đơn vị thì khả năng mang lại lợi ích kinh tế tương lai của tài sản phải chắc chắn. Điều này thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Dựa trên cơ sở này, Chuẩn mực kế toán Việt Nam không cho phép ghi nhận chi phí nghiên cứu là tài sản của đơn vị, bởi vì ở giai đoạn nghiên cứu đơn vị chưa thể khẳng định là công trình nghiên cứu sẽ thành công và có khả năng "chắc chắn" mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai. Tuy nhiên, không phải bất cứ một nguồn lực nào chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai đều được ghi nhận là tài sản của đơn vị. Theo nguyên tắc thước đo tiền tệ, tất cả các đối tượng kế toán phải được phản ánh bằng thước đo tiền tệ. Do đó, khả năng đo lường giá trị của tài sản là một trong những điều kiện quan trọng để ghi nhận là tài sản của đơn vị. Để đảm bảo tính tin cậy của thông tin kế toán, một tài sản chỉ được ghi nhận là tài sản của đơn vị khi giá trị của tài sản đó được xác định một cách đáng tin cậy. Điều này giải thích tại sao lợi thế thương mại được tạo ra từ nội bộ đơn vị không được ghi nhận là tài sản của đơn vị khi chưa xác định được giá trị một cách đáng tin cậy. Đo lường giá trị tài sản theo giá gốc (giá phí lịch sử) là cơ sở để xác định giá trị tài sản một cách đáng tin cậy vì nó cho phép tìm được bằng chứng khách quan làm cơ sở cho việc xác định giá trị của tài sản và có thể kiểm chứng lại được. Như vậy, một đối tượng được ghi nhận là tài sản của đơn vị khi thoả mãn đồng thời cả định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản. Ví dụ: Vật tư, máy móc thiết bị đơn vị mua để dùng cho hoạt động kinh doanh được ghi nhận là tài sản của đơn vị. Trước hết những tài sản này là tài sản của đơn vị vì thuộc quyền kiểm soát của đơn vị (do thuộc quyền sở hữu của đơn vị) và có khả năng mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai thông qua việc sử dụng những tài sản này trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Những tài sản này được ghi nhận là tài sản của đơn vị vì đơn vị chắc chắn thu được lợi ích kinh tế tương lai từ việc sử dụng tài sản; và giá trị của những tài sản này được xác định một cách đáng tin cậy dựa trên số tiền đơn vị đã bỏ ra để mua tài sản và đưa vào sử dụng. 2.2.1.2. Phân loại tài sản trong đơn vị Tài sản được sử dụng trong một đơn vị bao gồm nhiều loại với đặc điểm và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động. Tài sản trong đơn vị cần được phân loại theo đặc điểm luân chuyển về mặt giá trị để quản lý phù hợp với đặc điểm của từng loại tài sản. Theo cách phân loại này, tài sản của đơn vị được chia thành tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. - Tài sản ngắn hạn: là tài sản có thời gian luân chuyển hoặc được thu hồi trong một chu kỳ kinh doanh bình thường hoặc trong vòng 12 tháng. Chu kỳ kinh doanh là khoảng thời gian từ lúc chi tiền mua vật tư, hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh cho đến khi bán thành phẩm, hàng hoá hay cung cấp dịch vụ thu được tiền. Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng và đơn vị hành chính sự nghiệp, tài sản ngắn hạn là tài sản được thu hồi trong vòng 12 tháng. Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng, tài sản ngắn hạn là tài sản được thu hồi trong vòng một chu kỳ kinh doanh bình thường. Chu kỳ kinh doanh của các đơn vị thường ngắn hơn 12 tháng và khó có thể đo lường được nên các đơn vị thường chọn 12 tháng là thời gian để phân biệt tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. Tài sản ngắn hạn bao gồm tiền, khoản phải thu có thời hạn thanh toán trong vòng 12 tháng, nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm, hàng hoá,... Xét theo khả năng chuyển hoá thành tiền giảm dần, tài sản ngắn hạn bao gồm những loại sau: + Tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền là loại tài sản không thể thiếu trong quá trình hoạt động của mọi đơn vị nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ đến hạn và nhu cầu chi tiêu hàng ngày. Tiền của đơn vị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gởi ngân hàng và tiền đang chuyển. Hình thức biểu hiện của tiền có thể là đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí. Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư vào các loại chứng khoán ngắn hạn như: kỳ phiếu ngân hàng, tín phiếu kho bạc,... có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền. + Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: là các khoản đầu tư vào các tổ chức khác có thời hạn thu hồi vốn trong vòng một năm, không bao gồm các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua khoản đầu tư đó. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn bao gồm: đầu tư chứng khoán ngắn hạn, cho vay ngắn hạn và đầu tư ngắn hạn khác. + Các khoản phải thu: là quyền của đơn vị để nhận tiền, hàng hoá hoặc dịch vụ từ các tổ chức, cá nhân khác. Trong doanh nghiệp, khoản phải thu hình thành chủ yếu là do doanh nghiệp đã cung cấp thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán tiền - gọi là khoản phải thu khách hàng. Ngoài ra khoản phải thu còn hình thành do đơn vị ứng trước tiền mua hàng cho người cung cấp, tạm ứng tiền cho người lao động,... + Hàng tồn kho: là những tài sản dự trữ cho quá trình hoạt động của đơn vị. Hàng tồn kho bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. . Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là những tài sản dự trữ để chuẩn bị cho quá trình sản xuất của đơn vị. . Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đang được chế biến trên dây chuyền sản xuất hoặc ở các bộ phận sản xuất của đơn vị. . Thành phẩm, hàng hoá là những tài sản dự trữ cho quá trình tiêu thụ (bán hàng) của đơn vị. Thành phẩm là sản phẩm do đơn vị sản xuất để bán. Hàng hoá là sản phẩm do đơn vị mua để bán lại. Hàng tồn kho có thể nằm ở trong kho hoặc không nằm trong kho của đơn vị nhưng thuộc quyền sở hữu của đơn vị như hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán. . Hàng mua đang đi đường bao gồm vật tư, hàng hoá đơn vị đã mua, vẫn còn đang trên đường vận chuyển, chưa về nhập kho của đơn vị nhưng đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị nên được ghi nhận là tài sản của đơn vị. . Hàng gửi bán bao gồm thành phẩm, hàng hoá đang trên đường vận chuyển đến nơi giao hàng cho khách hàng và vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị nên được xem là tài sản của đơn vị. + Chi phí trả trước ngắn hạn: Chi phí trả trước là những khoản chi tiêu thực tế đã phát sinh nhưng liên quan đến lợi ích kinh tế của nhiều kỳ kế toán và đang chờ phân bổ vào chi phí sản xuất, kinh doanh của các kỳ tiếp theo. Chi phí trả trước ngắn hạn là chi phí trả trước có thời gian phân bổ trong vòng 12 tháng. Việc ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán là chi phi trả trước nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp. Ví dụ: Tại thời điểm đầu năm N Doanh nghiệp X chi 120.000.000 đồng thanh toán tiền thuê mặt bằng cho cả năm. Như vậy, trong tháng 01/N, Doanh nghiệp X thực tế đã chi tiêu 120.000.000 đồng, nhưng khoản chi tiêu này liên quan đến hoạt động kinh doanh của 12 tháng (kỳ kế toán của đơn vị là tháng) nên khoản chi tiêu này không thể ghi nhận hết một lần vào chi phí của tháng 01/N mà phải được phân bổ vào chi phí của 12 tháng. Tức là tại thời điểm chi 120.000.000 đồng thanh toán tiền thuê mặt bằng, kế toán ghi nhận một khoản chi phí trả trước ngắn hạn là 120.000.000 đồng, sau đó phân bổ vào chi phí của mỗi tháng là 10.000.000 đồng. - Tài sản dài hạn: là tài sản có thời gian luân chuyển hoặc thu hồi vốn dài hơn một chu kỳ kinh doanh bình thường hoặc trên một năm, như: khoản phải thu có thời hạn thanh toán trên một năm, nhà xưởng, máy móc, thiết bị,... Tài sản dài hạn cần được quản lý phù hợp với tính chất đầu tư và hình thái biểu hiện. Theo tính chất đầu tư, tài sản dài hạn bao gồm: tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính dài hạn và tài sản dài hạn khác. + Tài sản cố định: là những tài sản dài hạn do đơn vị nắm giữ để sử dụng cho hoạt động thông thường của đơn vị. Căn cứ vào hình thái biểu hiện, tài sản cố định được chia thành tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình. . Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,... Nếu căn cứ vào định nghĩa về tài sản cố đinh hữu hình như ở trên thì phần lớn tư liệu lao động trong đơn vị là tài sản cố định hữu hình. Trong khi đó yêu cầu về quản lý tài sản cố định phức tạp hơn nhiều so với quản lý tài sản ngắn hạn. Nên để thuận tiên cho công tác quản lý tài sản, chuẩn mực kế toán về tài sản cố định hữu hình ở Việt Nam qui định tài sản cố định hữu hình phải có đủ tiêu chuẩn giá trị theo qui định hiện hành. Tiêu chuẩn giá trị của tài sản cố định hữu hình được thay đổi phù hợp với điều kiện kinh tế của từng thời kỳ. Chế độ tài chính Việt Nam hiện nay qui định tài sản cố định hữu hình phải có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên. Như vậy, những tư liệu lao động có thời gian sử dụng trên một năm và có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên thì được xếp vào tài sản cố định hữu hình. Những tư liệu lao động không thoả mãn một trong hai tiêu chuẩn trên thì được xếp vào tài sản ngắn hạn và được gọi là công cụ dụng cụ. Việc qui định tiêu chuẩn giá trị cho tài sản cố định hữu hình thể hiện nguyên tắc trọng yếu. . Tài sản cố định vô hình là những tài sản cố định không có hình thái vật chất, thể hiện quyền của đơn vị về mặt pháp lý, như: bản quyền, bằng phát minh sáng chế, quyền sử dụng đất, phần mềm máy tính,... Chế độ tài chính Việt Nam qui định tài sản cố định vô hình cũng phải thoả mãn tiêu chuẩn về mặt giá trị như tài sản cố định hữu hình. + Bất động sản đầu tư: là bất động sản, gồm: quyền sử dụng đất, nhà, cơ sở hạ tầng do người chủ sở hữu hoặc người đi thuê theo hợp đồng thuê tài chính nắm giữ nhằm mục đích thu lợi từ việc cho thuê hoặc chờ tăng giá. + Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: là các khoản đầu tư vào các tổ chức khác có thời hạn thu hồi vốn trên một năm, nhằm mục đích kiếm lợi hoặc nắm quyền kiểm soát đối với các đơn vị khác, bao gồm: đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh và đầu tư dài hạn khác. + Tài sản dài hạn khác: là những tài sản có thời gian luân chuyển trên một năm nhưng không được xếp vào các loại tài sản dài hạn trên, như: các khoản phải thu dài hạn, chi phí trả trước dài hạn,... 2.2.2. Nguồn hình thành tài sản của đơn vị Kế toán không chỉ nghiên cứu những biểu hiện cụ thể của tài sản trong đơn vị mà còn nghiên cứu nguồn hình thành tài sản của đơn vị (còn gọi là nguồn vốn) nhằm cung cấp thông tin về thực trạng tài chính của đơn vị cũng như xác định trách nhiệm của đơn vị đối với tài sản hiện có. Tài sản của đơn vị được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, có thể qui nguồn hình thành tài sản của đơn vị về hai loại: nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. 2.2.2.1. Nợ phải trả Định nghĩa: Theo Chuẩn mực chung (đoạn 18), nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà đơn vị phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Ví dụ: Việc đơn vị mua hàng hoá nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán hình thành một khoản "Nợ phải trả người bán" mà đơn vị phải cam kết thanh toán đúng thời hạn do hai bên đã thoả thuận. Hàng hoá hình thành từ giao dịch này được ghi nhận là tài sản của đơn vị và có nguồn hình thành là "Nợ phải trả người bán". Nợ phải trả phải là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị. Điều này liên quan đến 3 khía cạnh. Thứ nhất, nợ phải trả phải xác định nghĩa vụ của đơn vị với một tổ chức hoặc cá nhân khác. Thứ hai, nghĩa vụ đó là không tránh khỏi. Thông thường nghĩa vụ thanh toán một khoản nợ phát sinh khi đơn vị nhận về một tài sản, thực hiện một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý. Tuy nhiên, đôi khi nghĩa vụ này cũng phát sinh không mang tính pháp lý. Chẳng hạn: một doanh nghiệp có thể vẫn nhận trách nhiệm sửa chữa sản phẩm hỏng cho khách hàng khi thời hạn bảo hành sản phẩm đã chấm dứt; tiền thưởng định kỳ phải trả cho người lao động mặc dù điều này không có qui định trong hợp đồng lao động. Thứ ba, nghĩa vụ đó phải đang tồn tại. Điều này có nghĩa là nghĩa vụ sẽ hoặc có thể xảy ra trong tương lai thì không hình thành một khoản nợ phải trả. Trong thực tiễn công tác kế toán, chi phí phải trả (còn gọi là chi phí trích trước) được xem là nợ phải trả. Chi phí phải trả là chi phí dự kiến sẽ phát sinh trong tương lai với qui mô lớn và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán, đã được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trước khi chi phí đó thực tế phát sinh. Ví dụ như: trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, trích trước chi phí bảo hành sản phẩm,... Tuy nhiên, căn cứ vào định nghĩa nợ phải trả, các khoản chi phí phải trả không phải là nợ phải trả vì không hình thành một nghĩa vụ hiện tại của đơn vị với tổ chức hay cá nhân khác. Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch hoặc sự kiện đã qua như: mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết phải trả công nhân viên,... Việc thanh toán nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách, như: trả bằng tiền, trả bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. Tiêu chuẩn ghi nhận nợ phải trả: nợ phải trả được ghi nhận khi thoả mãn cả 2 điều kiện được qui định ở Chuẩn mực chung (đoạn 42) như sau: - Có đủ điều kiện chắc chắn là đơn vị sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán; và - Khoản nợ phải trả đó phải xác định được một cách đáng tin cậy. Một khoản nợ phải trả chỉ được ghi nhận khi thoả mãn cả định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận. Các đơn vị thường theo dõi các khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán để đảm bảo thanh toán nợ đúng hạn. Ngoài ra thông tin về các khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán rất cần thiết trong phân tích tình hình tài chính. Theo thời hạn thanh toán, nợ phải trả được chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. - Nợ ngắn hạn: là những khoản nợ mà đơn vị có trách nhiệm thanh toán trong vòng một năm. Nợ ngắn hạn gồm: vay ngắn hạn, nợ phải trả người bán với thời hạn thanh toán trong vòng một năm, tiền lương phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp nhà nước,... - Nợ dài hạn: là những khoản nợ có thời hạn thanh toán trên một năm. Nợ dài hạn gồm: vay dài hạn, nợ phải trả người bán với thời hạn thanh toán trên một năm,... Các khoản nợ dài hạn đến hạn thanh toán trong vòng 12 tháng tới kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm được chuyển thành nợ ngắn hạn. 2.2.2.2. Nguồn vốn chủ sở hữu Định nghĩa: Theo Chuẩn mực chung (đoạn 18), nguồn vốn chủ sở hữu là giá trị vốn của đơn vị, được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị Tài sản của doanh nghiệp trừ Nợ phải trả. Như vậy trách nhiệm pháp lý của đơn vị đối với nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu khác nhau. Nợ phải trả là cam kết thanh toán của đơn vị với các tổ chức, cá nhân khác, trong khi nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn vốn mà đơn vị không phải cam kết thanh toán với các chủ sở hữu. Trong trường hợp doanh nghiệp bị phá sản thì tài sản của doanh nghiệp trước tiên được sử dụng để trả nợ cho các chủ nợ, phần còn lại mới được dùng để hoàn vốn cho các chủ sở hữu. Chính vì vậy, Chuẩn mực chung chỉ đưa ra định nghĩa về nguồn vốn chủ sở hữu, mà không đưa ra tiêu chuẩn ghi nhận nguồn vốn chủ sở hữu. Điều này có nghĩa là nguồn vốn chủ sở hữu được xác định sau khi đã xác định tài sản và nợ phải trả của đơn vị. Nguồn vốn chủ sở hữu cần phải được quản lý theo nguồn gốc hình thành và mục đích sử dụng. Theo nguồn gốc hình thành, nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm vốn góp của chủ sở hữu và lợi nhuận giữ lại. + Vốn góp của chủ sở hữu: là toàn bộ số vốn góp của chủ sở hữu vào đơn vị như vốn đầu tư của nhà nước đối với công ty Nhà nước; vốn góp của các cổ đông đối với công ty cổ phần; vốn góp của các bên liên doanh; vốn góp của các thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn; vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân. Các chủ sở hữu góp vốn khi thành lập doanh nghiệp và có thể góp vốn bổ sung trong quá trình hoạt động. + Lợi nhuận giữ lại: Nếu tài sản của đơn vị được sử dụng một cách có hiệu quả thì sẽ tạo ra lợi nhuận cho đơn vị. Số lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho Nhà nước và chia cho các chủ sở hữu được giữ lại để tích luỹ bổ sung vốn chủ sở hữu. Căn cứ vào mục đích sử dụng, nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn chuyên dùng và nguồn vốn chủ sở hữu khác. + Nguồn vốn kinh doanh: là nguồn vốn chủ sở hữu tài trợ cho một bộ phận tài sản dùng vào mục đích kinh doanh. + Nguồn vốn chuyên dùng: là nguồn vốn chủ sở hữu dùng cho mục đích nhất định ngoài mục đích kinh doanh, như: quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng phúc lợi,... Như vậy, nguồn vốn chuyên dùng chỉ ra phạm vi tài sản được sử dụng cho mục đích nhất định. + Nguồn vốn chủ sở hữu khác: là những nguồn vốn chủ sở hữu không thuộc hai loại trên, gồm: lợi nhuận chưa phân phối, chênh lệch đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỉ giá hối đoái,... 2.2.3. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn Tài sản của đơn vị thể hiện nguồn lực kinh tế được dùng cho hoạt động của đơn vị. Trong khi đó, nguồn vốn thể hiện quyền tài chính đối với tài sản của đơn vị, trong đó: nợ phải trả thể hiện quyền của chủ nợ đối với một bộ phận tài sản của đơn vị cho đến khi khoản nợ được thanh toán, nguồn vốn chủ sở hữu thể hiện quyền của chủ sở hữu trong việc quyết định nguồn lực kinh tế của đơn vị được sử dụng như thế nào. Như vậy, tài sản và nguồn vốn là hai mặt khác nhau của cùng một đối tượng: tài sản là cái được biểu hiện ra ngoài, cái đang có, đang tồn tại ở đơn vị; còn nguồn vốn mang tính trừu tượng, chỉ ra tài sản của đơn vị được hình thành từ đâu, thể hiện trách nhiệm của đơn vị trong việc sử dụng tài sản. Bất cứ một tài sản nào của đơn vị cũng có nguồn hình thành nên tổng giá trị tài sản của đơn vị luôn luôn bằng tổng nguồn vốn của đơn vị và mối quan hệ này được biểu hiện qua phương trình kế toán sau: Tổng giá trị tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sở hữu là lợi ích còn lại của chủ sở hữu đối với tài sản của đơn vị. Mối quan hệ này được thể hiện: Nguồn vốn chủ sở hữu = Tổng giá trị tài sản - Nợ phải trả 2.3. SỰ VẬN ĐỘNG CỦA TÀI SẢN TRONG CÁC ĐƠN VỊ Tài sản của đơn vị không phải ở trạng thái tĩnh mà luôn luôn vận động. Các hoạt động diễn ra ở đơn vị là quá trình sử dụng tài sản để đạt mục tiêu của đơn vị. Sự vận động của tài sản thể hiện ở sự thay đổi hình thái vật chất và biến động giá trị của tài sản. Do sự vận động của tài sản gắn liền với đặc điểm hoạt động của đơn vị nên sự vận động của tài sản trong mỗi lĩnh vực có đặc thù riêng. Các hoạt động diễn ra ở doanh nghiệp sản xuất đa dạng, phong phú hơn ở các lĩnh vực khác, nên trong phần này sẽ chọn doanh nghiệp sản xuất để mô tả sự vận động của tài sản. Hoạt động của doanh nghiệp sản xuất được chia làm 3 giai đoạn: cung cấp, sản xuất và tiêu thụ và có thể tóm tắt như sau: T - H ... SX ... H’ - T’ - Giai đoạn cung cấp: Doanh nghiệp đầu tư vào cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh như: nhà xưởng, máy móc, thiết bị,... và mua vật tư dự trữ cho quá trình sản xuất. Như vậy, trong giai đoạn này tài sản của doanh nghiệp vận động, thay đổi về hình thái vật chất: tiền chuyển thành các loại tài sản chuẩn bị cho sản xuất. - Giai đoạn sản xuất: Các tài sản đã được mua sắm ở giai đoạn cung cấp được sử dụng vào quá trình sản xuất. Đây chính là quá trình kết hợp 3 yếu tố: lao động, tư liêu lao động và đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm. Giá trị tiêu hao của các yếu tố tham gia vào quá trình sản xuất tạo thành chi phí sản xuất. Tuy nhiên, sự chuyển dịch của các yếu tố sản xuất vào chi phí sản xuất không giống nhau. Hao phí lao động được tính vào chi phí sản xuất chính là tiền lương doanh nghiệp trả cho công nhân sản xuất. Đối tượng lao động (nguyên liệu, vật liệu) được đưa vào sản xuất thì bị tiêu hao hoàn toàn và toàn bộ giá trị được chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất. Tư liệu lao động (nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ...) tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, không bị thay đổi hình thái vật chất mà chỉ bị hao mòn dần nên giá trị tư liệu lao động được chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất hàng kỳ đúng bằng giá trị hao mòn. Chi phí sản xuất là cơ sở để tính giá của thành phẩm được tạo ra từ quá trình sản xuất. Như vậy, trong giai đoan này tài sản của đơn vị thay đổi về hình thái vật chất: từ các tài sản dự trữ cho sản xuất chuyển thành thành phẩm. - Giai đoạn tiêu thụ: Thành phẩm thu được từ quá trình sản xuất được bán trên thị trường. Qua tiêu thụ, tài sản của doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái thành phẩm sang hình thái tiền tệ. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp còn sử dụng các nguồn lực của mình cho hoạt động bán hàng. Gía trị các nguồn lực hao phí cho hoạt động bán hàng được chuyển dịch vào chi phí bán hàng. Giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được do bán thành phẩm thường lớn hơn tổng giá trị các nguồn lực đã hao phí để sản xuất và tiêu thụ khối lượng thành phẩm đó. Số chênh lệch gọi là lợi nhuận và là mục tiêu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thương mại chỉ thực hiện chức năng mua và bán hàng hoá. Do vậy, tài sản tham gia vào hoạt động thương mại chỉ vận dộng qua hai giai đoạn: cung cấp và tiêu thụ. Sự vận động của tài sản trong giai đoạn cung cấp và tiêu thụ ở doanh nghiệp thương mại cũng tương tự như ở doanh nghiệp sản xuất. Qua nghiên cứu sự vận động của tài sản trong các đơn vị, có thể kết luận là sự vận động của tài sản trong các đơn vị có tính tuần hoàn. Từ hình thái ban đầu là tiền, sau quá trình vận động liên tục kế tiếp nhau theo một trật tự xác định, tài sản trở lại hình thái ban đầu (tiền) gọi là một vòng tuần hoàn hay một chu kỳ kinh doanh. Trong quá trình tuần hoàn, tài sản không chỉ biến đổi về hình thái mà còn biến đổi cả về lượng giá trị. Lượng giá trị tăng lên sau một chu kỳ kinh doanh chính là lợi nhuận và là mục tiêu chủ yếu của doanh nghiệp. Do tài sản trong các đơn vị vận động liên tục, không ngừng nên trong thực tế, việc xác định lợi nhuận đơn vị thu được sau từng chu kỳ kinh doanh là rất khó. Cho nên, để đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, các đơn vị thường xác định lợi nhuận thu được trong từng kỳ kế toán dựa trên doanh thu và chi phí phát sinh trong từng kỳ. Như vậy, nghiên cứu sự vận động của tài sản, kế toán cần thu thập, đo lường, phản ánh và cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng kỳ kế toán. Theo Chuẩn mực chung (đoạn 31), doanh thu và chi phí được định nghĩa như sau: - Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế đơn vị thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của chủ sở hữu. - Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho chủ sở hữu. Lợi nhuận là thước đo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi nhuận được xác định bằng chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Lợi nhuận của một kỳ kế toán được xác định dựa trên nguyên tắc phù hợp. 2.4. CÁC QUAN HỆ KINH TẾ KHÁC Trong quá trình hoạt động, các đơn vị không chỉ sử dụng những tài sản thuộc quyền kiểm soát của mình mà còn sử dụng những tài sản không thuộc quyền kiểm soát của đơn vị, như: nguyên vật liệu nhân gia công, chế biến; sản phẩm, tài sản thuê ngoài sử dụng trong thời hạn ngắn,... Việc sử dụng những tài sản này liên quan đến các hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng. Do những tài sản này không thuộc quyền kiểm soát của đơn vị nên không được ghi nhận là tài sản của đơn vị; và đơn vị cũng không phải dùng nguồn vốn chủ sở hữu hay nợ phải trả để tài trợ cho những tài sản này. Tuy nhiên, các tài sản liên quan đến các hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng vẫn thuộc đối tượng nghiên cứu của kế toán và được theo dõi tách biệt với tài sản của đơn vị. Trong lĩnh vực kinh doanh, các doanh nghiệp không chỉ hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận mà còn phải có trách nhiệm đối với xã hội trong việc bảo vệ môi trường thiên nhiên, tài nguyên và cơ sở vật chất kỹ thuật của xã hội, cũng như trách nhiệm trong việc sử dụng lao động,... Do đó, ngoài các thông tin về tình hình tài chính của đơn vị, kế toán còn phải cung cấp cho các đối tượng sử dụng báo cáo kế toán các thông tin về ảnh hưởng của các hoạt động của đơn vị đối với môi trường và xã hội. Hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp chỉ có thể được đánh giá một cách chính xác dựa trên các thông tin về tài chính, môi trường và xã hội. Hiện nay, các quan hệ về nghĩa vụ của đơn vị trước xã hội trong việc sử dụng của cải xã hội chưa được kế toán phản ánh, nhưng đặt ra yêu cầu cần phải thuộc đối tượng nghiên cứu của kế toán. TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Nội dung quan trọng nhất của đối tượng kế toán là tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị. Tài sản của đơn vị là nguồn lực do đơn vị kiểm soát và có thể mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai. Tuy nhiên, để có thể ghi nhận là tài sản của đơn vị, khả năng mang lại lợi ích kinh tế tương lai của tài sản phải chắc chắn và giá trị tài sản phải được đo lường một cách đáng tin cậy. Tài sản của đơn vị có thể được hình thành từ nợ phải trả hoặc nguồn vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà đơn vị phải sử dụng nguồn lực của mình để thanh toán. Tương tự như tài sản, để có thể ghi nhận là nợ phải trả của đơn vị, tính "chắc chắn" và "tin cậy" về mặt đo lường giá trị của khoản nợ phải trả phải được thoả mãn. Nguồn vốn chủ sở hữu được xác định sau khi Tài sản và Nợ phải trả của đơn vị được xác định, chính là lợi ích còn lại của chủ sở hữu đối với tài sản của đơn vị. Điều này có nghĩa là trách nhiệm của đơn vị đối với Nợ phải trả cao hơn đối với nguồn vốn chủ sở hữu. Tuy nhiên, kế toán không chỉ phản ánh tài sản của đơn vị ở trạng thái tĩnh mà còn phản ánh sự vận động của tài sản nhằm cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh của đơn vị. Sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp có tính tuần hoàn. Trong quá trình vận động, tài sản không chỉ biến đổi về mặt hình thái vật chất mà còn có sự biến đổi về lượng giá trị. Lượng giá trị tăng lên chính là lợi nhuận và là mục tiêu chủ yếu của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán là phải đo lường được lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh của đơn vị trong một kỳ kế toán. Lợi nhuận trong một kỳ kế toán được xác định dưa trên doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Ngoài ra những tài sản liên quan đến hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng cũng thuộc đối tượng nghiên cứu của kế toán. Các quan hệ về trách nhiệm của của đơn vị đối với xã hội trong việc bảo vệ môi trường, tài nguyên cũng như trách nhiệm trong việc sử dụng lao động đang ngày càng được quan tâm và đặt ra yêu cầu cần phải thuộc đối tượng nghiên cứu của kế toán. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày nội dung cơ bản của đối tượng kế toán. 2. Trình bày định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản của đơn vị. Cho ví dụ về tài sản của đơn vị và giải thích vì sao đó là tài sản của đơn vị. 3. Công ty ABC có một danh sách khách hàng lớn và thường xuyên. Công ty cho rằng danh sách khách hàng này là một tài sản quý của Công ty vì nhờ vào số khách hàng này mà Công ty có thể thu được khoản lợi nhuận lớn hàng năm. Công ty ABC có thể ghi nhận danh sách khách hàng này là tài sản của Công ty không? Vì sao? 4. Trình bày định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận Nợ phải trả. Cho ví dụ và giải thích vì sao đó là Nợ phải trả. 5. Dựa trên định nghĩa của Nợ phải trả được qui định ở Chuẩn mực chung, chi phí phải trả (chi phí trích trước) có phải là Nợ phải trả không? Vì sao? 6. Trình bày định nghĩa Nguồn vốn chủ sở hữu. Vì sao Chuẩn mực chung không đưa ra tiêu chuẩn ghi nhận Nguồn vốn chủ sở hữu? 7. Trình bày mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn. 8. Thế nào là phương trình kế toán? Trình bày ý nghĩa của phương trình kế toán. 9. Mô tả quá trình vận động của tài sản trong doanh nghiệp sản xuất. Từ đó, rút ra kết luận về sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp. 10. Thế nào là doanh thu, chi phí và lợi nhuận? 11. Tài sản liên quan đến hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng có thuộc đối tượng kế toán không? Loại tài sản này khác với tài sản của đơn vị như thế nào? Chi ví dụ về tài sản liên quan đến hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng. CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Chứng từ kế toán là vật mang tin, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ là tài liệu kế toán quan trọng trong kiểm tra, thanh tra về kinh tế, tài chính của các đơn vị kế toán. Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin ban đầu về nghiệp vụ kinh tế nhằm đảm bảo tính pháp lý của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Chương này nhằm cung cấp nội dung cơ bản của phương pháp chứng từ cũng như những vấn đề về chứng từ được qui định trong Luật kế toán ở nước ta hiện nay. 3.1.CƠ SỞ HÌNH THÀNH VÀ NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ 3.1.1. Cơ sở hình thành Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, các đơn vị kế toán đã thường xuyên diễn ra các nghiệp vụ kinh tế. Nói cách khác hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được cấu thành bởi các nghiệp vụ kinh tế. Nghiệp vụ kinh tế là khái niệm được dùng trong kế toán để chỉ thay đổi tài sản hay nguồn vốn gắn liền với một hành vi kinh tế cụ thể cần theo dõi, tính toán và ghi chép. Ví dụ: mua tài sản, hàng hoá; thanh toán tiền hàng, thanh toán nợ; bán sản phẩm, hàng hóa....Số lượng và qui mô của các nghiệp vụ kinh tế khác nhau giữa các đơn vị kế toán, tuỳ thuộc qui mô, tính chất hoạt động và đặc điểm kinh doanh của các đơn vị đó. Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị, kế toán cần phải theo dõi, ghi chép và quản lý có hiệu quả tài sản của đơn vị ngay từ khi tài sản được hình thành hay bắt đầu có sự vận động, do đó đòi hỏi phải có một phương pháp khoa học để có thể thu nhận được ngay những thông tin về tài sản. Điều đó, đặt ra cho kế toán nhiệm vụ phải xác định được một phương pháp phù hợp nhằm phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với sự biến động của từng loại tài sản. Tài sản của đơn vị được hình thành từ nhiều nguồn, liên tục vận động theo không gian và thời gian với quy mô khác nhau, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, trách nhiệm cá nhân và tập thể có liên quan. Do vậy, cùng với việc lựa chọn phương pháp phản ánh phải lựa chọn được phương thức thông tin về tình trạng và sự biến động của tài sản cho từng bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về nghiệp vụ đó, đồng thời phải thiết lập những đường dây thông tin kịp thời, hữu ích cho các cấp quản lý về các đối tượng cụ thể. Xuất phát từ hai lý do trên đây, cần thiết phải xây dựng một phương pháp thu thập và xử lý thông tin ban đầu các đối tượng kế toán, đó là phương pháp chứng từ kế toán. 3.1.2. Nội dung, ý nghĩa của phương pháp chứng từ Để thông tin và kiểm tra về đối tượng kế toán, phương pháp chứng từ có nội dung là phải “sao chụp” được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm và sự vận động của từng loại tài sản. Với nội dung này, phương pháp chứng từ có hình thức biểu hiện là hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế và phản ánh một cách trung thực khách quan các nghiệp vụ đó theo thời gian và địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đồng thời với việc “sao chụp”, phương pháp chứng từ phải thông tin kịp thời tình trạng và sự vận động của từng đối tượng theo yêu cầu của quản lý nghiệp vụ. Với nội dung này, phương pháp chứng từ có hình thức biểu hiện là kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm tổ chức luân chuyển các chứng từ đến các bộ phận liên quan có nhu cầu thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ, giúp cho các bộ phận đó thu nhận, xử lí và cung cấp những thông tin cần thiết để quản lí. Từ những nội dung nêu trên có thể thấy ý nghĩa của phương pháp chứng từ trong công tác kế toán như sau : - Phương pháp chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với tính đa dạng và sự biến động của đối tượng kế toán. Nhờ có phương pháp chứng từ mà kế toán có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tê, tài chính xảy ra ở những thời gian địa điểm khác nhau qua việc “sao chụp” nguyên hình trạng thái của đối tượng kế toán (bằng việc ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bản chứng từ ). - Chứng từ là căn cứ pháp lý chứng minh sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng kế toán. Qua đó, làm căn cứ cho việc bảo vệ tài sản của đơn vị, giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng kế toán, phục vụ kiểm tra, thanh tra hoạt động kinh tế -tài chính của đơn vị. - Chứng từ là phương tiện thông tin nhanh cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị, phục vụ cho công tác phân tích kinh tế hàng ngày ở đơn vị. - Chứng từ gắn sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, đơn vị có liên quan với các nghiệp vụ. Qua đó, chứng từ góp phần vào việc thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ và gắn trách nhiệm vật chất với từng cá nhân đơn vị cụ thể. - Đối với hệ thống kế toán, chứng từ là cơ sở cho việc phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ sách kế toán, theo dõi từng đối tượng kế toán cụ thể. (lập chứng từ là bước đầu tiên của qui trình kế toán) Với những ý nghĩa đó, phương pháp chứng từ phải được sử dụng trong tất cả các đơn vị kế toán, không phân biệt các ngành sản xuất, các thành phần kinh tế khác nhau. 3.2.CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 3.2.1.Nội dung chứng từ kế toán Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ đó. Do vậy, nội dung của bản chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng của nghiệp vụ kinh tế được phản ánh (về nội dung, thời điểm và về các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ ...). Theo qui định ở chương II, Mục 1, Điều 17 của Luật kế toán thì nội dung chứng từ kế toán phải có các yếu tố chủ yếu sau đây: -Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: tên chứng từ thường phản ánh nội dung của nghiệp vụ kinh tế ghi trong chứng từ, số hiệu phản ánh trình tự thời gian của nghiệp vụ phát sinh. Yếu tố này là cơ sở phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ và tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại được dễ dàng. -Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: yếu tố này là cơ sở cho việc chi tiết hóa nghiệp vụ kinh tế theo thời gian, giúp cho việc ghi sổ, đối chiếu, kiểm tra số liệu theo thứ tự thời gian đồng thời là cơ sở cho việc quản lý chứng từ và thanh tra kinh tế tài chính. -Tên, địa chỉ của các đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán: Yếu tố này làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế và để chi tiết hóa hay phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng liên quan, đồng thời là cơ sở cho việc xác định, đối chiếu và thanh tra về các nghiệp vụ kinh tế. -Tên, địa chỉ của các đơn vị, cá nhân nhận chứng từ kế toán: Yếu tố này cũng là cơ sở để xác định trách nhiệm của các bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. -Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Yếu tố này có tác dụng giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế (làm rõ ý nghĩa kinh tế của các nghiệp vụ ), giúp cho việc kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của nghiệp vụ đó và giúp cho định khoản kế toán. -Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: Yếu tố này là cơ sở của ghi chép kế toán, thanh tra kinh tế, đồng thời cũng là cơ sở để phân biệt chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính. -Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: Yếu tố này nhằm đảm bảo tính pháp lý và gắn liền trách nhiệm vật chất. Mỗi nghiệp vụ kinh tế xảy ra thường gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất giữa người này với người khác, giữa bộ phận này với bộ phận khác. Do đó, chứng từ phải có ít nhất hai chữ ký của những người, bộ phận có liên quan. Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế với nhau nhất thiết phải có chữ ký của người quản lý có thẩm quyền của đơn vị (thủ trưởng, kế toán trưởng). Mẫu chứng từ kế toán: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày... tháng... năm... Ký hiệu: Số: Đơn vị bán hàng : ................................................................................. Địa chỉ:....................................... Số tài khoản:.............................. Điện thoại: .................................. Mã số thuế:............................... Họ tên người mua hàng:........................................................................ Tên đơn vị:............................................................................................ Địa chỉ:........................................... Số tài khoản:............................... Hình thức thanh toán:........................................................................... TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng: Thuế suất thuế GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung bổ sung khác tuỳ theo từng loại chứng từ. Đây là những yếu tố không bắt buộc, có tác dụng giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng chứng từ để ghi sổ hay tính toán. Ví dụ: hoá đơn bán hàng có thêm các yếu tố về hình thức thanh toán, phương thức bán hàng, phiếu xuất kho có thêm qui mô kế hoạch (định mức) của nghiệp vụ... 3.2.2.Phân loại chứng từ Phân loại chứng từ để thuận tiện cho việc phân biệt và sử dụng các loại chứng từ khác nhau trong quản lý kinh tế nói chung và trong công tác kế toán nói riêng. Mỗi cách phân loại căn cứ vào những tiêu thức khác nhau như: công dụng, trình độ tổng hợp, số lần sử dụng, địa điểm lập... 3.2.2.1. Căn cứ theo công dụng của bản chứng từ Hệ thống bản chứng từ có thể phân thành: chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán, chứng từ liên hợp. -Chứng từ mệnh lệnh: là những chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý. Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư, lệnh điều động tài sản... Chứng từ mệnh lệnh biểu thị một nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện nhưng chưa chứng minh được kết quả của việc thực hiện nghiệp vụ đó. Do vậy, bản thân loại chứng từ này chưa đủ căn cứ để ghi sổ kế toán, nó thường được đính kèm với chứng từ chấp hành để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. -Chứng từ chấp hành (thực hiện): là loại chứng từ biểu thị nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành.Ví dụ: Phiếu xuất (nhập) vật tư, phiếu thu (chi), Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho... Thông qua chứng từ này có thể thấy được mức độ thực hiện các nghiệp vụ (kết quả của việc thực hiện các nghiệp vụ), đồng thời biểu thị cả trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện nghiệp vụ đó. Loại chứng từ này được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, tuy nhiên để bảo đảm tính pháp lý phải đính kèm với chứng từ mệnh lệnh hoặc có yếu tố thay thế được chứng từ mệnh lệnh. -Chứng từ thủ tục kế toán: là loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng kế toán cụ thể để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các tài liệu. Ví dụ: chứng từ ghi sổ chi tiền mặt nhằm tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi tiền mặt (Chi tiền mặt trả lương, mua NVL, trả nợ người bán...) Loại chứng từ này chỉ là những chứng từ trung gian, bản thân nó không có ý nghĩa pháp lý trong việc thanh tra, kiểm tra nên phải có chứng từ ban đầu đính kèm thì mới đủ cơ sở pháp lý và do vậy mới được dùng để ghi sổ kế toán. -Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp nhiều công dụng trên một chứng từ. Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh chi kiêm phiếu chi, lệnh xuất kiêm phiếu xuất... Mục đích của việc sử dụng chứng từ liên hợp là nhằm giảm số lượng chứng từ sử dụng trong hạch toán. Ý nghĩa: Cách phân loại này giúp ta xác định được phạm vi sử dụng của chứng từ trong công tác kế toán, là cơ sở cho việc sử dụng chứng từ hợp lý phù hợp với công dụng của từng loại. 3.2.2.2. Căn cứ theo địa điểm lập chứng từ Hệ thống bản chứng từ được phân thành: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. -Chứng từ bên trong: là loại chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị kế toán, không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế. Loại chứng từ này có thể chỉ liên quan đến các nghiệp vụ trong nội bộ đơn vị hoặc có liên quan với bên ngoài. Quan hệ trong nội bộ đơn vị. Ví dụ: Phiếu xuất kho vật tư, Bảng thanh toán lương... Quan hệ với bên ngoài. Ví dụ: Hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao tài sản... -Chứng từ bên ngoài : là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đơn vị nhưng được lập từ các đơn vị khác. Ví dụ: Hóa đơn mua hàng, Phiếu vận chuyển thuê ngoài, giấy báo nợ, báo có, phiếu tiền điện, nước... Ý nghĩa: Cách phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ kinh tế, phân biệt mức độ quan tâm khác nhau trong việc kiểm tra đối với từng loại chứng từ. 3.2.2.3. Căn cứ theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ Hệ thống bản chứng từ được phân thành: Chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp. -Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc) là loại chứng từ phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán, là “tấm hình“ gốc chụp lại nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất (nhập) vật tư, phiếu thu (chi). Chứng từ này có đầy đủ giá trị và hiệu lực pháp lý cho kế toán và quản lý, là cơ sở cho việc thanh tra, xác định trách nhiệm vật chất. -Chứng từ tổng hợp (chứng từ khái quát): là phương tiện tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, có tác dụng làm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi sổ. Ví dụ: bảng tổng hợp chứng từ, chứng từ ghi sổ.. Chứng từ tổng hợp không có ý nghĩa pháp lý do vậy phải có chứng từ gốc đi kèm. Ý nghĩa: Phân loại chứng từ theo trình độ khái quát giúp cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong công tác kế toán, cũng như khi thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra kinh tế tài chính ở đơn vị. 3.2.2.4. Căn cứ theo số lần ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ Hệ thống bản chứng từ phân thành: Chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần. -Chứng từ một lần: Là loại chứng từ dùng để ghi chép một lần nghiệp vụ kinh tế hoặc nhiều nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh tại một thời gian, một địa điểm rồi chuyển vào ghi sổ kế toán. Ví du: Phiếu thu (chi), Phiếu xuất (nhập) vật tư... Chứng từ một lần có thể dùng để ghi nhiều nghiệp vụ kinh tế khi các nghiệp vụ này xảy ra trong cùng một thời gian, địa điểm. -Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế nhưng diễn ra trong nhiều lần trong kì hạch toán, đến cuối kì hạch toán mới dùng để ghi sổ kế toán. Ví dụ: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Chứng từ này có đặc điểm sau mỗi lần ghi, các con số được cộng dồn (lũy kế), tới một giới hạn nhất định (về thời gian, về quy mô của nghiệp vụ) , chứng từ được chuyển vào ghi sổ kế toán. Ý nghĩa: Cách phân loại này giúp cho việc lựa chọn loại chứng từ thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc lập chứng từ, cũng như số lượng chứng từ và nhanh chóng trong việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế. 3.2.2.5. Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ Hệ thống bản chứng từ bao gồm nhiều loại: chứng từ về tiền mặt, về vật tư, về thanh toán, về TSCĐ, chứng từ về tiêu thụ... Ý nghĩa: Cách phân loại này phục vụ cho việc ghi sổ và phân loại chứng từ để đưa vào lưu trữ và xác định thời hạn lưu trữ cho từng loại chứng từ. 3.2.2.5. Theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ Hệ thống bản chứng từ chia thành: Chứng từ bình thường và chứng từ báo động . -Chứng từ bình thường: Là loại chứng từ chứa đựng những thông tin bình thường về nghiệp vụ kinh tế xảy ra. -Chứng từ báo động (cấp bách): Là loại chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Ví dụ: Vật tư sử dụng vượt hạn mức, thanh toán tiền vay không đúng hạn... Những chứng từ này cần được xử lý kịp thời để khắc phục những bất bình thường trước khi đưa vào ghi sổ kế toán. Ý nghĩa: Cách phân loại này giúp cho việc theo dõi kịp thời tình hình biến động tài sản của đơn vị. Từ đó có quyết định xử lý kịp thời, thích hợp đối với các nghiệp vụ bất bình thường. 3.3. LẬP, KIỂM TRA VÀ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ 3.3.1.Lập chứng từ Lập chứng từ là bước đầu tiên của qui trình luân chuyển chứng từ trong các đơn vị kế toán. Chương II, mục 1, điều 19 của Luật kế toán qui định: -Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. -Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung qui định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ nội dung qui định. -Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sữa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. -Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên qui định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch với các tổ chức cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán. -Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán -Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo qui định của điều khoản về chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo qui định về lưu trữ chứng từ. 3.3.2.Kiểm tra chứng từ Mọi chứng từ kế toán sau khi lập xong đều được kiểm tra trước khi ghi sổ nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. Chất lượng của việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực và tính chính xác của số liệu kế toán. Việc kiểm tra được tiến hành trên hai mặt: hình thức và nội dung. Kiểm tra về mặt hình thức là kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc lập chứng từ: ghi rõ ràng, đầy đủ các yếu tố, không cạo sửa tẩy xóa hoặc dùng các biện pháp khác làm mất số liệu trên chứng từ, chữ kí thực để tránh trường hợp giả mạo. Kiểm tra về mặt nội dung là kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ: đúng thể lệ hiện hành của nhà nước, phù hợp với mức được phê chuẩn... và kiểm tra tính chất chính xác của việc số liệu trên chứng từ (đúng thực tế không? tính toán có chính xác không?). Chứng từ sau khi kiểm tra đạt yêu cầu mới được ghi sổ kế toán. Nếu phát hiện chứng từ lập không đúng thủ tục, số liệu tính toán sai thì phải trả lại nơi lập để điều chỉnh. Đối với các chứng từ phát hiện có hành vi vi phạm thể lệ, chế độ hiện hành, giả mạo, gian lận, phải cự tuyệt chi tiêu, thanh toán đồng thời phải báo cáo cấp có thẩm quyền để giải quyết đúng như thể lệ chế độ qui định. Việc kiểm tra chứng từ như vậy cho phép phát hiện những sai sót vô tình cũng như những hiện tượng cố ý giả mạo, do đó có tác dụng lớn trong việc bảo vệ tài sản. 3.3.3.Sử dụng chứng từ Chứng từ sau khi kiểm tra sẽ được dùng để ghi sổ kế toán. Tuỳ theo từng loại chứng từ mà xác định trình tự luân chuyển tới các bộ phận có liên quan để ghi sổ nhưng phải đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời, không gây trở ngại cho công tác kế toán. Chứng từ sau khi ghi sổ phải được bảo quản để tránh hư hỏng, mất mát và có thể sử dụng để đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các loại sổ kế toán và sử dụng lại trong kì kế toán nếu có yêu cầu. Chứng từ là tài liệu lịch sử, mang tính pháp lý về kinh tế của đơn vị kế toán, vì vậy sau khi ghi sổ và kết thức kì kế toán, chứng từ phải được đưa vào lưu trữ để có thể sử dụng lại khi cần thiết. Khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định, chứng từ có thể được đem đi huỷ bỏ. Chương II, mục 1, điều 22 của Luật kế toán qui định về việc quản lý và sử dụng chứng từ như sau: -Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán -Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình từ thời gian và bảo quản an toàn theo qui định của pháp luật. -Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoạc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. -Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu. TÓM TĂT CHƯƠNG 3 Chứng từ là căn cứ pháp lý cho việc hình thành và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế. Phương pháp chứng từ được xây dựng trên cơ sở nội dung bản chứng từ và qui trình lập, luân chuyển chứng từ. Nội dung của bản chứng từ được qui định trong luật kế toán, bao gồm: tên và số hiệu của chứng từ; tên và địa chỉ của các đơn vị, cá nhân lập chứng từ; tên và địa chỉ của các đơn vị, cá nhân nhận chứng từ; nội dung và qui mô của nghiệp vụ; tên và chữ ký của những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Để thuận lợi cho quá trình sử dụng chứng từ có thể phân loại chứng từ kế toán theo các tiêu thức, như: căn cứ theo công dụng của bản chứng từ; theo địa điểm lập chứng từ; theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ; theo số lần ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ; theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ; theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ. Chứng từ kế toán được lập và sử dụng theo qui trình chặt chẽ qui định trong luật kế toán nhằm báo tính chính xác và trung thực của thông tin kế toán. CÂU HỎI ÔN TẬP 1.Cơ sở hình thành phương pháp chứng từ? Ý nghĩa phương pháp chứng từ trong hệ thống phương pháp kế toán? 2.Nội dung (các yếu tố) của chứng từ kế toán? 3.Các cách phân loại chứng từ? Cho ví dụ về phân loại chứng từ? CHƯƠNG 4 PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN VÀ GHI KÉP Làm thế nào để ghi chép, cung cấp thông tin về từng đối tượng kế toán cụ thể? Phản ánh thông tin chi tiết về từng đối tượng kế toán ở các mức độ khác nhau? Số liệu đó có đảm bảo được ghi chép chính xác không? Những vấn đề này đặt ra cho kế toán phải có các công cụ và phương pháp thu thập, xử lý và kiểm tra thông tin phù hợp. Chương này nhằm giới thiệu những vấn đề cơ bản về tài khoản kế toán, cách ghi chép vào tài khoản dựa trên các quan hệ đối ứng kế toán, phương pháp kế toán tổng hợp- chi tiết cũng như phương pháp kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán. 4.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN VÀ GHI KÉP Qua nghiên cứu chương 2, ta thấy đặc điểm của đối tượng kế toán vừa có tính hai mặt, tính vận động, tính đa dạng, vừa có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tính vận động của đối tượng kế toán được biểu hiện ở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Các nghiệp vụ kinh tế này diễn ra thường xuyên và được ghi chép phản ánh lại một cách kịp thời, đầy đủ qua chứng từ kế toán. Có thể nói, qua phương pháp chứng từ chúng ta biết được thông tin về sự hình thành một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình trạng và sự vận động của từng đối tượng toán kế toán. Tuy nhiên, các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp phát sinh rất nhiều, do đó số lượng chứng từ rất lớn và khác nhau về đối tượng phản ánh về thời gian địa điểm, quy mô của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, chứng từ chỉ là hình thức “sao chụp” lại nghiệp vụ kinh tế, nghĩa là mới chỉ cung cấp được những thông tin ban đầu một cách riêng lẽ, mà quản lý thì luôn cần những thông tin mang tính tổng hợp về tình hình của từng loại tài sản, từng nguồn vốn, từng quá trình kinh doanh. Có như vậy mới thực hiện sự giám sát và phản ánh chặt chẽ tình hình biến động của toàn bộ tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hơn nữa, mỗi nghiệp vụ kinh tế thường phản ánh mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán với nhau. Bản thân phương pháp chứng từ kế toán không thể hiện được mối quan hệ này. Ví dụ: doanh nghiệp chi tiền mặt mua vật liệu nhập kho với số tiền là 1.000.000 đồng. Nghiệp vụ này làm tiền mặt (tài sản) của doanh nghiệp giảm đi 1.000.000 đồng và vật liệu (tài sản) của doanh nghiệp tăng 1.000.000 đồng, như vậy giữa tiền mặt và vật liệu có mối quan hệ với nhau. Với phương pháp chứng từ, kế toán sẽ lập một phiếu chi để chứng minh cho việc chi tiền, lập phiếu nhập kho để chứng minh việc vật liệu đã nhập kho. Tự bản thân hai chứng từ này chỉ sao chụp lại nghiệp vụ kinh tế, chưa phản ánh mối quan hệ giữa tiền và vật liệu. Do đó chưa phục vụ tốt cho việc quản lý, kiểm tra về mọi mặt của tài sản. Trong khi đó, quản lý kinh tế rất cần những thông tin tổng hợp về từng đối tượng kế toán cụ thể và sự biến động của một đối tượng kế toán phải được xem xét trong mối quan hệ với đối tượng kế toán khác. Từ những vấn đề trên và yêu cầu của việc quản lý tài sản trong các doanh nghiệp đã đặt ra cho kế toán phải xây dựng một phương pháp xử lý thông tin có khả năng tổng hợp phản ánh được tình hình và sự biến động của từng loại đối tượng kế toán cũng như mối quan hệ chặt chẽ giữa các đối tượng kế toán. Đó chính là phương pháp tài khoản và ghi kép. Vậy, phương pháp tài khoản và ghi kép là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái, sự biến động và mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán theo từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng quá trình kinh doanh. Từ những nội dung trên, có thể thấy ý nghĩa của phương pháp tài khoản và ghi kép qua các khía cạnh sau: - Với phương pháp tài khoản và ghi kép, kế toán sẽ cung cấp được thông tin có tính hệ thống về từng đối tượng kế toán, từng loại hoạt động kinh doanh, cùng mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời, cũng chỉ trên cơ sở thông tin được hệ thống hóa qua phương pháp tài khoản và ghi kép thì kế toán mới có thể tổng hợp tính ra các chỉ tiêu kinh tế tài chính, lập các báo cáo kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin tổng hợp cho quản lý, lãnh đạo của đơn vị và Nhà nước. - Phương pháp tài khoản và ghi kép phản ánh được các đối tượng kế toán trong mối quan hệ với nhau do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra các đối tượng kế toán cụ thể. 4.2. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 4.2.1. Khái niệm về tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là những cột hay trang sổ dùng để phản ánh một cách thường xuyên liên tục sự biến động của từng loại đối tượng kế toán cụ thể (từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng loại hoạt động kinh doanh). Cụ thể, để theo dõi tình hình và sự biến động của từng loại đối tượng kế toán, kế toán phải tiến hành ghi chép riêng cho từng loại đối tượng. Ví dụ, đối với tiền mặt, kế toán sẽ tập hợp tất cả các “Phiếu thu” và “Phiếu chi” để tiến hành ghi chép theo dõi riêng trên một cột hoặc một trang sổ. Mỗi cột hoặc trang sổ như vậy được gọi là tài khoản. Qua số liệu phản ánh trên tài khoản ta sẽ biết được tình hình và sự biến động của từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Qua tài khoản Tiền mặt, ta biết được tiền mặt thu trong kì, tiền mặt chi trong kỳ và tiền mặt còn lại cuối kì. 4.2.2. Cơ sỏ và nguyên tắc thiết kế tài khoản kế toán Tài khoản kế toán phản ánh đối tượng kế toán cụ thể, vì vậy tên gọi tài khoản, nội dung phản ánh trong tài khoản, số lượng tài khoản cần mở do nội dung, đặc điểm của đối tượng kế toán và do yêu cầu quản lý quyết định. Cụ thể: - Với nội dung của đối tượng kế toán bao gồm tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh, các quan hệ kinh tế khác. Vì vậy, cần phải có tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nguồn vốn, tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh, tài khoản phản ánh các mối quan hệ kinh tế khác. - Với đặc điểm của đối tượng kế toán có tính đa dạng, tính hai mặt và thường xuyên vận động, do đó, cần thiết kế tài khoản phù hợp với các đặc điểm đó. Cụ thể: + Với tính đa dạng của mỗi đối tượng kế toán, ví dụ NVL có nhiều loại như NVL chính, vật liệu phụ... do vậy cần phải thiết kế tài khoản theo nhiều cấp khác nhau, mỗi cấp tài khoản sẽ cung cấp những thông tin về các đối tượng kế toán ở những mức độ tổng hợp hoặc chi tiết khác nhau. + Sự vận động của tài sản bao giờ cũng là sự vận động của 2 mặt đối lập. Chẳng hạn, tiền mặt: có thu và chi; nguyên vật liệu có nhập và xuất; vay: có vay và trả nợ vay... Do đó tài khoản phải được thiết kế theo kiểu hai bên để theo dõi sự vận động đặc thù này của đối tượng kế toán. - Xuất phát từ yêu cầu thông tin cho quản lý, bên cạnh những tài khoản cơ bản dùng phản ánh tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh, còn phải thiết kế các tài khoản điều chỉnh để cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho quản lý. - Sự phản ánh của kế toán về tài sản bao giờ cũng trong quan hệ với nguồn hình thành tài sản (nguồn vốn). Do vậy, để bảo đảm nguyên tắc ghi kép vào tài khoản (đề cập ở phần sau), đòi hỏi kết cấu của loại tài khoản phản ánh tài sản phải ngược với kết cấu của loại tài khoản phản ánh nguồn vốn. Dựa trên cơ sở và nguyên tắc thiết kế tài khoản, một tài khoản kế toán có kết cấu chung như sau: Đây là hình thức rút gọn của tài khoản kế toán và gọi là tài khoản chữ “T”, thường dùng trong nghiên cứu và học tập. Một tài khoản cũng bao gồm các nội dung sau: - Tên tài khoản: Phản ánh đối tượng kế toán cụ thể mà tài khoản đó theo dõi. Ví dụ TK Tiền mặt: dùng để phản ánh tiền mặt, TK Tiền gởi ngân hàng dùng để phản ánh tiền gởi ngân hàng... - Số hiệu tài khoản: Mỗi tài khoản được đặt một số hiệu riêng bằng con số để tiện lợi cho việc sử dụng tài khoản trong ghi chép và xử lý thông tin. ¬- Phần bên trái của tài khoản gọi là bên Nợ, phần bên phải của tài khoản gọi là bên Có dùng để theo dõi sự biến động của đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản - Số dư đầu kỳ là số hiện có của đối tượng kế toán được phản ánh vào tài khoản vào lúc đầu kỳ (SDĐK). Số dư cuối kỳ là số hiện có của đối tượng kế toán được phản ánh vào tài khoản vào lúc cuối kỳ (SDCK). - Số phát sinh: Số biến động của đối tượng kế toán trong kỳ phản ánh trên tài khoản. Nếu số phát sinh làm biến động tăng đối tượng kế toán gọi là số phát sinh tăng. Nếu số phát sinh làm biến động giảm đối tượng kế toán gọi là số phát sinh giảm. Ví dụ1: Chi tiền mặt mua NVL nhập kho trị giá 1.000.000đ. Nghiệp vụ này làm Tiền mặt giảm đi 1.000.000 đ, số tiền này được phản ánh vào tài khoản tiền mặt gọi là số phát sinh giảm. Ví dụ 2: Thu tiền bán hàng 500.000đ. Nghiệp vụ này làm tiền mặt tăng 500.000đ, số tiền này được phản ánh vào tài khoản tiền mặt được gọi là số phát sinh tăng. Số dư đầu kỳ của tài khoản phản ánh tài sản nằm ở bên Nợ và Số dư đầu kỳ của tài khoản phản ánh nguồn vốn nằm ở bên Có. Số phát sinh tăng là số biến động làm tăng đối tượng kế toán lúc đầu kỳ nên được phản ánh cùng bên với số dư đầu kỳ. Số phát sinh giảm làm giảm đối tượng kế toán phản ánh vào lúc đầu kỳ, do đó được phản ánh ở khác bên với Số dư đầu kỳ. Từ đó, ta có thể tính được Số dư cuối kỳ theo công thức: SDCK = SDĐK + Số phát sinh tăng - Số phát sinh giảm 4.2.3. Kết cấu tài khoản cơ bản Trên cơ sở kết cấu chung của tài khoản và xuất phát từ cơ sở, nguyên tắc thiết kế tài khoản, có thể đưa ra kết cấu của 2 loại tài khoản cơ bản là tài khoản phản ánh tài sản và tài khoản phản ánh nguồn vốn. Như vậy, kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản và tài khoản phản ánh nguồn vốn có thể được trình bày như sau: a. Đối với tài khoản phản ánh tài sản: Nợ TK phản ánh tài sản Có SDĐK: Giá trị tài sản hiện có vào đầu kỳ Số phát sinh tăng: Phản ánh giá trị tài sản tăng lên trong kỳ Số phát sinh giảm: Phản ánh giá trị tài sản giảm xuống trong kỳ Tổng SPS tăng Tổng SPS giảm SDCK: Giá trị tài sản hiện có vào cuối kỳ Ví dụ: ngày 01/01/N, tiền mặt tồn quỹ là 10.000.000đồng, trong tháng có các nghiệp liên quan đến tiền mặt như sau: (đơn vị tính: đồng) Nghiệp vụ 1: Ngày 2/1, thu tiền bán hàng 1.500.000 Nghiệp vụ 2: Ngày 5/1, chi mua nguyên vật liệu 1.800.000 Nghiệp vụ 3: Ngày 8/1, chi trả tiền điện 1.200.000 Nghiệp vụ 4: Ngày 15/1, thu tiền bán hàng 2.000.000 Số liệu trên được ghi vào tài khoản Tiền mặt như sau: Nợ TK Tiền mặt Có SDĐK: 10.000.000 (1) 1.500.000 (4) 2.000.000 1.800.000 (2) 1.200.000 (3) Tổng SPS tăng: 3.500.000 Tổng SPS giảm: 3.000.000 SDCK: 10.500.000 b. Đối với tài khoản phản ánh nguồn vốn: Nợ TK phản ánh nguồn vốn Có SDĐK: Nguồn vốn hiện có Vào đầu kỳ Số phát sinh giảm: Phản ánh nguồn vốn giảm xuống trong kỳ Số phát sinh tăng: Phản ánh nguồn vốn tăng lên trong kỳ SDCK: Nguồn vốn hiện có vào cuối kỳ Ví dụ: Vay ngắn hạn của đơn vị đầu kỳ là 50.000.000. Trong kỳ có các nghiệp vụ liên quan đến vay ngắn hạn như sau: (đơn vị tính: đồng) Nghiệp vụ 1: Vay ngắn hạn mua vật tư 10.000.000 Nghiệp vụ 2: Vay ngắn hạn chuẩn bị trả lương 5.000.000 Nghiệp vụ 3: Chi tiền mặt trả nợ vay ngắn hạn 2.000.000 Số liệu trên được phản ánh vào trong tài khoản Vay ngắn hạn như sau: Nợ TK Vay ngắn hạn Có SDĐK 50.00.000 (3) 2.000.00 10.000.000 (1) 5.000.000 (2) Tổng SPS giảm: 2.000.000 Tổng SPS tăng: 15.000.000 SDCK: 63.000.000 Trong thực tế các tài khoản kế toán được gọi là sổ tài khoản. Sổ tài khoản có nhiều loại, có loại được trình bày nhiều tài khoản trên một trang sổ (như mẫu 1), có loại phản ánh một tài khoản trên một trang sổ (như mẫu 2). Mẫu 1 NHẬT KÝ - SỔ CÁI Ngày Chứng từ Số TK TK .. . ghi Số Ngày Diễn giải sổ Hiệu tháng Tiền Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ . . . . Cộng SPS trong kỳ Số dư cuối kỳ . . . Mẫu 2 Sổ CÁI Tài khoản: Tiền mặt Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền Số Ngày ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh.. Số dư cuối kỳ 4.3.CÁC QUAN HỆ ĐỐI ỨNG KẾ TOÁN VÀ GHI KÉP VÀO TÀI KHOẢN 4.3.1. Các quan hệ đối ứng kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản của đơn vị bao giờ cũng tác động đến ít nhất hai đối tượng kế toán cụ thể. Nói cách khác, giữa các đối tượng kế toán có mối quan hệ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị. Để biểu thị mối quan hệ này người ta dùng khái niệm quan hệ đối ứng kế toán. Quan hệ đối ứng kế toán là khái niệm dùng để biểu thị mối quan hệ mang tính hai mặt giữa tài sản và nguồn vốn, giữa tăng và giảm... của các đối tượng kế toán cụ thể trong mỗi nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ: Rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 1.000.000đ. Nghiệp vụ này liên quan đến 2 đối tượng kế toán: tiền mặt (tài sản) của đơn vị tăng và tiền gởi ngân hàng (tài sản) của đơn vị giảm. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập thành một quan hệ đối ứng kế toán. Do có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế khác nhau nên có rất nhiều quan hệ đối ứng kế toán, song, tất cả đều có thể qui về một trong 4 trường hợp sau:  Trường hợp I: Tăng tài sản này đồng thời giảm tài sản khác với cùng một lượng giá trị. Ví dụ: Dùng tiền gởi ngân hàng mua vật liệu nhập kho, trị giá 500.000đ. Nghiệp vụ kinh tế này làm cho tiền gởi ngân hàng (tài sản) của đơn vị giảm, đồng thời làm cho vật liệu (tài sản) của đơn vị tăng lên với cùng một lượng giá trị là: 500.000đ Quan hệ đối ứng này thể hiện xu hướng biến động tài sản ở đơn vị, từ tài sản này thành tài sản khác. Nó chỉ ảnh hưởng đến tài sản, làm thay đổi kết cấu tài sản của đơn vị, còn tổng giá trị tài sản của đơn vị thì không đổi.  Trường hợp II: Tăng nguồn vốn này đồng thời giảm nguồn vốn khác với cùng một lượng giá trị. Ví dụ: Vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ cho nhà cung cấp: 1.000.000đ. Nghiệp vụ này liên quan đến 2 đối tượng cụ thể của kế toán là vay ngắn hạn (nguồn vốn) tăng và khoản phải trả cho nhà cung cấp (nguồn vốn) giảm với cùng một lượng giá trị 1.000.000đ. Quan hệ đối ứng này thể hiện xu hướng biến động của nguồn vốn, chuyển từ nguồn vốn này sang nguồn vốn khác với cùng một lượng giá trị. Nó chỉ làm thay đổi kết cấu nguồn vốn, còn tổng nguồn vốn thì không đổi.  Trường hợp III: Tăng giá trị tài sản đồng thời tăng nguồn vốn với cùng một lượng giá trị tương ứng. Ví dụ: Mua hàng hóa nhập kho chưa trả tiền cho người bán: 1.000.000đ Nghiệp vụ này liên quan đến hai đối tượng của kế toán là hàng hóa (tài sản) tăng và khoản phải trả cho người bán (nguồn vốn) tăng với cùng một lượng là 1.000.000đ. Quan hệ đối ứng này làm thay đổi cơ cấu tài sản, cơ cấu nguồn vốn, làm cho tông tài sản và tổng nguồn vốn tăng lên với cùng một lượng giá trị.  Trường hợp IV: Giảm giá trị tài sản đồng thời giảm nguồn vốn với cùng một lượng tương ứng. Ví dụ: Chi tiền mặt trả nợ cho người bán: 700.000đ. Nghiệp vụ này liên quan đến hai đối tượng kế toán là tiền mặt (tài sản) giảm và khoản phải trả cho người bán (nguồn vốn) giảm với cùng một lượng giá trị 700.000đ Quan hệ đối ứng này làm thay đổi cơ cấu tài sản, cơ cấu nguồn vốn; làm tổng tài sản và tổng nguồn vốn giảm xuống với cùng một lượng giá trị. 4.3.2. Ghi kép vào tài khoản Với khái niệm đối ứng kế toán ta thấy mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ít nhất hai đối tượng kế toán. Do đó, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi vào ít nhất hai tài khoản liên quan gọi là ghi kép. Vậy, ghi kép vào tài khoản là việc ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản liên quan theo đúng quan hệ đối ứng kế toán. Mặt khác, qua việc nghiên cứu các loại quan hệ đối ứng kế toán và kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nguồn vốn, ta thấy rằng ghi kép thực chất là ghi vào bên Nợ tài khoản này đồng thời ghi vào bên Có tài khoản khác với cùng số tiền. Ví dụ 4.1: Doanh nghiệp chi tiền mặt, mua vật liệu nhập kho: 200.000đ. Nghiệp vụ này thuộc loại quan hệ đối ứng kế toán thứ nhất và căn cứ vào kết cấu của tài khoản, việc ghi kép vào tài khoản được thực hiện như sau: Để thực hiện việc ghi kép vào tài khoản, chúng ta phải xác định ghi Nợ vào tài khoản nào, ghi Có vào tài khoản nào với số tiền là bao nhiêu. Việc làm này gọi là định khoản kế toán. Với nghiệp vụ trên sẽ được định khoản: Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu: 200.000 Có TK Tiền mặt: 200.000 Nói các khác, định khoản kế toán là việc phân định các nghiệp vụ kinh tế nhằm xác định ghi Nợ vào tài khoản nào, ghi Có vào tài khoản nào với số tiền là bao nhiêu. Một định khoản liên quan đến hai tài khoản gọi là định khoản giản đơn, định khoản liên quan đến ba tài khoản trở lên gọi là định khoản phức tạp. Ví dụ 4.2: Doanh nghiệp chi tiền mặt mua vật liệu: 800.000đ và mua công cụ dụng cụ: 200.000đ đã nhập kho. Nghiệp vụ này liên quan đến ba tài khoản: Tài khoản “Tiền mặt”, Tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu”, Tài khoản “Công cụ, dụng cụ” nghiệp vụ này sẽ được định khoản như sau: Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu: 800.000 Nợ TK Công cụ, dụng cụ: 200.000 Có TK Tiền mặt: 1.000.000 Với một định khoản phức tạp, ta có thể phân thành các định khoản giản đơn. Chẳng hạn, với ví dụ 2 ta có thể phân thành hai định khoản giản đơn như sau: Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu: 800.000 Có TK Tiền mặt: 800.000 và Nợ TK Công cụ, dụng cụ: 200.000 Có TK Tiền mặt 200.000 Cần chú ý rằng, định khoản phức tạp là do tính chất phức tạp của nghiệp vụ kinh tế tạo nên, do đó trong công tác kế toán, chúng ta không được phép ghép các định khoản giản đơn thành định khoản phức tạp gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Không phân biệt định khoản giản đơn hay định khoản phức tạp, mỗi định khoản được thực hiện bằng một lần ghi vào tài khoản gọi là bút toán. Ví dụ 4.3: Số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản của một doanh nghiệp như sau (Đơn vị tính: đồng) TK Tiền mặt 3.000.000 TK Phải trả cho người bán 4.000.000 TK Tiền gửi ngân hàng 5.000.000 TK Vay ngắn hạn 6.000.000 TK Phải thu của khách hàng 2.000.000 TK Phải trả công nhân viên 2.000.000 TK Nguyên liệu, vật liệu 8.000.000 TK Nguồn vốn kinh doanh 26.000.000 TK TSCĐ hữu hình 20.000.000 Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 1. Rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 3.000.000 2. Trả lương còn nợ công nhân viên bằng tiền mặt: 2.000.000 3. Vay ngắn hạn mua vật liệu nhập kho: 1.000.000 4. Mua TSCĐ hữu hình chưa trả tiền cho người bán: 10.000.000 5. Chủ doanh nghiệp góp thêm vốn bằng tiền gởi ngân hàng: 5.000.000 6. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng tiền mặt: 1.000.000 7. Dùng tiền gởi ngân hàng trả nợ cho người bán: 2.500.000 Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.  Phản ánh số dư đầu kỳ, SPS trong kỳ và rút ra số dư cuối kỳ của các tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế trên được định khoản như sau: (1) Nợ TK Tiền mặt 3.000.000 Có TK Tiền gởi ngân hàng 3.000.000 (2) Nợ TK Phải trả công nhân viên 2.000.000 Có TK Tiền mặt 2.000.000 (3) Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu 1.000.000 Có TK Vay ngắn hạn 1.000.000 (4) Nợ TK TSCĐ hữu hình 10.000.000 Có TK Phải trả cho người bán 10.000.000 (5) Nợ TK Tiền gởi ngân hàng 5.000.000 Có TK Nguồn vốn kinh doanh 5.000.000 (6) Nợ TK Tiền mặt 1.000.000 Có TK Phải thu của khách hàng 1.000.000 (7) Nợ TK Phải trả cho người bán 2.500.000 Có TK Tiền gởi ngân hàng 2.500.000 Sau khi định khoản, các nghiệp vụ trên được phản ánh vào tài khoản (ĐVT: 1.000 đồng) TK Tiền mặt TK TSCĐ hữu hình TK Vay ngắn hạn 3.000 20.000 6.000 (1) 3.000 2.000 (2) (4) 10.000 1.000 (3) (6) 1.000 10.000 0 0 1.000 4.000 2.000 30.000 7.000 5.000 TK TGNH TK Ph. thu của K.H TK Phải trả CNV 5.000 3.000 (1) 2.000 1.000 (6) (2) 2.000 2.000 (5) 5.000 2.500 (7) 0 1.000 2.000 5.000 5.500 1.000 0 4.500 TK Nguyên liệu, vật liệu TK Phải trả cho người bán TK Nguồn vốn kinh doanh 8.000 4.000 26.000 (3) 1.000 (7) 2.500 10.000 (4) 5.000 (5) 1.000 2.500 10.000 0 5.000 9.000 11.500 31.000  Kết luận về ghi kép vào tài khoản: Từ những điều đã trình bày trên rút ra kết luận: - Trong cùng một định khoản kế toán thì số tiền ghi bên Nợ luôn luôn bằng số tiền ghi bên Có các tài khoản. - Việc ghi kép vào tài khoản dẫn đến là tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản. 4.4. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ KẾ TOÁN CHI TIẾT 4.4.1. Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết Đối tượng kế toán có tính đa dạng, ví dụ nguyên liệu, vật liệu có nhiều loại như nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, ... Để phản ánh được tính đa dạng của đối tượng kế toán người ta đã thiết kế tài khoản theo nhiều cấp khác nhau, mỗi cấp tài khoản sẽ cung cấp thông tin về đối tượng kế toán ở mức độ tổng hợp chi tiết khác nhau. - Tài khoản tổng hợp (còn gọi là tài khoản cấp 1): là tài khoản phản ánh đối tượng kế toán theo từng loại nhất định để cung cấp những thông tin có tính chất tổng hợp về đối tượng kế toán đó. Ví dụ: TK Tiền mặt cung cấp những thông tin tổng hợp về tiền mặt. TK Nguyên liệu, vật liệu cung cấp những thông tin tổng hợp về nguyên liệu, vật liệu. Trong thực tế, các tài khoản tổng hợp được biểu hiện bằng các sổ cái như mẫu 1 hoặc mẫu 2. - Tài khoản chi tiết (còn gọi là tài khoản cấp 2,3...) dùng để phản ánh một cách chi tiết về đối tượng kế toán đã phản ánh trong tài khoản tổng hợp tương ứng. Ví dụ: TK Tiền mặt có các tài khoản chi tiết: - TK Tiền Việt Nam - TK Ngoại tệ - TK Vàng bạc, đá quí Trong thực tế, các tài khoản chi tiết được biểu hiện bằng các sổ chi tiết, mỗi trang sổ chi tiết phản ánh một đối tượng kế toán chi tiết cụ thể. Tùy theo đối tượng kế toán được phản ánh, sổ chi tiết có thể có kết cấu khác nhau. Chẳng hạn, sổ chi tiết về vật tư, hàng hóa theo dõi cả về số lượng và giá trị (mẫu 3), còn sổ chi tiết về thanh toán người mua, người bán chỉ theo dõi về mặt giá trị (mẫu 4). Mẫu 3: Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Tên vật tư, hàng hóa: Chứng từ Diễn giải Nhập trong kỳ (Số phát sinh Nợ) Xuất trong kỳ (Số phát sinh Có) Tồn cuối kỳ (Số dư cuối kỳ) Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ SPS trong kỳ Tồn cuối kỳ X X X X X X Mẫu 4: Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Tên khách hàng: Địa chỉ: Chứng từ Diễn giải Số P.S trong kỳ Số dư Số ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Như vậy, tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đều phản ánh chung một đối tượng kế toán, nhưng ở những mức độ khác nhau. Tài khoản chi tiết được dùng để phản ánh các số liệu chi tiết hơn về đối tượng kế toán đã được phản ánh trong tài khoản tổng hợp tương ứng. Ví dụ TK Nguyên liệu, vật liệu là tài khoản tổng hợp, nó phản ánh tất cả các loại nguyên vật liệu gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu..., còn các tài khoản chi tiết của TK Nguyên liệu, vật liệu như TK Vật liệu chính: chỉ phản ánh về vật liệu chính, một bộ phận của nguyên liệu, vật liệu ở doanh nghiệp. Chính vì tài khoản chi tiết phản ánh cùng nội dung với tài khoản tổng hợp của nó, nên: - Tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp có kết cấu giống nhau và mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết là mối quan hệ mang tính giải thích, tài khoản chi tiết giải thích cho tài khoản tổng hợp. - Giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết không có quan hệ đối ứng, còn giữa các tài khoản chi tiết của một tài khoản tổng hợp có thể có quan hệ đối ứng. 4.4.2. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - Kế toán tổng hợp: là việc sử dụng các tài khoản tổng hợp để phản ánh và theo dõi các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế dạng tổng quát. Do đó, kế toán tổng hợp cung cấp những chỉ tiêu tổng hợp, giúp ta bao quát được tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. Kế toán tổng hợp chỉ sử dụng thước đo giá trị. - Kế toán chi tiết: là việc sử dụng các tài khoản chi tiết (các sổ chi tiết) để phản ánh và theo dõi một cách cụ thể và chi tiết hơn đối tượng kế toán đã phản ánh trong tài khoản tổng hợp tương ứng, nhằm cung cấp thông tin cụ thể hơn về đối tượng kế toán đã phản ánh trong tài khoản tổng hợp. Tuỳ theo yêu cầu thông tin cho quản lý mà kế toán chi tiết được tiến hành theo nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ trong doanh nghiệp cơ khí, đối với đối tượng kế toán là nguyên liệu, vật liệu cần chi tiết thành vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu... Đối với vật liệu chính, kế toán có thể chi tiết thành sắt, thép,...Kế toán chi tiết có thể sử dụng thước đo giá trị, hiện vật và lao động. - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Kế toán chi tiết là nhằm chi tiết hơn, giải thích số liệu của kế toán tổng hợp. Do vậy, chúng có mối quan hệ chặt chẽ cả về nghiệp vụ ghi chép và về số liệu. + Về nghiệp vụ ghi chép: kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được tiến hành đồng thời, nghĩa là với một đối tượng cần theo dõi chi tiết, ta phải căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh vào tài khoản tổng hợp, đồng thời phản ánh vào tài khoản chi tiết có liên quan. + Về số liệu: • Tổng số dư đầu kỳ (cuối kỳ) của tất cả các tài khoản chi tiết (sổ chi tiết) phải bằng số dư đầu kỳ (cuối kỳ) của tài khoản tổng hợp tương ứng. • Tổng số phát sinh Nợ (Có) của tất cả các tài khoản chi tiết (Sổ chi tiết) phải bằng số phát sinh Nợ (Có) của tài khoản tổng hợp tương ứng. Ví dụ 4.4: Một doanh nghiệp có số liệu như sau: I/Tài liệu: (ĐVT: đồng) A- Tình hình đầu tháng 01/NN của một Doanh nghiệp cơ khí như sau: TK 331 - Phải trả cho người bán 70.000.000 Trong đó: + Phải trả cho Công ti A 40.000.000 + Phải trả cho Công ti B 30.000.000 TK 152 -Nguyên liệu,vật liệu 80.000.000 Trong đó: + Xi măng 10.000.000 + Thép 30.000.000 + Sắt 40.000.000 TK 112 - Tiền gửi ngân hàng 100.000.000 TK 111-Tiền mặt 15.000.000 B- Trong tháng 01/NN có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 1. Mua của Công ti A: 10.000 kg xi măng, thành tiền 25.000.000 và 4.000 kg thép, thành tiền 24.000.000. Vật liệu đã nhập kho, nhưng chưa thanh toán tiền. 2. Mua của Công ti B: 2.000 kg thép, trị giá 12.000.000. Vật liệu đã nhập kho, nhưng chưa thanh toán tiền. 3. Mua của Công ti C: 5.000 kg xi măng, trị giá 12.500.000, đã nhập kho và thanh toán bằng tiền mặt. 4. Mua của Công ti A: 5.000 kg sắt, thành tiền 25.000.000, đã nhập kho nhưng chưa thanh toán tiền. 5. Xuất kho nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất (ghi Nợ TK “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”) gồm: - Xi măng 15.000 kg, thành tiền: 37.500.000 - Thép 10.000 kg, thành tiền : 60.000.000 - Sắt 10.000 kg, thành tiền: 50.000.000 6. Chuyển tiền gửi ngân hàng trả nợ cho người bán 90.000.000. Trong đó: - Trả cho Công ti A : 50.000.000 - Trả cho Công ti B : 40.000.000 II/ Yêu cầu: 1. Định khoản và phản ánh tình hình trên vào các tài khoản có liên quan. 2. Lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu của Doanh nghiệp, cho biết số lượng vật liệu tồn đầu tháng 01/N gồm có: - Xi măng: 4.000 kg - Thép: 5.000 kg - Sắt: 8.000 kg 3. Lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. 4. Đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết với số liệu trên tài khoản tổng hợp tương ứng. Với số liệu trên, kế toán định khoản như sau: (1) Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: 49.000.000 CT TK 152- xi măng: 25.000.000 CT TK 152- thép: 24.000.000 Có TK phải trả người bán 49.000.000 CT phải trả Cti A 49.000.000 (2) Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: 12.000.000 CT TK 152- thép: 12.000.000 Có TK phải trả người bán 12.000.000 CT phải trả Cti B 12.000.000 (3) Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: 12.500.000 CT TK 152- xi măng: 12.500.000 Có TK Tiền mặt 12.500.000 (4) Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: 25.000.000 CT TK 152- sắt: 25.000.000 Có TK phải trả người bán 25.000.000 CT phải trả Cti A 25.000.000 (5) Nợ TK chi phí nguyên liệu vật liệu 147.500.000 Có TK 152 - Nguyên liệu vật liệu: 147.500.000 CT TK 152- xi măng: 37.500.000 CT TK 152- thép: 60.000.000 CT TK 152- sắt: 50.000.000 (6) Nợ TK phải trả người bán 90.000.000 CT phải trả Cti A 50.000.000 CT phải trả Cti B 40.000.000 Có TK TGNH 90.000.000 Sau khi định khoản, các nghiệp vụ trên được phản ánh vào các tài khoản kế toán như sau: (ĐVT:1.000 đồng) TK Tiền mặt TK Nguyên liệu, vật liệu TK Phải trả người bán 15.000 80.000 70.000 12.500 (3) (1) 49.000 147.500 (6) (6) 90.000 49.000 (1) (2) 12.000 12.000 (2) (3) 12.500 25.000 (4) (4) 25.000 90.000 86.000 98.500 147.500 66.000 31.000 TK TGNH TK 152- xi măng TK Phải trả người bán A 100.000 10.000 40.000 90.000 (6) (1) 25.000 37.500 (5) (6) 50.000 49.000 (1) (3) 12.500 25.000 (4) 37.500 37.500 50.000 74.000 10.000 64.000 TK chi phí Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp TK 152- thép TK Phải trả người bán B (5)147.500 30.000 30.000 (1) 24.000 60.000 (5) (6) 40.000 (2) 12.000 12.000 (2) 36.000 60.000 6.000 40.000 12.000 2.000 TK 152- sắt 40.000 (4) 25.000 50.000 (5) 25.000 50.000 15.000 Bảng tổng hợp chi tiết vật liêu được lập như sau: Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Tên vật tư, hàng hóa: Chứng từ Diễn giải Nhập trong kỳ (Số phát sinh Nợ) Xuất trong kỳ (Số phát sinh Có) Tồn cuối kỳ (Số dư cuối kỳ) Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ SPS trong kỳ Tồn cuối kỳ X X X X X X 4.5. KIỂM TRA VIỆC GHI CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN Việc ghi chép trên tài khoản có thể bị sai sót do nhiều nguyên nhân khác nhau như ghi nhầm số, ghi sai định khoản, bỏ sót nghiệp vụ, ghi trùng một nghiệp vụ nhiều lần...Do vậy phải thường xuyên kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản nhằm phát hiện những sai sót, kịp thời chỉnh sửa sai sót nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán. Việc kiểm tra ghi chép trên tài khoản được tiến hành thường xuyên bằng cách đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc và số liệu đã ghi chép trên tài khoản. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu số liệu trên tài khoản còn được thực hiện trước khi lập các báo cáo kế toán, dựa trên tính chất cân đối vốn có của đối tượng kế toán. Đó là đối chiếu số liệu ghi chép trên các tài khoản tổng hợp với nhau và đôi chiếu số liệu ghi chép trên tài khoản tổng hợp với số liệu tổng hợp từ các tài khoản chi tiết của nó. Việc đối chiếu kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản tổng hợp được thực hiện thông qua bảng cân đối tài khoản và bảng đối chiếu kiểu bàn cờ. Việc đối chiếu số liệu giữa tài khoản tổng hợp với các tài khoản chi tiết được thực hiện thông qua bảng tổng hợp chi tiết. 4.5.1. Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản là bảng kê số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản mà đơn vị sử dụng trong kỳ kế toán. Bảng cân đối tài khoản có kết cấu như sau: Mẫu 5 Bảng cân đối tài khoản Tên tài khoản SDĐK Số phát sinh trong kỳ SDCK (Hoặc số hiệu TK) Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1. Tiền mặt 2. TGNH 3. Tiền đang chuyển ......... Tổng cộng Tổng (1) Tổng (2) Tổng (3) Tổng (4) Tổng (5) Tổng (6)  Cách lập bảng: căn cứ vào số liệu từ tất cả các tài khoản tổng hợp, ta lấy số liệu ghi lên bảng, mỗi tài khoản được phản ánh trên một dòng: - Nếu SDĐK bên Nợ thì ghi vào cột SDĐK bên Nợ, SDĐK bên Có thì ghi vào cột SDĐK bên Có theo từng tài khoản. - Căn cứ vào tông số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản để ghi vào cột “Số phát sinh trong kỳ” bên Nợ. - Căn cứ vào tông số phát sinh bên Có của từng tài khoản để ghi vào cột “Số phát sinh trong kỳ” bên Có. - Nếu SDCK bên Nợ thì ghi vào cột SDCK bên Nợ, SDCK bên Có thì ghi vào cột SDCK bên Có theo từng tài khoản.  Cách kiểm tra: Đối chiếu giữa tổng SDĐK bên Nợ và tổng SDĐK bên Có (tức tổng (1) và tổng (2)), Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trong kỳ (tức tổng (3) và tổng (4)), Tổng SDCK bên Nợ và bên Có (tức tổng (5) và tông (6)). Nếu có phát sinh chênh lệch thì quá trình ghi chép trên tài khoản có sai sót, phải kiểm tra và sửa sai. Cơ sở cân đối trong việc đối chiếu kiểm tra thông qua bảng này là tính cân đối của số liệu phản ánh trên tài khoản. Đối với số dư đầu kỳ, do tính cân đối của tài sản và nguồn vốn ta suy ra được số dư đầu kỳ bên Nợ của các tài khoản sẽ bằng số dư đầu kỳ bên Có của các tài khoản. Còn đối với số phát sinh trong kỳ, như ta đã biết, ghi kép vào tài khoản phải bảo đảm nguyên tắc: số ghi bên Nợ luôn bằng số ghi bên Có của các tài khoản. Nguyên tắc này dẫn đến tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản phải bằng tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản. Từ số dư đầu kỳ bên Nợ và bên Có của các tài khoản bằng nhau và tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có của tất cả các tài khoản bằng nhau, ta dễ dàng suy ra được số dư cuối kỳ bên Nợ của các tài khoản phải bằng số dư cuối kỳ bên Có của các tài khoản (xem công thức tính số dư cuối kỳ). Hoặc ta cũng có thể lập luận từ tính cân đối của tài sản và nguồn vốn để chứng mính sự bằng nhau của số dư Nợ và Có cuối kỳ tương tự như trường hợp số dư đầu kỳ. Cách đối chiếu kiểm tra này đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, nhưng có hạn chế là phải kiểm tra tất cả, không giới hạn được phạm vi kiểm tra. Mặt khác, qua đối chiếu kiểm tra này có một số trường hợp sai sót không thể phát hiện được, như trường bỏ sót, hoặc ghi trùng bút toán hoặc ghi sai quan hệ đối ứng. Vì những số liệu này tuy bị ghi sai, nhưng số ghi bên Nợ và bên Có vẫn bằng nhau nên không làm phá vỡ tính cân đối như đã trình bày trên. Để minh họa cho việc lập bảng cân đối tài khoản, trở lại ví dụ 3, từ số liệu của các tài khoản, bảng cân đối tài khoản được lập như sau: Bảng cân đối tài khoản Tên tài khoản SDĐK Số phát sinh trong kỳ SDCK Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1. Tiền mặt 3.000 4.000 2.000 5.000 2. TGNH 5.000 5.000 5.500 4.500 3. Phải thu của KH 2.000 0 1.000 1.000 4. Nguyên vật liệu 8.000 1.000 0 9.000 5. TSCĐ hữu hình 20.000 10.000 30.000 6. Vay ngắn hạn 6.000 0 1.000 7.000 7. Phải trả người bán 4.000 2.500 10.000 11.500 8. Phải trả CNV 2.000 2.000 0 0 9. Nguồn vốn kinh doanh 26.000 0 5.000 31.000 Tổng cộng 38.000 38.000 24.500 24.500 49.500 49.500 4.5.2. Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ Mẫu 6 BẢNG ĐỐI CHIẾU KIỂU BÀN CỜ TKghi Có TK ghi Nợ SDĐK bên Nợ Tiền mặt TGNH ... NVKD Cộng SPS Nợ SDCK bên Nợ SDĐK bên Có X22 Tiền mặt TGNH ... NVKD Cộng SPS Có Xn-1,n-1 SDCK bên Có Xn,n  Cách lập bảng: Căn cứ vào số liệu từ tất cả các tài khoản tổng hợp để lập bảng. - Lấy SDĐK của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “SDĐK bên Nơ”, nếu số dư bên Có thì ghi vào dòng “SDĐK bên Có“. - Lấy số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản có quan hệ đối ứng với bên Có của tài khoản khác ghi vào ô là giao điểm giữa tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có. - Số cộng phát sinh bên Nợ của từng tài khoản ghi vào cột “Cộng số phát sinh Nợ”, số cộng phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi vào dòng “Cộng phát sinh Có”. - Lấy SDCK của tất cả các tài khoản liệt kê lên bảng, nếu số dư ở bên Nợ thì ghi vào cột “SDCK bên Nợ”, nếu số dư bên Có thì ghi vào dòng “SDCK bên Có” .  Cách kiểm tra: - Cộng SDĐK bên Nợ, SDĐK bên Có ghi vào ô X2, 2 - Cộng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có ghi vào ô Xn-1, n-1 - Cộng SDCK bên Nợ, SDCK bên Có ghi vào ô Xn, n Nếu số cộng này có sự chênh lệch không bằng nhau từng cặp, chứng tỏ có sai sót trong việc ghi chép trên tài khoản kế toán, cần kiểm tra và sửa sai. Cơ sở cân đối trong việc đối chiếu kiểm tra thông qua bảng này cũng là từ tính cân đối của số liệu phản ánh trên tài khoản. Bảng đối chiếu bàn cờ này ngoài ý nghĩa đối chiếu kiểm tra như trên còn có ý nghĩa trong việc phản ánh quan hệ đối ứng giữa các tài khoản: số tiền ghi Nợ của tài khoản này đối ứng Có với những tài khoản nào, số tiền đối ứng Có của từng tài khoản là bao nhiêu. Qua đó việc đối chiếu còn có thể đi vào từng tài khoản trong quan hệ đối ứng với các tài khoản khác và tăng thêm được thông tin cho quản lý. Cách đối chiếu kiểm tra này có nhược điểm là khó áp dụng với các đơn vị có qui mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản, vì khi lập bảng rất phức tạp, nên chỉ sử dụng bảng này trong những đơn vị có qui mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản. Mặt khác Bảng này cũng có một số trường hợp sai sót không phát hiện được tương tự như đối với Bảng cân đối tài khoản. Trong thực tế từ nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu kiểu bàn cờ này, người ta vận dụng để thiết kế nhiều loại sổ có quan hệ đối chiếu chặt chẽ, phục vụ cho công tác kế toán. Trở lại ví dụ 3, từ thông tin trên các tài khoản, bảng đối chiếu kiểu bàn cờ được lập như sau: BẢNG ĐỐI CHIẾU KIỂU BÀN CỜ 4.5.3 Bảng tổng hợp chi tiết Có hai dạng bảng tổng hợp chi tiết chủ yếu đó là: bảng tổng hợp chi tiết về thanh toán (mẫu7) và bảng tổng hợp chi tiết về hàng tồn kho (theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị - mẫu 8) . Mẫu 7 Bảng tông hợp chi tiết về thanh toán Tài khoản…. S Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số P.S trong kỳ Số dư cuối kỳ TT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Mẫu 8 Bảng tổng hợp chi tiết về hàng tồn kho Tài khoản… S TT Tên đối tượng Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT  Cách lập bảng: Lấy số liệu từ các tài khoản phân tích hoặc sổ chi tiết liệt kê lên bảng. Cụ thể: - Lấy tên các đối tượng được theo dõi chi tiết trên tài khoản phân tích liệt kê vào cột “Tên đối tượng”. - Căn cứ vào số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ bên Nợ, bên Có, số dư cuối kỳ của từng đối tượng trên tài khoản phân tích liệt kê theo dòng vào các cột tương ứng. - Tính số tổng cộng ở từng cột và ghi vào dòng tổng cộng.  Cách kiểm tra: Số liệu ở dòng tổng cộng sẽ được đối chiếu với các số liệu tương ứng ở tài khoản tổng hợp. Nếu có sự chênh lệch chứng tỏ việc ghi chép có sai sót cần kiểm tra lại để sửa sai. Đây chính là sự đối chiếu kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Cơ sở cân đối của số tổng cộng ở Bảng này với số liệu tổng hợp trên tài khoản tổng hợp là quan hệ cân đối về số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết như đã trình bày ở mục 4 của chương này. Để minh họa, trở lại ví dụ 4.4, Bảng tổng hợp chi tiết về hàng tồn kho được lập như sau: Bảng tổng hợp chi tiết về hàng tồn kho Tài khoản 152- nguyên liệu, vật liệu S TT Tên đối tượng ĐVT Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn cuối kì SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 Xi măng 1.000 Kg 4 10 37,5 15 37,5 10 2 Thép 1.000 Kg 5 30 36 10 60 6 3 Sắt 1.000 Kg 8 40 25 10 50 15 Tổng 17 80 98,5 147,5 31 Bảng tông hợp chi tiết về thanh toán Tài khoản 331- Phải trả cho người bán ĐVT: triệu đồng S TT Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số P.S trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Người bán A 40 50 74 64 2 Người bán B 30 40 12 2 Tổng 70 90 86 66 TÓM TẮT CHƯƠNG 4 Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và phản ánh sự hình thành và biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Tài khoản kế toán bao gồm các yếu tố: tên tài khoản, số hiệu tài khoản, số phát sinh tăng, số phát sinh giảm và số dư. Trong quá trình ghi chép vào tài khoản, kế toán căn cứ vào các quan hệ đối ứng kế toán. Có rất nhiều quan hệ đối ứng kế toán, tuy nhiên có thể qui về một trong 4 trường hợp là “tài sản này tăng lên một tài sản khác giảm xuống”, “một nguồn vốn này tăng lên một nguồn vốn khác giảm xuống”, “một tài sản này tăng lên, một nguồn vốn khác tăng lên” và “một tài sản giảm, một nguồn vốn giảm” tương ứng. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ít nhất hai đối tượng kế toán do đó mỗi nghiệp vụ được ghi vào ít nhất hai tài khoản gọi là ghi sổ kép. Ghi kép là ghi vào bên nợ của tài khoản này và ghi vào bên có của tài khoản khác với cùng số tiền. Để cung cấp thông tin cho quản lý, cần thiết phải phản ánh đối tượng kế toán ở các cấp độ chi tiết khác nhau. Phản ánh đối tượng kế toán ở dạng tổng quát gọi là kế toán tổng hợp, phản ánh đối tượng kế toán ở mức độ cụ thể hơn gọi là kế toán chi tiết. Trong kế toán, để đảm bảo tính xác của số liệu ghi chép thì khi ghi sổ kế toán, cần kiểm tra, đối chiếu số liệu. Việc đối chiếu số liệu trên các tài khoản tổng hợp được thực hiện thông qua bảng cân đối tài khoản hoặc bảng đối chiếu kiểu bàn cờ. Đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện thông qua bảng tổng hợp chi tiết. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Thế nào là tài khoản kế toán? Cơ sở thiết kế tài khoản kế toán? 2. Trình bày các quan hệ đối ứng kế toán 3. Thế nào là ghi sổ kép? Định khoản giản đơn, định khoản phức tạp, bút toán? 4. thế nào là tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết? Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết? Trình bày mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết? 5. Trình bày phương pháp lập bảng cân đối tài khoản? Hãy nêu công dụng của bảng cân đối tài khoản? Câu 6: Trình bày phương pháp lập bảng đối chiếu kiểu bàn cờ? Cách kiểm tra số liệu của bảng đối chiếu kiểu bàn cờ? CHƯƠNG 5 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Qua nghiên cứu chương 4, chúng ta thấy rằng để theo dõi sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể, người ta sử dụng tài khoản kế toán. Do tính đa đạng của đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý nên kế toán phải sử dụng rất nhiều tài khoản. Vì thế, việc hiểu và sử dụng đúng đắn các tài khoản kế toán có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, không chỉ góp phần làm tăng độ chính xác của thông tin mà còn giúp cho việc cung cấp đầy đủ thông tin theo các cấp độ khác nhau đáp ứng yêu cầu quản lý. Chương này nhằm giới thiệu về các loại tài khoản khác nhau, qua đó giúp người đọc hiểu được nội dung, công dụng và kết cấu của từng loai tài khoản. Đây còn là cơ sở để các đơn vị lựa chọn và xây dựng các tài khoản kế toán áp dụng cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. 5.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 5.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là toàn bộ các tài khoản được sử dụng trong kế toán, được sắp xếp một cách khoa học, bảo đảm phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán. Ở một số nước, các đơn vị căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để tự xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp và đăng kí sử dụng như ở Mỹ, Anh... Ở một số nước khác, lại có qui định hệ thống tài khoản thống nhất như ở Pháp, Trung Quốc... Ở Việt Nam, hệ thống tài khoản cũng được qui định thống nhất cho các đơn vị, áp dụng chung cho nhiều ngành, nhiều thành phần kinh tế như hệ thống tài khoản cho các doanh nghiệp, hệ thống tài khoản cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, hệ thống tài khoản cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là bộ phận quan trọng nhất trong chế độ kế toán nước ta, nó bao gồm những qui định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu tài khoản và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, mỗi đơn vị sẽ lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán. Tập hợp những tài khoản được vận dụng trong công tác kế toán của doanh nghiệp tạo thành hệ thông tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không được tự ý đặt ra những tài khoản mới ngoài hệ thống tài khoản hoặc sửa đổi nội dung từng tài khoản đã được qui định. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản chi tiết nhằm chi tiết hoá số liệu trên các tài khoản tổng hợp theo các cấp độ khác nhau, phục vụ yêu cầu thông tin cho quản lý. Ở Việt Nam, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức, lãnh đạo tập trung và thống nhất của Nhà nước đối với công tác kế toán ở các đơn vị trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đồng thời cũng thuận lợi đối với các đơn vị, bảo đảm vận dụng chế độ kế toán một cách thống nhất và phù hợp với điều kiện của đơn vị mình. Có thể nêu những ý nghĩa của hệ thống tài khoản như sau: - Đối với Nhà nước: + Lãnh đạo thống nhất công tác kế toán trong toàn quốc. + Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán đối với đơn vị. + Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ kế toán. - Về phía đơn vị: + Với hệ thống tài khoản qui định một cách chặt chẽ và khoa học, các đơn vị tiến hành công tác kế toán sẽ thuận lợi hơn, đúng theo qui định về ghi chép trên tài khoản góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong đơn vị. + Đơn vị có thể xử lý và tổng hợp các thông tin thông qua việc thu nhận thông tin nhanh chóng để ghi chép vào tài khoản, do đó thông tin được cung cấp tốt nhất và kịp thời cho quản lý. + Tạo điều kiện nâng cao tính pháp lý và tính thống nhất của thông tin kế toán. 5.1.2. Cơ sở xây dựng Hệ thống tài khoản kế toán Xuất phát từ những ý nghĩa nêu trên, cần thiết phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán.Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải dựa trên căn cứ khoa học và thực tiễn sau: - Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải trên cơ sở đặc điểm của đối tượng kế toán; đó là tính hai mặt, tính vận động và tính đa dạng. Từ đó, khi xây dựng hệ thống tài khoản phải có những tài khoản phản ánh tài sản, phản ánh nguồn vốn, phản ánh quá trình kinh doanh; đồng thời những tài khoản phản ánh đối tượng kế toán phải vừa ở giác độ tổng hợp vừa ở những giác độ chi tiết khác nhau. -Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quản lý kinh tế nhằm bảo đảm cho hệ thống tài khoản luôn sát với các chế độ, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế. Tùy theo từng thời kỳ, trong hệ thống tài khoản kế toán phải có những tài khoản thích hợp, cung cấp thông tin, đáp ứng được yêu cầu của cơ chế tài chính hiện hành cũng như yêu cầu quản lý kinh tế. - Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải tính đến khả năng phát triển trong tương lai gần về chính sách kinh tế và điều kiện thực hiện. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, cần tính đến hướng có thể bổ sung những tài khoản kế toán mới, đáp ứng yêu cầu thông tin khi chính sách kinh tế thay đổi. Với cách làm này giúp cho hệ thống tài khoản không bị xáo trộn khi cần có những thay đổi bổ sung trong hệ thống tài khoản. 5.2. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Phân loại tài khoản là việc sắp xếp các tài khoản thành từng loại, từng nhóm theo những tiêu thức phân loại nhất định. Phân loại tài khoản giúp cho việc hiểu, vận dụng đúng đắn các tài khoản trong công tác kế toán cũng như việc sử dụng các thông tin trên tài khoản. Để phân loại hệ thống tài khoản, người ta thường dựa vào các căn cứ sau: - Nội dung kinh tế phản ánh trong tài khoản: Mỗi tài khoản phản ánh một nội dung kinh tế khác nhau: phản ánh tài sản, nguồn vốn hay quá trình kinh doanh. - Công dụng và kết cấu của tài khoản: Công dụng của tài khoản là nói đến tài khoản đó được mở ra với mục đích gì, có tác dụng như thế nào trong việc xử lý số liệu cung cấp thông tin cho quản lý. Kết cấu của tài khoản là nói đến cách ghi chép vào tài khoản, bên Nợ ghi nội dung gì, bên Có ghi nội dung gì. Mỗi tài khoản có công dụng và kết cấu khác nhau, điều này xuất phát từ yêu cầu về thông tin cần đáp ứng cho quản lý. -Mức độ phản ánh của tài khoản: Mỗi tài khoản phản ánh đối tượng kế toán ở những mức độ khác nhau. Có tài khoản phản ánh tổng hợp, có tài khoản ánh chi tiết đối tượng kế toán theo những mức độ khác nhau. - Mối quan hệ giữa tài khoản với báo cáo tài chính: với đặc trưng này, ta phân biệt các tài khoản trong mối quan hệ với các báo cáo tài chính. Chẳng hạn, có những tài khoản chỉ quan hệ với bảng cân đối kế toán, trên cơ sở số dư cuối kỳ từ các tài khoản này được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán, như các tài khoản phản ánh tài sản, các tài khoản phản ánh nguồn vốn. Hoặc có những tài khoản chỉ quan hệ với báo cáo kết quả kinh doanh, trên cơ sở số phát sinh ở các tài khoản này được sử dụng để lập báo cáo kết quả kinh doanh, như các tài khoản phản ánh doanh thu, thu nhập, các tài khoản phản ánh chi phí, tài khoản xác định kết quả. Từ những căn cứ trên, tài khoản kế toán được phân loại như sau: 5.2.1. Phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế phản ánh trong tài khoản Theo cách phân loại này, tài khoản được phân thành 3 loại: loại tài khoản phản ánh tài sản, loại tài khoản phản ánh nguồn vốn và loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh. 5.2.1.1 Loại tài khoản phản ánh tài sản Loại tài khoản này phản ánh giá trị của tòan bộ tài sản hiện có ở doanh nghiệp bao gồm hai loại chính là tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. Loại này chia thành hai nhóm lớn: - Nhóm tài khoản phản ánh tài sản ngắn hạn: Dựa vào nhóm tài khoản này ta sẽ biết được giá trị toàn bộ tài sản ngắn hạn mà doanh nghiệp hiện có. Thuộc nhóm này có các tài khoản như TK Tiền mặt, TK Tiền gởi ngân hàng, TK Đầu tư chứng khoán ngắn hạn, TK Phải thu khách hàng, TK Nguyên liệu, vật liệu, TK Công cụ, dụng cụ.. . - Nhóm tài khoản phản ánh tài sản dài hạn: Dựa vào nhóm tài khoản này, có thể biết được giá trị toàn bộ tài sản cố định, các khoản đầu tư dài hạn cũng như các tài sản dài hạn khác của doanh nghiệp như TK Tài sản cố định hữu hình, TK Tài sản cố định vô hình, TK Hao mòn tài sản cố định, TK vốn góp liên doanh, TK đầu tư dài hạn khác... 5.2.1.2 Loại tài khoản phản ánh nguồn vốn Qua loại tài khoản này, ta biết được tài sản của doanh nghiệp được tài trợ từ những nguồn nào. Do tài sản của doanh nghiệp được tài trợ từ hai nguồn chủ yếu nên loại tài khoản này được chia thành hai nhóm: - Nhóm tài khoản phản ánh nợ phải trả, gồm: + Các tài khoản phản ánh nợ ngắn hạn như: TK Vay ngắn hạn, TK Phải trả cho người bán, TK Phải trả công nhân viên, TK Phải trả, phải nộp khác... + Các tài khoản phản ánh nợ dài hạn, như: TK Vay dài hạn, TK Nợ dài hạn... - Nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu, gồm: + Các tài khoản phản ánh nguồn vốn kinh doanh như TK Nguồn vốn kinh doanh... + Các tài khoản phản ánh nguồn vốn chuyên dùng như: TK Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, TK Quỹ khen thưởng, phúc lợi... 5.2.1.3 Loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh Qua loại tài khoản này, kế toán sẽ phản ánh được toàn bộ doanh thu, thu nhập và chi phí thuộc các hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác; từ đó xác định được kết quả hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp. Loại tài khoản này được chia thành 3 nhóm: - Nhóm tài khoản phản ánh chi phí, bao gồm: + Các tài khoản phản ánh chi phí hoạt động kinh doanh, như: TK Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK Chi phí nhân công trực tiếp, TK Chi phí sản xuất chung, TK Chi phí bán hàng, TK Chi phí quản lý doanh nghiệp, TK Chi phí tài chính... + Tài khoản phản ánh chi phí hoạt động khác, như: TK Chi phí hoạt động khác. - Nhóm tài khoản phản ánh doanh thu và thu nhập, bao gồm: + Các tài khoản phản ánh doanh thu, như: TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK doanh thu hoạt động tài chính, TK Chiết khấu thương mại, TK Hàng bán bị trả lại... +Tài khoản phản ánh thu nhập như: TK Thu nhập khác. - Nhóm tài khoản phản ánh kết quả: có TK Xác định kết quả kinh doanh. Việc phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế phản ánh trên tài khoản giúp cho việc nhận thức đúng đắn nội dung kinh tế của các đối tượng kế toán được phản ánh trong từng tài khoản và là căn cứ để mỗi doanh nghiệp lựa chọn tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. 5.2.2. Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu Theo cách phân loại này, trước hết người ta căn cứ vào công dụng để chia tài khoản thành những loại có công dụng giống nhau. Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu giúp cho việc nhận biết công dụng và kết cấu của từng tài khoản, tạo điều kiện cho việc sử dụng và ghi chép vào tài khoản cũng như việc sử dụng thông tin trên tài khoản được đúng đắn. Theo cách phân loại này, hệ thống tài khoản được chia thành 3 loại: 5.2.2.1 Loại tài khoản cơ bản Loại tài khoản này có công dụng phản ánh tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn. Loại này chia thành 3 nhóm: - Nhóm tài khoản có số dư Nợ: gồm các tài khoản phản ánh tình hình tài sản mà số liệu phản ánh trên các tài khoản này có thể đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản trong kỳ, phục vụ cho việc quản lý tài sản. Kết cấu các tài khoản nhóm này: Nợ Nhóm TK có số dư Nợ Có SDĐK: Giá trị tài sản đầu kỳ SPS tăng: Giá trị tài sản tăng trong kỳ SDCK: Giá trị tài sản cuối kỳ SPS giảm: Giá trị tài sản giảm trong kỳ Thuộc nhóm này có các tài khoản như: TK Tiền mặt, TK Tiền gởi ngân hàng, TK Nguyên liệu, vật liệu, TK Hàng hóa, TK Tài sản cố định hữu hình... - Nhóm tài khoản có số dư Có: gồm các tài khoản phản ánh nguồn vốn gồm vốn góp và nợ tín dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, như: TK Nguồn vốn kinh doanh, TK Quỹ đầu tư phát triển, TK Quỹ dự phòng tài chính, TK Vay dài hạn, TK Vay ngắn hạn... Kết cấu các tài khoản nhóm này: Nợ Nhóm tài khoản có số dư Có Có SPS giảm: Nguồn vốn giảm trong kỳ SDĐK: Nguồn vốn hiện có đầu kỳ. SPS tăng: Nguồn vốn tăng trong kỳ SDCK: Nguồn vốn hiện có cuối kỳ - Nhóm tài khoản có số dư Nợ - Có: gồm các tài khoản này phản ánh công nợ trong thanh toán. Thuộc nhóm này gồm có: + Các tài khoản phản ánh các khoản phải thu: Các tài khoản này thường có số dư Nợ, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt có thể có số dư Có, như: TK Phải thu của khách hàng, TK Phải thu khác.. . Về kết cấu: (điển hình là TK phải thu của khách hàng) Nợ TK Phải thu của khách hàng Có SDĐK: Số còn phải thu khách hàng vào đầu kỳ SPS: - Số phải thu khách hàng tăng trong kỳ -Trị giá sản phẩm, hàng hóa...giao cho khách hàng về số tiền đặt trước. SDCK: Số còn phải thu khách hàng cuối kỳ SDĐK: Số tiền khách hàng ứng trước còn ở đầu kỳ SPS: - Số phải thu khách hàng giảm trong kỳ (khách hàng trả tiền) -Tiền đặt trước của khách hàng tăng lên trong kỳ SDCK: Số tiền khách hàng ứng trước còn ở cuối kỳ + Các tài khoản phản ánh các khoản phải trả: Các tài khoản này thường có số dư Có, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt có thể có số dư Nợ như: TK Phải trả cho người bán, TK Phải trả, phải nộp khác.. . Về kết cấu: (điển hình làTK Phải trả cho người bán) Nợ TK Phải trả cho người bán Có SDĐK: Số tiền ứng trước cho người bán còn ở đầu kỳ SPS: - Số phải trả người bán giảm trong kỳ. (đã trả) - Ứng trước tiền mua hàng cho người bán SDCK: Số tiền ứng trước người bán còn ở cuối kỳ SDĐK: Số còn phải trả người bán đầu kỳ SPS: - Số phải trả người bán tăng trong kỳ. - Giá trị vật tư, hàng hóa.. . người bán cung cấp về số tiền đã ứng trước. SDCK: Số còn phải trả người bán cuối kỳ 5.2.2.2. Loại tài khoản điều chỉnh Công dụng của loại tài khoản này là giúp cho việc tính lại số liệu ghi chép ở tài khoản mà nó điều chỉnh để xác định các chỉ tiêu xác thực về đối tượng kế toán ở thời điểm tính toán theo yêu cầu quản lý. Loại tài khoản này được chia thành các nhóm: - Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng: là tài khoản mà số liệu phản ánh trên nó được dùng điều chỉnh bổ sung tăng cho số liệu phản ánh trên tài khoản cần điều chỉnh để cung cấp số liệu thực về tài sản, về nguồn vốn. Về kết cấu, tài khoản điều chỉnh tăng bao giờ cũng có cùng kết cấu với các tài khoản mà nó điều chỉnh. - Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm: là tài khoản có công dụng điều chỉnh giảm số liệu phản ánh trên tài khoản cần điều chỉnh để cung cấp số liệu thực về tài sản, nguồn vốn. Về kết cấu, các tài khoản điều chỉnh giảm bao giờ cũng có kết cấu ngược với kết cấu của tài khoản mà nó điều chỉnh.Thuộc nhóm này có: + TK Hao mòn TSCĐ (chi tiết TK Hao mòn TSCĐ hữu hình, TK Hao mòn TSCĐ vô hình,...): là tài khoản điều chỉnh giảm cho TK TSCĐ hữu hình, TK TSCĐ vô hình... Với TK TSCĐ hữu hình có kết cấu: Nợ TK TSCĐ hữu hình Có SDĐK: Nguyên giá TSCĐ hữu hình đầu kỳ SPS: Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng trong kỳ SDĐK: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có cuối kỳ SPS: Nguyên giá TSCĐ hữu hình giảm trong kỳ TK Hao mòn TSCCĐ hữu hình có kết cấu ngược lại với TK TSCĐ hữu hình như sau: Nợ TK Hao mòn TSCĐ hữu hình Có SPS: Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình giảm trong kỳ SDĐK: Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình có đầu kỳ SPS: Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình tăng trong kỳ SDCK: Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình cuối kỳ Thông qua số liệu ghi chép trên 2 tài khoản này ta có thể tính được giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình. GTCL của TSCĐ hữu hình = NG TSCĐ hữu hình - Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình + Các tài khoản dự phòng, như: TK Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, TK Dự phòng phải thu khó đòi, TK Dự phòng giảm giá hàng tồn kho... là các tài khoản điều chỉnh giảm cho các tài khoản muốn lập dự phòng. Chẳng hạn, với các tài khoản phản ánh hàng tồn kho có kết cấu: Nợ Các tài khoản phản ánh hàng tồn kho Có SDĐK: Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ. SPS: Giá trị hàng tồn kho tăng trong kỳ SDCK: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ SPS: Giá trị hàng tồn kho giảm trong kỳ TK dự phòng giảm giá hàng tồn kho là tài khoản điều chỉnh giảm cho các tài khoản phản ánh hàng tồn kho, có kết cấu ngược lại như sau: Nợ TK Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có - SPS: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoàn nhập SDĐK: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đầu kỳ SPS:- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập SDCK: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ Thông qua số liệu ghi chép trên các tài khoản này, ta điều chỉnh tính được giá trị thuần của hàng tồn kho như sau: + Các tài khoản giảm trừ doanh thu, như TK Chiết khấu thương mại, TK Giảm giá hàng bán, TK Hàng bán bị trả lại là tài khoản điều chỉnh giảm cho TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Thông qua số liệu trên các tài khoản giảm trừ này, chúng ta có thể xác định doanh thu thực đối với doanh nghiệp (thường gọi là doanh thu thuần) theo công thức: Do đó, các TK chiết khấu thương mại, TK Giảm giá hàng bán, TK Hàng bán bị trả lại có kết cấu ngược với kết cấu TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Từ hai nhóm tài khoản điều chỉnh trên có thể hình thành một nhóm tài khoản điều chỉnh tăng, giảm để phản ánh số thực tế về tài sản, nguồn vốn trong trường hợp số phản ánh trên tài khoản có khi nhỏ hơn, có khi lớn hơn số thực về tài sản, nguồn vốn. Thuộc nhóm này có TK Chênh lệch đánh giá lại tài sản, TK Chênh lệch tỷ giá hối đoái. Kết cấu của các tài khoản nhóm này là kết hợp kết cấu của hai nhóm tài khoản tài khoản điều chỉnh tăng và kết cấu nhóm tài khoản điều chỉnh giảm. 5.2.2.3. Loại tài khoản nghiệp vụ Tài khoản nghiệp vụ là loại tài khoản có công dụng tập hợp số liệu cần thiết để xử lý số liệu theo yêu cầu quản lý. Căn cứ vào công dụng cụ thể và kết cấu, loại tài khoản này được chia thành các nhóm sau: - Nhóm tài khoản tập hợp-phân phối chi phí: nhóm tài khoản này dùng để tập hợp chi phí rồi kết chuyển hoặc phân bổ cho các đối tượng sử dụng có liên quan. Nhóm tài khoản này gồm các tài khoản như TK Chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, TK Chi phí nhân công trực tiếp, TK Chi phí sản xuất chung, TK Chi phí bán hàng, TK Chi phí quản lý doanh nghiệp... Kết cấu: Nợ Các tài khoản tập hợp kết chuyển Có - Tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ -Kết chuyển chi phí cho các đối tượng Các chi phí phát sinh tập hợp được, cuối kỳ kết chuyển hoặc phân bổ hết nên các tài khoản này không có số dư cuối kỳ. - Nhóm tài khoản tính giá thành: Công dụng của nhóm tài khoản này là tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành như TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, TK Giá thành sản xuất, TK Xây dựng cơ bản dở dang. Tiêu biểu cho nhóm tài khoản này là TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, kết cấu của tài khoản này như sau: Nợ TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có SDĐK: Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ SPS: Tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ SDCK: Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ SPS: Giá thành của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành - Nhóm tài khoản theo dõi và kết chuyển doanh thu, thu nhập: Nhóm tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu, thu nhập; xác định và kết chuyển doanh thu, thu nhập thuần của doanh nghiệp. Thuộc nhóm này gồm những tài khoản: TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK doanh thu hoạt động tài chính, TK Thu nhập khác. Kết cấu chung của nhóm tài khoản này như sau: Nợ Nhóm TK Doanh thu, thu nhập Có - Các khoản giảm trừ doanh thu, thu nhập. - Kết chuyển doanh thu, thu nhập thuần. -Doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính, hoạt động khác. - Nhóm tài khoản so sánh: Nhóm tài khoản này dùng để xác định các chỉ tiêu cần thiết về hoạt động kinh doanh bằng cách so sánh giữa bên Nợ và bên Có của tài khoản.Thuộc nhóm này có TK Xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu: Nợ TK Xác định kết quả kinh doanh Có - Kết chuyển chi phí dùng để xác định kết quả kinh doanh Cộng phát sinh Nợ -Kết chuyển lãi (Nếu “cộng phát sinh Nợ” nhỏ hơn “cộng phát sinh Có)” - Kết chuyên doanh thu và thu nhập thuần Cộng phát sinh Có - Kết chuyển lỗ (Nếu “cộng phát sinh Nợ” lớn hơn “cộng phát sinh Có)” 5.2.3. Phân loại tài khoản theo mức độ phản ánh đối tượng kế toán trên tài khoản Theo cách phân loại này, tài khoản được chia thành 2 loại: tài khoản tổng hợp (hay tài khoản cấp 1) và tài khoản chi tiết (hay còn gọi là tài khoản phân tích hoặc tài khoản cấp 2,3...). Hai loại tài khoản này đã được trình bày trong chương 4. Phân loại tài khoản theo mức độ phản ánh đối tượng kế toán trên tài khoản giúp cho việc xây dựng, lựa chọn các tài khoản phân tích nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý. 5.2.4. Phân loại tài khoản theo mối quan hê với báo cáo tài chính Theo cách phân loại này, tài khoản được chia thành các loại sau: - Loại tài khoản sử dụng lập Bảng cân đối kế toán: loại tài khoản này gồm 2 nhóm là tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng. + Nhóm tài khoản trong bảng gồm các tài khoản có số dư cuối kỳ bên Nợ hoặc bên Có, phản ánh toàn bộ giá trị tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Các tài khoản này còn được chia thành: • Các tài khoản phản ánh tài sản: Bao gồm các tài khoản phán ánh tài sản ngắn hạn, như TK Tiền mặt, TK Tiền gửi ngân hàng, TK Nguyên liệu, vật liệu, TK Đầu tư chứng khoán ngắn hạn, TK Phải thu của khách hàng; và các tài khoản phản ánh tài sản dài hạn, như TK Tài sản cố định hữu hình, TK Tài sản cố định vô hình, TK Xây dựng cơ bản dở dang... • Các tài khoản phản ánh nguồn vốn: Bao gồm các tài khoản phản ánh nợ phải trả như: TK Vay ngắn hạn, TK Vay dài hạn, TK Nợ dài hạn đến hạn trả, TK Phải trả cho người bán...; và các tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu như: TK Nguồn vốn kinh doanh, TK Quỹ đầu tư phát triển, TK Quỹ dự phòng tài chính, TK Quỹ khen thưởng, phúc lợi, TK Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản... Trên đây là những tài khoản chính yếu trong việc lập Bảng cân đối kế toán. Vì khi lập bảng cân đối kế toán số dư cuối kỳ của những tài khoản này thể hiện trong bảng cân đối kế toán. Những tài khoản này được gọi là những tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán. Ghi chép vào những tài khoản này phải thực hiện ghi kép như đã trình bày ở chương 4. + Nhóm tài khoản ngoài bảng: là các tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán không thuộc sở hữu hoặc quản lý sử dụng lâu dài của doanh nghiệp, hoặc phản ánh bổ sung các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. Số liệu từ các tài khoản này được sử dụng để tính các chỉ tiêu ở phần ngoài Bảng cân đối kế toán (vì vậy gọi là những tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán). Ghi chép vào các tài khoản này chỉ thực hiện ghi đơn (không thể hiện quan hệ đối ứng) và số dư chỉ thể hiện bên Nợ. Thuộc các tài khoản này có TK Tài sản thuê ngoài, TK Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công, TK Ngoại tệ các loại, TK Nguồn vốn khấu hao... - Loại tài khoản sử dụng lập báo cáo kết quả kinh doanh: Thuộc loại này gồm các tài khoản không có số dư, phản ánh quá trình và kết quả kinh doanh như doanh thu, thu nhập, chi phí và kết quả. Ghi chép vào những tài khoản này cũng thực hiện ghi kép như đã trình bày ở chương 4. Số liệu từ các tài khoản này được sử dụng tính toán các chỉ tiêu để lập báo cáo kết quả kinh doanh như: TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK Giá vốn hàng bán, TK Chi phí bán hàng, TK doanh thu hoạt động tài chính, TK Chi phí hoạt động tài chính, TK Xác định kết quả kinh doanh... - Loại tài khoản sử dụng lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ: thuộc loại này gồm các tài khoản phản ánh các dòng tiền vào và dòng tiền ra của đơn vị phục vụ cho việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 5.3. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN THỐNG NHẤT HIỆN HÀNH 5.3.1. Tổng quan về Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành được ban hành theo Quyết định 1141TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và có một số sửa đổi theo Thông tư phù hợp với các chuẩn mực kế toán mới ban hành. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất gồm 9 loại, từ loại 1 đến loại 9 và được sắp xếp theo thứ tự như sau: Loại 1: Tài sản lưu động Loại 2: Tài sản cố định Loại 3: Nợ phải trả Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu Loại 5: Doanh thu Loại 6: Chi phí Loại 7: Thu nhập hoạt động khác Loại 8: Chi phí hoạt động khác Loại 9: Xác định kết quả Ngoài ra, còn có 7 tài khoản ngoài bảng ngoài bảng cân đối kế toán (loại 0) - Về tên gọi tài khoản: mỗi tài khoản có một tên gọi phản ánh nội dung kinh tế của đối tượng kế toán mà tài khoản đó phản ánh. -Về số hiệu tài khoản: với hệ thống tài khoản kế toán hiện hành, mỗi tài khoản cấp 1 được ký hiệu bằng 3 chữ số: + Chữ số thứ nhất phản ánh loại tài khoản + Chữ số thứ hai phản ánh nhóm tài khoản trong loại + Chữ số thứ ba: phản ánh chi tiết các đối tượng trong nhóm. Ví dụ: Tài khoản 112 - Tiền gởi ngân hàng Chữ số thứ nhất phản ánh loại tài khoản là loại 1: Tài sản lưu động Chữ số thứ hai phản ánh nhóm tài khoản là nhóm vốn bằng tiền Chữ số thứ ba phản ánh đối tượng chi tiết trong nhóm là Tiền gửi ngân hàng Tài khoản cấp 2: gồm 4 chữ số, 3 chữ số đầu là kí hiệu của tài khoản cấp 1 và chữ số thứ 4 phản ánh chi tiết đối tưng đã được phản ánh trong tài khoản cấp 1. Ví dụ: Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam (là chi tiết Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam) Tài khoản 1122 - Ngoại tệ (là chi tiết Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ) Tài khoản 1123 - Vàng bạc, đá quí (là chi tiết Tiền gửi ngân hàng bằng vàng bạc, đá quí) Để thuận tiện cho việc sử dụng, số hiệu của tài khoản có một số điểm đặc biệt như: Các con số tận cùng trong các tài khoản là số 8 chỉ các nội dung khác của từng nhóm, từng tài khoản. Ví dụ: -Tài khoản 138 - Phải thu khác - Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác -Tài khoản 2118 - TSCĐ hữu hình khác Con số 9 tận cùng của các tài khoản dùng để chỉ các tài khoản dự phòng. Ví dụ - Tài khoản 129 - Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn - Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi - Tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho... 5.3.2. Danh mục tài khoản kế toán thống nhất hiện hành (Theo Quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/ 11/1995, có sửa đổi theo Thông tư 10/CĐKT, Thông tư 100/1998/TT-BTC, Thông tư 89/2002/TT-BTC, Thông tư 82/2003/TT-BTC, Thông tư 105/2003/TT-BTC, Thông tư 23/2005/TT-BTC)  Số hiệu TK TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ Cấp 1 Cấp 2 LOẠI 1: TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu 128 Đầu tư ngắn hạn khác 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo đối tượng 133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc Chỉ dùng ở đơn vị cấp trên 1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 139 Dự phòng phải thu khó đòi 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 142 Chi phí trả trước 1421 Chi phí trả trước 1422 Chi phí chờ kết chuyển DN có chu kỳ kinh doanh dài 144 Cầm cố, kí cược kí quĩ ngắn hạn 151 Hàng mua đang đi đường 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu quản lý 153 Công cụ, dụng cụ 1531 Công cụ, dụng cụ 1532 Bao bì luân chuyển 1533 Đồ dùng cho thuê 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 155 Thành phẩm 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 1567 Hàng hóa bất động sản 157 Hàng gửi đi bán 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 161 Chi sự nghiệp 1611 Chi sự nghiệp năm trước 1612 Chi sự nghiệp năm nay LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 211 Tài sản cố định hữu hình 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 2113 Máy móc, thiết bị 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2116 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 212 Tài sản cố định thuê tài chính 213 Tài sản cố định vô hình 2131 Quyền sử dụng đất 2132 Quyền phát hành 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 2134 Nhãn hiệu hàng hoá 2135 Phần mềm máy vi tính 2136 Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 2138 Tài sản cố định vô hình khác 214 Hao mòn tài sản cố định 2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình 2142 Hao mòn tài sản cố định thuê tài chính 2143 Hao mòn tài sản cố định vô hình 2147 Hao mòn bất động sản đầu tư 217 Bất động sản đầu tư 221 Đầu tư vào công ti con 2211 Đầu tư cổ phiếu 2212 Đầu tư khác 222 Vốn góp liên doanh 223 Đầu tư vào công ti liên kết 228 Đầu tư dài hạn khác 2281 Cổ phiếu 2282 Trái phiếu 2283 Đầu tư dài hạn khác 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm tài sản cố định 2412 Xây dựng cơ bản dở dang 2413 Sửa chữa tài sản cố định 242 Chi phí trả trước dài hạn 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn LOẠI 3: NỢ PHẢI TRẢ 311 Vay ngắn hạn 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thu trên vốn 3336 Thuế tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 3353 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 Phải trả nội bộ 337 Thanh toán theo tiến độ KH hợp đồng xây dựng 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 342 Nợ dài hạn 343 Trái phiếu phát hành 3431 Mệnh giá trái phiếu 3432 Chiết khấu trái phiếu 3433 Phụ trội trái phiếu 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn LOẠI 4: NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 411 Nguồn vốn kinh doanh 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 4131 CLTGHĐ đánh giá lại cuối năm tài chính 4132 CLTGHĐ trong giai đoạn đầu tư XDCB 4133 CLTGHĐ từ chuyển đổi báo cáo tài chính 414 Quỹ đầu tư phát triển 4141 Quỹ đầu tư phát triển 4142 Quỹ nghiên cứu khoa học và đào tạo 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lãi năm trước 4212 Lãi năm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 451 Quỹ quản lý cấp trên Dùng cho các Tổng công ty, 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp tập đoàn, cơ quan, liên hiệp 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ LOẠI 5 DOANH THU 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Chi tiết theo yêu cầu quản lý 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư 515 Doanh thu hoạt động tài chính 512 Doanh thu nội bộ Dùng ở các đơn vị thành viên 5121 Doanh thu bán hàng hóa 5122 Doanh thu bán sản phẩm 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ 521 Chiết khấu thương mại 5211 Chiết khấu hàng hóa 5212 Chiết khấu thành phẩm 5213 Chiết khấu dịch vụ 531 Hàng bán bị trả lại 532 Giảm giá hàng bán LOẠI 6 CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 611 Mua hàng Ap dụng cho PP KKĐK 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu 6112 Mua hàng hóa 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 622 Chi phí nhân công trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 631 Giá thành sản xuất Ap dụng cho PP KKĐK 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác LOẠI 7 THU NHẬP KHÁC 711 Thu nhập khác LOẠI 8 CHI PHÍ KHÁC 811 Chi phí khác LOẠI 9 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 Xác định kết quả kinh doanh LOẠI 0 TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 001 Tài sản thuê ngoài 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công Chi tiết theo yêu cầu quản lý 003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi 004 Nợ khó đòi đã xử lý 007 Ngoại tệ các loại 008 Hạn mức kinh phí 0081 Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Trung ương 0082 Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách địa phương 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản TÓM TẮT CHƯƠNG 5 Hệ thống tài khoản kế toán là toàn bộ các tài khoản được sử dụng trong kế toán, được sắp xếp một cách khoa học, đảm bảo phản ánh đầy đủ đối tượng kế toán. Phân loại tài khoản kế toán là việc phân chia tài khoản ra thanh từng loại nhóm khác nhau theo một tiêu thức nhất định. Phân loại tài khoản kế toán nhằm giúp cho việc hiểu, sử dụng đúng đắn các tài khoản trong kế toán. Tài khoản kế toán có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau phục vụ cho các mục đích khác nhau. Theo nội dung kinh tế, tài khoản được chia thành 3 loại: tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nguồn vốn và tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh. Cách phân loại này giúp cho việc phản ánh đúng đắn các đối tượng kế toán. Theo công dụng và kết cấu, tài khoản kế toán được chia thành 3 loại: tài khoản cơ bản, tài khoản điều chỉnh và tài khoản nghiệp vụ. Cách phân loại này cho biết chức năng của từng loại tài khoản, giúp cho việc sử dụng đúng các tài khoản trong công tác kế toán. Theo mức độ chi tiết đối tượng kế toán, tài khoản kế toán được chia thành tài khoản tổng hợp (cấp 1) và tài khoản chi tiết (cấp 2, cấp 3...) Cách phân loại này nhằm giúp cho việc xây dựng các tài khoản phản ánh đối tượng kế toán ở các cấp độ khác nhau, đáp ứng yêu cầu thông tin về từng đối tượng kế toán cụ thể. Theo mối quan hệ với báo cáo tài chính, tài khoản được chia thành 3 loại: loại tài khoản sử dụng lập bảng cân đối kế toán, loại tài khoản sử dụng lập báo cáo kết quả kinh doanh và loại tài khoản sử dụng lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Cách phân loại này là cơ sở cung cấp số cho việc lập báo cáo tài chính. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Hệ thống tài khoản kế toán là gì? Trình bày cơ sở để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán? 2. Theo nội dung kinh tế, tài khoản kế toán được chia thành những loại nào? Cho ví dụ của từng loại tài khoản? 3. Công dụng và kết cấu của tài khoản là gì? Theo công dụng và kết cấu, tài khoản được chia thành những loại nào? Cho ví dụ minh họa? 4. Trình bày kết cấu của từng nhóm tài khoản thuộc loại tài khoản cơ bản? 5. Trình bày công dụng và kết cấu của tài khoản điều chỉnh? 6. Khi phân loại tài khoản theo mối quan hệ với báo cáo tài chính, tài khoản được chia thành những loại nào? CHƯƠNG 6 - ĐO LƯỜNG ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN Nhà quản lý doanh nghiệp thường quan tâm mỗi loại tài sản của đơn vị có giá trị bao nhiêu? Nghĩa vụ phải trả cho các chủ nợ là bao nhiêu? Doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một kỳ như thế nào? Hàng loạt câu hỏi liên quan đến tài sản và sự vận động của tài sản không chỉ là mối quan tâm của nhà quản lý doanh nghiêp mà còn là của những ai sử dụng thông tin kế toán. Đo lường đối tượng kế toán là phương pháp nhằm giải quyết những vấn đề trên trong qui trình xử lý thông tin kế toán. Qua chương này, người học hiểu được các loại giá có thể sử dụng trong đo lường kế toán, các nguyên tắc chung khi đo lường tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; cũng như doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận cũng được vận dụng để giải thích các trường hợp đo lường trong thực tế công tác kế toán. 6.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ VAI TRÒ CỦA ĐO LƯỜNG ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN Như đã đề cập ở chương 2, kế toán nghiên cứu tài sản, nguồn vốn và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Tuy nhiên, tài sản trong mỗi doanh nghiệp tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, có thể là tiền, vật liệu, hàng hóa, nhà xưởng, máy móc thiết bị... Để ghi nhận hình thành và vận động của từng tài sản trên, có thể sử dụng thước đo hiện vật (kg, cái, m2...) hay thước đo giá trị. Thước đo hiện vật có thể giúp đơn vị theo dõi số lượng hiện có và tình hình biến động của từng loại tài sản nhưng không thể thông tin một cách tổng quát về qui mô toàn bộ tài sản của đơn vị. Ngoài ra, tài sản của doanh nghiệp không ngừng biến đổi về mặt hình thái vật chất cũng như về mặt giá trị trong quá trình kinh doanh. Đó là quá trình doanh nghiệp sử dụng các tài nguyên của mình để tối đa hóa giá trị doanh nghiệp. Quá trình đó luôn phát sinh các giao dịch kinh tế giữa doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân thông qua trao đổi, mua bán, vay mượn…Trong nền kinh tế hàng hóa, các quan hệ kinh tế này đều phản ánh qua giá cả, thể hiện dưới hình thái tiền tệ. Sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh tài sản cũng như sự vận động của tài sản là yêu cầu khách quan trong quá trình xử lý thông tin kế toán. Như vậy, đo lường đối tượng kế toán là phương pháp sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán. Phương pháp này có vai trò rất lớn không chỉ trong công tác kế toán và còn trong công tác quản lý. Trên phương diện kế toán, việc đo lường các đối tượng kế toán là cơ sở để kế toán ghi nhận tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và lợi nhuận của đơn vị. Cùng với chứng từ kế toán, thông tin từ việc đo lường là cơ sở để ghi kép vào các tài khoản kế toán, qua đó có thể tổng hợp tình hình toàn bộ tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động của đơn vị. Trên phương diện quản lý, thông tin từ đo lường kế toán giúp nhà quản lý đơn vị kiểm tra, giám sát tình trạng và sự vận động của tài sản, nguồn vốn trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Đối với người ngoài đơn vị, thông tin từ đo lường là cơ sở để đánh giá tình hình tài chính của mỗi tổ chức qua một kỳ kinh doanh. 6.2. YÊU CẦU CỦA ĐO LƯỜNG ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN 6.2.1. Tính tin cậy của đo lường Khả năng đo lường một cách tin cậy là điều kiện cần để kế toán ghi nhận tài sản, nợ phải trả, doanh thu và chi phí trong quá trình xử lý thông tin kế toán. Có thể xem xét một vài trường hợp về tính tin cậy của đo lường kế toán như sau: Trường hợp 1. Một doanh nghiệp mua một loại hàng hóa để bán lại nhằm kiếm lời. Doanh nghiệp đã nhận hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp, trên đó có đầy đủ những thông tin về số lượng hàng mua và giá cả hàng hóa. Trong trường hợp này, Hóa đơn mua hàng là bằng chứng xác đáng về nghiệp vụ mua hàng đã xảy ra và doanh nghiệp có quyền sở hữu về hàng hóa đó. Thông tin về giá cả trên Hóa đơn là cơ sở khách quan để kế toán bên mua xác định giá trị hàng hóa mua vào là bao nhiêu. Trường hợp 2. Nguồn nhân lực được các nhà quản trị xem là nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán thường không ghi nhận nguồn nhân lực là tài sản vì khả năng xác định giá trị của người lao động rất khó. Tương tự, nhiều tài sản vô hình như: uy tín, thương hiệu không được ghi nhận là tài sản trên phương diện kế toán vì những tài sản vô hình này được hình thành qua quá trình kinh doanh nhưng không thể xác định giá trị một cách tinh cậy. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đó được sáp nhập hay mua lại và người mua định giá được những tài sản này thì thương hiệu hay uy tín lại được xem là tài sản. Như vậy, tính tin cậy của đo lường được hiểu là kế toán có những bằng chứng xác đáng, khách quan, trung thực và có thể kiểm tra được về những sự kiện kinh tế đã xảy ra. Trong thực tế, tính tin cậy trong đo lường thể hiện phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ chứng minh sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Đối với những tài sản là hiện vật phải có hệ thống cân đong đo đếm chuẩn xác liên quan đến hình thành tài sản. 6.2.2. Ước tính kế toán hợp lý Ước tính kế toán là một quá trình xét đoán dựa trên những thông tin tin cậy nhất và mới nhất tại thời điểm ước tính. Vấn đề ước tính kế toán được đặt ra vì việc xác định giá trị của một số đối tượng của kế toán trong nhiều trường hợp không thể thực hiện được do thiếu những bằng chứng đáng tin cậy. Chẳng hạn, máy móc thiết bị tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của những tài sản này giảm dần trong quá trình sử dụng. Việc xác định giá trị hao mòn của máy móc thiết bị là cơ sở để xác định chi phí kinh doanh trong kỳ kế toán. Đây là một thực tế khách quan, nhưng kế toán không thể xác định chính xác được phần giá trị hao mòn của tài sản. Trong trường hợp này, yêu cầu về ước tính kế toán được xem xét để phân bổ giá trị máy móc thiết bị một cách hợp lý. Có thể đưa ra một số trường hợp điển hình về ước tính kế toán khi đo lường đối tượng kế toán như sau: • Ước tính thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ nhằm phân bổ có hệ thống giá trị TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong từng thời kỳ. Việc phân bổ này thể hiện qua công tác trích khấu hao TSCĐ ở các doanh nghiệp. • Ước tính về thuế thu nhập phải nộp từng quý. Công việc này xuất phát từ yêu cầu thực tiễn quản lý nguồn thu của ngân sách nhà nước. Do khoản thuế thu nhập chỉ được xác định chính xác vào cuối năm tài chính nên nếu việc nộp thuế xảy ra sau khi xác định thuế thu nhập phải nộp thì ngân sách nhà nước dễ bị mất cân đối thu chi. Do vậy, các doanh nghiệp phải dự toán lợi nhuận hàng năm để ước tính thuế phải nộp từng quý. • Ước tính về chi phí bảo hành sẽ phát sinh khi sản phẩm đã tiêu thụ. Việc ước tính này nhằm làm rõ nghĩa vụ của doanh nghiệp với khách hàng về bảo hành sản phẩm được đề cập trong hợp đồng bán hàng. • Ước tính các khoản nợ phải thu không thu được từ khách hàng để lập dự phòng theo nguyên tắc thận trọng đối với các khoản nợ phải thu khách hàng. Sử dụng ước tính kế toán là một phần không thể thiếu trong thực tiễn công tác kế toán. Ước tính kế toán thực chất đã cung cấp cho người sử dụng những thông tin có tính trọng yếu về tình hình tài chính của doanh nghiệp, qua đó người sử dụng có cở sở dự đoán hợp lý hơn khi ra quyết định. 6.2.3. Tính thống nhất Mỗi một đối tượng kế toán được đo lường không phải chỉ sử dụng một phương pháp duy nhất mà có thể một số phương pháp. Ví dụ: việc trích khấu hao TSCĐ vừa đề cập ở trên có thể thực hiện với mức trích đều nhau qua các năm (còn gọi khấu hao đường thẳng) hoặc mức trích giảm dần (còn gọi khấu hao nhanh). Lựa chọn cách trích khấu hao như thế nào liên quan đến mục tiêu của nhà quản trị trong việc thu hồi vốn, đổi mới công nghệ. Việc chuẩn mực kế toán đưa ra một số các phương pháp đo lường cho một đối tượng kế toán nào đó là nhằm bảo đảm kế toán được ứng dụng phù hợp với đặc điểm của từng loại đối tượng, khả năng và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Trong trường hợp này, tính thống nhất được đặt ra. Trong một đơn vị, tính thống nhất được hiểu là sự nhất quán về phương pháp đo lường giữa các kỳ kế toán. Yêu cầu về tính thống nhất ở đây không chỉ trong một đơn vị mà còn thống nhất về nguyên tắc trong các tổ chức ở mỗi quốc gia. Yêu cầu về tính thống nhất trong đo lường đối tượng kế toán nhằm bảo đảm thông tin kế toán có tính so sánh cho người sử dụng. Cũng vì yêu cầu này mà việc đo lường thường tuân thủ theo những nguyên tắc kế toán nhất định, thể hiện qua các chuẩn mực kế toán ở mỗi nước. 6.3. CÁC LOẠI GIÁ SỬ DỤNG TRONG ĐO LƯỜNG KẾ TOÁN Bản chất của đo lường kế toán liên quan đến việc sử dụng thước đo giá trị. Do vậy, nghiên cứu các loại giá trong đo lường là rất cần thiết để vận dụng một loại giá phù hợp trong từng trường hợp cụ thể. Liên quan đến đo lường các đối tượng của kế toán, bốn loại giá sau được sử dụng: giá gốc, giá thay thế, giá trị thuần có thể thực hiện được và giá trị hiện tại 6.3.1. Giá gốc hay giá lịch sử (Historical cost) Giá gốc (giá lịch sử) là giá thực tế phát sinh liên quan đến hình thành tài sản, nợ phải trả ở doanh nghiệp. Đối với tài sản, đo lường theo giá gốc phản ánh số tiền hoặc tương đương tiền được chi ra để có được một tài sản tại thời điểm tiếp nhận tài sản đó. Đối với nợ phải trả, khoản nợ được ghi nhận theo giá của tài sản nhận được để đổi lấy mỗi nghĩa vụ pháp lý; hay trong một số trường hợp là số tiền hoặc tương đương tiền phải thanh toán để đảm bảo một nghĩa vụ, một cam kết trong quá trình kinh doanh. Giá gốc là loại giá được sử dụng phổ biến trong đo lường tài sản và nợ phải trả vì tính khách quan và xác thực của nó giữa các bên có liên quan đến một nghiệp vụ kinh tế. Thông tin kế toán được phản ánh qua giá gốc đảm bảo tính tin cậy do có những bằng chứng đáng tin cậy (thể hiện qua chứng từ kế toán), do vậy có ích đối với người sử dụng trong việc ra quyết định. Đo lường theo giá gốc là cơ sở hình thành nên nguyên tắc giá gốc – một trong những nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận ở nhiều nước trên thế giới. Chuẩn mực chung của kế toán Việt Nam cũng yêu cầu báo cáo tài chính phải trình bày theo giá gốc. Bên cạnh đó, giá gốc cũng có một số hạn chế. Trong điều kiện giá thị trường của một số tài sản có sự biến động lớn trên thị trường, hoặc ở các nền kinh tế có mức lạm phát cao, việc thoát ly khá lớn giữa giá gốc với giá thị trường làm thông tin kế toán phản ánh không thực chất tình hình tài chính của một tổ chức. Nghĩa là giá trị tài sản thực tế ở thời điểm lập báo cáo tài chính có thể cao hơn rất nhiều giá trị trên báo cáo, hoặc ngược lại. Việc sử dụng giá thay thế được xem như một giải pháp khắc phục hạn chế này của giá gốc. 6.3.2. Giá thay thế (Replacement cost) Khác với gía gốc là loại giá liên quan đến việc hình thành tài sản và nợ phải trả tại đơn vị, giá thay thế phản ánh số tiền hoặc tương đương tiền phải chi ra tại thời điểm hiện tại để có được một tài sản tương tự hay thanh lý một khoản nợ phải trả tương tự. Giá thay thế thường được quan tâm sau khi đơn vị tiếp nhận một tài sản hay cam kết một khoản nợ phải trả. Nhà quản trị thường đề cập đến giá thay thế nhằm đánh giá khả năng duy trì hoạt động bình thường trong tương lai ở doanh nghiệp. Chẳng hạn, giá mua mặt hàng A của một doanh nghiệp vào ngày 1/6/N là 50.000 Sang tháng sau, doanh nghiệp vẫn mong muốn duy trì kinh doanh mặt hàng này trong tháng đến. Tuy nhiên, để mua hàng hóa A vào cuối tháng 6, đơn vị phải chi ra một số tiền là 55.000 đồng do sự tăng giá của mặt hàng này trên thị trường. Số tiền 55.000 đồng phải chi để có mặt hàng A cho kinh doanh tháng đến gọi là giá thay thế. Đo lường đối tượng kế toán theo giá thay thế có một số ưu điểm so với đo lường theo giá gốc. Giá thay thế là giá gần đúng nhất với giá trị của tài sản trên thị trường. Do vậy, giá thay thế cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp xác thực hơn trong điều kiện có biến động lớn về giá trong nền kinh tế. Nhà quản trị hay nhà đầu tư thường quan tâm đến giá này khi đánh giá khả năng doanh nghiệp có thể duy trì các hoạt động kinh doanh hiện tại hay không. Tuy nhiên, loại giá này lại không bảo đảm tính tin cậy và khách quan vì không có những chứng cứ minh bạch chứng tỏ: có một số tiền hoặc tương đương tiền bỏ ra để tiếp nhận một tài sản tương tự đang có ở doanh nghiệp. Điều này càng khó khăn hơn đối với những tài sản có chu kỳ sống sản phẩm ngắn, hay lạc hậy do những thay đổi nhanh chóng của tiến bộ khoa học kỹ thuật. Vì thế, giá thay thế thường ít được sử dụng trong kế toán ở các nước. Ở một số quốc gia có mức lạm phát rất cao, cơ sở giá thay thế thường được sử dụng hơn là cơ sở giá gốc. 6.3.3. Giá trị có thể thực hiện được/Giá trị thanh lý (Realisable/settlement value) Giá trị có thể thực hiện được hay giá trị thanh lý là số tiền hay tương đương tiền mà đơn vị kỳ vọng có thể thu được từ bán những tài sản hiện tại của đơn vị do yêu cầu thanh lý tài sản. Loại giá này thường được quan tâm khi doanh nghiệp bị giải thể, phá sản hay bị bán đi do những thay đổi về hình thức sở hữu công ty. Giá trị thuần có thể thực hiện được (Net Realisable cost) cũng là một trường hợp đặc biệt của cơ sở đo lường này. Nó được xác định là số tiền hay tương đương tiền có thể thu được từ bán tài sản sau khi trừ đi chi phí trực tiếp liên quan đến bán những tài sản này. Khác với hai loại giá trên, loại giá này liên quan đến hoạt động bán một số tài sản có nhu cầu thanh lý, như phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, các tài sản của công ty phải bán khi ngừng hoạt động. Khi vận dụng giả thuyết họat động liên tục, lọai giá này ít được vận dụng trong công tác kế toán. Tuy nhiên, khi có những chứng cớ chắc chắc về doanh nghiệp phải thanh lý, cơ sở giá này thường được quan tâm để những bên có liên quan đến lợi ích doanh nghiệp (ngân hàng, nhà cung cấp hay người chủ doanh nghiệp) có thể ước tính khả năng tiếp nhận các phần vốn còn lại của mình. 6.3.4. Giá trị hiện tại hay hiện giá (Present value). Trong thực tế, nhiều tài sản hay nợ phải trả phát sinh liên quan đến quyền thu tiền hay nghĩa vụ thanh toán tiền trong một khoảng thời gian dài. Chẳng hạn, doanh nghiệp thuê mua máy móc thiết bị nhưng được phép trả tiền thuê tài sản trong nhiều năm; doanh nghiệp bán hàng hóa với thỏa thuận thu tiền trong nhiều kỳ (bán hàng trả góp). Trên phương diện kinh tế, do việc thanh toán tiền xảy ra sau một thời gian khá dài sau khi tiếp nhận tài sản hay nợ phải trả nên chi phí cơ hội luôn được các nhà kinh tế quan tâm trong các giao dịch đó. Hay nói cách khác, do có sự chênh lệch về thời mặt gian giữa thời điểm tiếp nhận một tài sản hay khoản nợ với thời điểm thanh toán, lãi suất tài trợ luôn được đặt ra trong các nghiệp vụ kinh tế này nhằm mang lại lợi ích cho bên cấp vốn. Do vậy, giá trị hiện tại như là một cơ sở đo lường tương đương so với trường hợp thu tiền ngay hay thanh toán tiền ngay. Giá trị hiện tại là giá trị dự kiến của các dòng tiền trong tương lai có liên quan đến một tài sản hoặc một khoản nợ phải trả, được chiết khấu theo một lãi suất nào đó. Theo cách đo lường này, giá trị của tài sản là giá trị chiết khấu hiện tại của các dòng tiền thu vào trong tương lai dự kiến thu được từ tài sản này. Tương tự, giá trị khoản nợ phải trả là giá trị chiết khấu hiện tại của các dòng tiền chi ra trong tương lai dự kiến phải trả để có được khoản nợ đó. Có thể minh họa giá trị hiện tại qua sơ đồ sau: 0 1 2 3 .... n-1 n Thời gian CF0 CF1 CF2 CF3 CFn-1 CFn CF1/(1+i) CF2/(1+i)2 CF3/(1+i)3 CFn-1/(1+i)n-1 CFn/(1+i)n Trong đó: i là lãi suất chiết khấu CF là dòng tiền vào hoặc dòng tiền ra tại thời điểm t N là số năm của toàn bộ thời gian có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế Như vậy, giá trị hiện tại của các dòng tiền kỳ vọng tương lai được tính: PV = . Đo lường theo giá trị hiện tại thực chất dựa vào khái niệm lợi nhuận kinh tế . Cách đánh giá này có một số ưu điểm vì đã qui đổi tài sản, nợ phải trả theo một giá trị tương đương. Tuy nhiên, hạn chế của loại giá này liên quan đến tính tin cậy khi xác định các yếu tố để hiện tại hóa, như: rủi ro, tỷ lệ chiết khấu, thay đổi tỷ lệ lãi suất và tính không chắc chắn của dòng tiền tương lai. Tóm lại, mỗi loại giá có những ưu và hạn chế riêng trong quá trình đo lường kế toán. Trong thực tiễn, việc vận dụng loại giá nào do chuẩn mực kế toán ở mỗi nước qui định đối với từng đối tượng kế toán cụ thể. Trong bốn loại giá trên, giá gốc hay giá phí lịch sử là cơ sở đo lường thường được vận dụng nhiều nhất. Ngoài ra, loại giá này thường được kết hợp với loại giá khác. Ví dụ: hàng tồn kho được đo lường theo giá thấp hơn gía gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Các khoản đầu tư chứng khoán có thể đo lường theo giá trị thị trường. Ở một số nước, các doanh nghiệp còn sử dụng giá thay thế để giải quyết những trường hợp biến động lớn về giá cả của một số loại tài sản. Những vấn đề này sẽ được nghiên cứu sâu hơn trong môn học kế toán tài chính. 6.4. ĐO LƯỜNG TÀI SẢN, NỢ PHẢI TRẢ VÀ VỐN CHỦ SỞ HỮU 6.4.1. Đo lường tài sản Nguyên tắc chung Đo lường tài sản tức là xác định giá trị tài sản của đơn vị. Theo nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận ở nhiều nước, tài sản được xác định theo nguyên tắc giá gốc. Nguyên tắc giá gốc cũng được yêu cầu trong đo lường tài sản ở nước ta. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả để có được tài sản đó ở trạng thái sẵn sàng sử dụng vào thời điểm ghi nhận. Việc đo lường theo giá gốc bảo đảm tài sản của đơn vị phản ánh khách quan giá trị của tài sản nhờ có những chứng cớ tin cậy về các chi phí phát sinh để hinh thành tài sản. Phương pháp đo lường một số tài sản phổ biến Tài sản của đơn vị đa dạng, mỗi loại có những nguồn gốc hình thành khác nhau nên việc đo lường cũng khác nhau. Trong phạm vi môn học nguyên lý kế toán, chúng ta xem xét trường hợp đơn giản của hai loại tài sản là hàng tồn kho và tài sản cố định. - Đối với hàng tồn kho có nguồn gốc từ mua ngoài, như: nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hay hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Giá gốc hàng tồn kho được xác định: Giá gốc = Giá mua (Hóa đơn) + Chi phí khác liên quan - Các khoản giảm trừ (nếu có) Các chi phí khác liên quan đến quá trình mua gồm các khoản thuế không hoàn lại (thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặt biệt); các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng nhập về doanh nghiệp. Ở Việt nam, hàng hóa và dịch vụ lưu thông trên thị trường thường có thuế giá trị gia tăng (GTGT). Đây là loại thuế thường được hoàn lại nên khi doanh nghiệp tiếp nhận những tài sản chịu loại thuế này thì về nguyên tắc, khoản thuế GTGT sẽ loại trừ khi tính giá thực tế của hàng mua vào. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mà hoạt động kinh doanh không chịu thuế GTGT, khoản thuế GTGT phát sinh khi mua hàng hóa sẽ không được hoàn lại. Khi đó, khoản thuế GTGT này lại được tính vào giá gốc của tài sản mua vào. Do vậy, việc xác định giá trị hàng mua cần quan tâm đến những qui định về tính thuế. Những vấn đề này sẽ được nghiên cứu đầy đủ hơn trong môn học Kế toán tài chính. Các khoản giảm trừ bao gồm các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất. Ví dụ: Hóa đơn GTGT về mua 500 đơn vị vật liệu A có số tiền phải thanh toán là 6.600.000 đồng. Trong đó, đơn giá bán chưa thuế GTGT là 12.000đ/sp. Thuế suất GTGT áp dụng cho mặt hàng này là 10%. Giá cước vận chuyển chưa có thuế GTGT là 200.000 đồng, giá thanh toán có thuế là 220.000 đồng. Chi phí xếp dỡ là 100.000 đồng. Giả sử, doanh nghiệp thuộc diện chịu thuế GTGT và đăng ký nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế của vật liệu A nhập kho được xác định như sau: Giá mua 500 đvị x 12.000 đ 6.000.000 Đồng Chi phí vận chuyển 200.000 Chi phí bốc dỡ 100.000 Giá thực tế vật liệu A 6.300.000 Đồng - Đối với hàng tồn kho được hình thành qua sản xuất (chế biến), như thành phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất, hay vật liệu qua gia công chế biến: giá gốc hàng tồn kho là toàn bộ chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho ở vị trí hiện tại. Giá gốc thành phẩm (vật liệu gia công) = Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp + Chi phí chế biến Chi phí chế biến là chi phí để chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. Chi phí chế biến bao gồm chi phí nhân công sản xuất sản phẩm và các chi phí sản xuất chung phục vụ cho quá trình sản xuất, như: vật liệu gián tiếp, chi phí nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao TSCĐ ở phân xưởng, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng,... và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. - Đối với Tài sản cố định: Tài sản cố định là loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và quá trình hình thành tài sản có thể diễn ra trong một thơi gian ngắn hoặc qua một quá trình đầu tư khá dài. Việc xác định giá trị của tài sản cố định khi hình thành chính là xác định nguyên giá của tài sản cố định. Nguyên giá TSCĐ hay còn gọi là giá trị ban đầu của tài sản cố định, bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp chi ra để có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng. Có thể minh họa từ trường hợp xác định giá trị TSCĐ hình thành do mua sắm như sau: Nguyên giá TSCĐ mua sắm = Giá mua (Hóa đơn) + Chi phí khác liên quan - Các khoản giảm trừ (nếu có) Cũng giống như trường hợp hàng tồn kho mua ngoài, giá mua của TSCĐ được xác định tùy thuộc vào phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. Có nghĩa là giá mua của TSCĐ có thể là giá mua không có thuế hoặc bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. Chi phí khác liên quan là các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, như: chi phí chuẩn bị mặt bằng; chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu; chi phí lắp đặt, chạy thử và các chi phí trực tiếp khác. Cần chú ý là các chi phí nếu không liên quan trực tiếp đến việc mua sắm và đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng thì không được tính vào nguyên giá TSCĐ. Trên đây là những ứng dụng cụ thể của nguyên tắc giá gốc khi đo lường tài sản. Tuy nhiên, giá gốc không phải là trường hợp duy nhất được vận dụng để đo lường tài sản. Trong một số trường hợp đặt biệt, kế toán có thể sử dụng các cơ sở đo lường khác để xác định giá trị tài sản. Chẳng han: Kế toán sử dụng giá trị hiện tại để tính nguyên giá TSCĐ hình thành qua hoạt động thuê tài chính. Do đặc điểm của hoạt động thuê này là doanh nghiệp không phải thanh toán ngay tiền mua, và việc thanh toán diễn ra nhiều kỳ. Khi đó, việc tính giá trị hiện tại như là cơ sở cho việc xác định một cách hợp lý giá trị của TSCĐ nhận được qua thuê mua tài chính. Kế toán sử dụng giá trị thuần có thể thực hiện được để xác định giá trị của sản phẩm phụ thu được từ quá trình sản xuất. Kế toán sử dụng giá thay thế, giá trị thuần có thể thực hiện được để đo lường một số tài sản vào cuối kỳ kế toán nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Chẳng hạn, khi giá gốc của tài sản (đầu tư chứng khoán hay hàng tồn kho) lớn hơn giá thay thế hay giá trị thuần có thể thực hiện được, kế toán có thể ghi nhận những khoản lỗ tiềm tàng này, và những khoản lỗ đó thể hiện qua mức dự phòng giảm giá tài sản. Phân bổ chi phí trong quá trình xác định giá trị tài sản Chi phí phát sinh trong quá trình đo lường tài sản thường phân thành hai loại: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp là chi phí liên quan đối với một tài sản cụ thể. Chẳng hạn: giá mua ghi trên hóa đơn đối với một loại vật liệu mua vào. Chi phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến nhiều tài sản cần đo lường. Ví dụ chi phí vận chuyển liên quan đến nhiều loại hàng hóa, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí bảo dưỡng... liên quan đến nhiều loại sản phẩm sản xuất. Do vậy, vấn đề phân bổ chi phí cần được quan tâm trong quá trình đo lường tài sản. Phương pháp phân bổ hợp lý là phương pháp phản ánh gần đúng nhất chi phí thực tế của tài sản cần được đo lường. Để có phương pháp phân bổ hợp lý, cần phải lựa chọn tiêu thức phân bổ đúng đắn - đó là tiêu thức thể hiện mối quan hệ tỷ lệ giữa chi phí với loại tài sản cần được đo lường....Do mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng về các chi phí chung nên chuẩn mực kế toán thường không đề cập đến tiêu thức nào cần được vận dụng. Trên nguyên tắc, khi đã lựa chọn tiêu thức phân bổ thì việc phân bổ chi phí được thể hiện theo công thức: Ví dụ: Tiền thuê vận chuyển 2 loại hàng hóa 250 kg sắt và 150 kg xi măng về doanh nghiệp là 1.000.000đ. Để tính giá mỗi loại hàng hóa này, cần phân bổ chi phí vận chuyển được phân bổ cho mỗi loại hàng hóa trên. Nếu khối lượng của mỗi loại hàng hóa được chọn làm tiêu thức phân bổ thì: Chi phí vận chuyển phân bổ cho sắt = (1.000.000 : 400) x 250 = 625.000đ Chi phí vận chuyển phân bổ cho xi măng = 1.000.000 – 625.000 = 375.000đ Trong thực tiễn, chi phí gián tiếp thường bao gồm nhiều loại chi phí có tính chất khác nhau, như chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp. Do vậy, kế toán có thể lựa chọn một hay nhiều tiêu chuẩn phân bổ để tài sản được tính giá một cách hợp lý nhất, và có tính hữu ích hơn cho việc ra quyết định. Những nội dung này sẽ được nghiên cứu trong môn học Kế toán quản trị. 6.4.2. Đo lường nợ phải trả Như đã đề cập ở chương 2, nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà đơn vị phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Có thể minh họa một số trường hợp hình thành các khoản nợ phải trả như sau: • Nợ phải trả người bán khi đã mua hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán • Nợ vay ngân hàng khi tiếp nhận tiền • Nợ lương phải trả cho người lao động theo cam kết của hợp đồng lao động • Nợ thuế phải nộp ngân sách theo nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp đối với từng loại thuế • Nợ bảo hành sản phẩm khi doanh nghiệp cam kết bảo hành sản phẩm đối với sản phẩm đã tiêu thụ. Trong các ví dụ trên, nợ phải trả chỉ hình thành khi doanh nghiệp nhận về một tài sản hoặc tham gia một cam kết hoặc phát sinh một nghĩa vụ pháp lý. Do vậy, việc đo lường nợ phải trả có liên quan đến đo lường tài sản hay chi phí. Nói một cách khác, cơ sở đo lường áp dụng đối với tài sản cũng là cơ sở đo lường áp dụng đối với tài sản. Trong thực tiễn, giá gốc là loại giá phổ biến nhất để đo lường tài sản nên đây cũng là loại giá cơ bản để đo lường nợ phải trả. Có hai trường hợp xác định trị giá nợ phải trả theo giá gốc như sau: Trị giá nợ phải trả = Tổng số tiền phải thanh toán theo nghĩa vụ cam kết Hay Trị giá nợ phải trả = Trị giá của tài sản nhận về mà đơn vị phải thanh toán Để minh họa, hãy xem lại trường hợp một doanh nghiệp mua 500 đơn vị vật liệu A, đơn giá bán chưa có thuế GTGT là 12.000đ/sp, thuế suất GTGT là 10%. Doanh nghiệp cam kết sẽ thanh toán trị giá của số hàng trên trong một tháng đến kể từ khi mua hàng. Như vậy, khoản nợ phải trả người bán chỉ được xác định khi đơn vị đã ghi nhận số hàng trên là tài sản và cam kết thanh toán số tiền hàng. Giá trị nợ phải trả được tính theo giá gốc như sau: Trị giá nợ phải trả = Giá thanh toán số hàng = (500 x 12.000) + (500 x 12.000 x 10%) = 6.600.000 đ Số tiền nợ người bán là 6.600.000 đồng trong khi giá gốc vật liệu mua vào là 6.000.000 đồng. Số chênh lệch này do khoản thuế GTGT là khoản thuế được nhà nước khấu trừ sau này nên không tính vào giá gốc vật liệu A, nhưng số tiền doanh nghiệp cam kết phải trả nhà cung cấp là 6.600.000 đồng. Ngoài trường hợp giá gốc, ở Việt nam nợ phải trả còn có thể đo lường theo giá trị hiện tại (hiện giá). Trường hợp này chỉ phát sinh khi các nghĩa vụ thanh toán của đơn vị phát sinh trong khoản thời gian dài. Trị giá của nợ phải trả là giá trị hiện tại của các dòng tiền phải thanh toán trong tương lai được chiết khấu theo một lãi suất nào đó. Có thể kể đến trường hợp nợ thuê mua TSCĐ, nợ phát hành trái phiếu…Những nội dung này sẽ được nghiên cứu trong môn học kế toán tài chính. 6.4.3. Đo lường vốn chủ sở hữu Do vốn chủ sở hữu là lợi ích còn lại của người chủ sau khi lấy toàn bộ tài sản trừ đi nợ phải trả nên đo lường vốn chủ sở hữu liên quan đến đo lường tài sản và nợ phải trả. Giá trị phần vốn chủ sở hữu được xác định như sau: VỐN CHỦ SỞ HỮU = TÀI SẢN - NỢ PHẢI TRẢ Do tài sản được đo lường theo nhiều cơ sở giá khác nhau, như: giá gốc, giá thay thế, giá trị thuần có thể thực hiện được, giá trị hiện tại nên tổng trị giá của vốn chủ sở hữu luôn là sự kết hợp của nhiều cơ sở giá. Tuy nhiên, xét theo nguồn gốc hình thành thì bản thân vốn chủ sở hữu cũng gồm nhiều bộ phận khác nhau, nên có thể xem xét cơ sở giá được áp dụng cho từng bộ phận này như sau: Đối với vốn góp: giá trị vốn góp liên quan đến giá trị của tài sản tiếp nhận từ người góp vốn. Giá trị những tài sản này thường do hội đồng sáng lập doanh nghiệp định giá. Như vậy, giá gốc là cơ sở để đo lường vốn góp và tương ứng với giá trị tài sản tiếp nhận. Lợi nhuận giữ lại: là kết quả lũy kế từ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, cơ sở để đo lường lợi nhuận sau một kỳ kế toán chính là cơ sở để đo lường lợi nhuận giữ lại. Đối với các khoản chênh lệch đánh giá lại về tài sản: trị giá các khoản này thực chất liên quan đến mô hình kế toán giá lịch sử (giá gốc) hay giá thay thế nhằm bảo toàn vốn. Do vậy, cơ sở giá thay thế là nguồn gốc hình thành nên khoản khoản chênh lệch này. 6.5. ĐO LƯỜNG DOANH THU, CHI PHÍ VÀ LỢI NHUẬN Mục tiêu cơ bản của mọi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải sử dụng các nguồn lực của mình vào các hoạt động kinh doanh: từ đầu tư trang thiết bị tại doanh nghiệp để thực hiện các quá trình kinh doanh cơ bản, như sản xuất trong DNSX hay mua bán trong doanh nghiệp thương mại, cung cấp dịch vụ ở các doanh nghiệp dịch vụ. Để đánh giá hiệu quả của các hoạt động đầu tư nói trên, xác định kết quả hoạt động trong một kỳ kế toán là yêu cầu có tính cấp thiết để cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Một cách tổng quát, lợi nhuận là chênh lệch giữa doanh thu (thu nhập) và chi phí. Tuy nhiên, lợi nhuận được xác định cụ thể như thế nào tùy thuộc vào những giả thiết kế toán nhất định. Lợi nhuận kế toán trong một kỳ có thể xác định trên cơ sở kế toán tiền hoặc cơ sở kế toán dồn tích. 6.5.1. Cơ sở kế toán tiền và đo lường doanh thu, chi phí, lợi nhuận Theo cơ sở kế toán tiền, doanh thu được ghi nhận trong thời kỳ mà doanh nghiệp đã thu được tiền và chi phí được ghi nhận trong thời kỳ mà doanh nghiệp đã chi tiền. Lợi nhuận kế toán trong hệ thống kế toán này là chênh lệch giữa tiền thu vào từ doanh thu và tiền chi ra để có được doanh thu. Kế toán trên cơ sở tiền không ghi nhận doanh thu khi hàng hóa hay dịch vụ được bán ra trên cơ sở bán chịu. Tương tự, chi phí của hàng hóa và dịch vụ trong thời kỳ tạo ra doanh thu, nhưng chưa được thanh toán thì được ghi nhận là chi phí trong kỳ kế toán kế tiếp khi đơn vị đã thanh toán. Như vậy, kế toán trên cơ sở tiền ghi nhận doanh thu và chi phí chỉ khi các dòng tiền vào và dòng tiền ra được đo lường với mức độ tin cậy cao nhất. Mặc dù kế toán trên cơ sở tiền được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ và những ngành nghề chủ yếu dựa trên cơ sở tiền, hệ thống này vẫn không thõa mãn cho hầu hết các doanh nghiệp mà ở đó các giao dịch tín dụng thương mại chiếm tỷ trọng rất lớn. Hệ thống kế toán trên cơ sở tiền không phù hợp trong điều kiện kinh tế thị trường. Hiện nay, cở sở kế toán này không được đặt ra không kế toán doanh nghiệp ở nước ta. 6.5.2. Cơ sở kế toán dồn tích và đo lường doanh thu, chi phí, lợi nhuận Cơ sở kế toán dồn tích là một giả thiết được vận dụng để đo lường lợi nhuận trong một kỳ kế toán. Theo cơ sở kế toán dồn tích, doanh thu (thu nhập) được ghi nhận trong kỳ kế toán khi phát sinh lợi ích kinh tế trong tương lai; nghĩa là trong thời kỳ mà doanh nghiệp đã bán hàng hóa, hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo những hợp đồng đã cam kết, không quan tâm đến việc đã thu tiền hay chưa. Chi phí được ghi nhận khi việc tiêu dùng hàng hóa hay dịch vụ thực tế đã phát sinh, và gắn liền với doanh thu trong kỳ đó, bất kể doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chưa. Lợi nhuận kế toán theo cơ sở dồn tích được xác định là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí được ghi nhận trong kỳ kế toán. Như vậy, đo lường lợi nhuận phản ánh nguyên tắc phù hợp và có liên quan chặt chẽ với cách thức đo lường doanh thu và chi phí. 6.5.2.1. Đo lường doanh thu Ghi nhận doanh thu (thu nhập) của doanh nghiệp Như đã đề cập ở chương 2, doanh thu là một biểu hiện của đối tượng kế toán, là kết quả của quá trình cung cấp sản phẩm hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng trong giai đoạn tiêu thụ của một doanh nghiệp. Ngoài doanh thu, đơn vị còn có thể đạt được những khoản thu nhập khác từ kết quả của hoạt động đầu tư tài sản ra ngoài doanh nghiệp, như đầu tư chứng khoán, góp vốn liên doanh và những khoản khác. Việc đo lường doanh thu (thu nhập) có liên quan đến nhìn nhận về định nghĩa của doanh thu trong kế toán. Doanh thu và thu nhập khác là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của người chủ sở hữu. Dựa vào phương trình kế toán: Vốn chủ sở hữu = Tài sản - Nợ phải trả và định nghĩa về doanh thu, có thể rút ra một số kết luận sau: Một là, doanh thu (thu nhập) làm tăng các lợi ích kinh tế của đơn vi trong một kỳ kế toán. Đó là tiền hoặc tương đương tiền đã thu hoặc sẽ thu được. Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu. Chẳng hạn, trong quá trình bán hàng thường phát sinh các khoản thuế tiêu thụ, như: thuế giá trị gia tăng, thuế xuất khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt. Các khoản thuế tiêu thụ này là thuế gián thu, được doanh nghiệp thu hộ nhà nước nên không làm tăng lợi ích kinh tế, và không được xem là doanh thu của đơn vị. Hai là, Doanh thu (thu nhập) phát sinh làm một tài sản (lợi ích kinh tế) tăng lên nhưng không làm giảm một tài sản khác hay không làm tăng một khoản nợ phải trả. Những nghiệp vụ kinh tế thõa mãn đặc điểm này thực chất làm cho vốn chủ sở hữu tăng lên và được ghi nhận là doanh thu (thu nhập) của đơn vị. Ba là, doanh thu (thu nhập) phát sinh lên quan đến một khoản nợ phải trả giảm đi nhưng không giảm một tài sản tương ứng hoặc không làm tăng một khoản nợ phải trả. Những nghiệp vụ kinh tế thõa mãn những đặc điểm này thực chất làm vốn chủ sở hữu tăng thêm và được ghi nhận là doanh thu (thu nhập). Bốn là, Các khoản góp vốn của người chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng không là doanh thu. Đo lường doanh thu Dựa vào định nghĩa về doanh thu nói trên, việc xác định doanh thu có liên quan đồng thời việc tăng một tài sản hay giảm một khoản nợ phải trả. Do vậy, loại giá được sử dụng để đo lường tài sản, nợ phải trả cũng là cơ sở để đo lường doanh thu. Ngoại trừ một số trường hợp ngoại lệ, trong thực tiễn giá gốc là cơ sở để đo lường doanh thu (thu nhập) trong một thời kỳ. Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được. Trong thực tế, đó là giá trị đã thõa giữa doanh nghiệp với người mua dưới hình thức giá bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Đồng thời, doanh thu phản ánh các lợi ích kinh tế gia tăng đối với doanh nghiệp nên cách xác định doanh thu được tính như sau: Doanh thu = Số lượng sản phẩm đã tiêu thụ x Đơn giá bán - Các khoản giảm trừ (nếu có) Các khoản giảm trừ bao gồm: các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại. Các khoản này không làm tăng lợi ích kinh tế cuối cùng của đơn vị nên được loại trừ khi đo lường doanh thu. Các loại thuế phát sinh khi tiêu thụ như thuế GTGT, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặt biệt không phải là lợi ích kinh tế đối với doanh nghiệp nên không được tính vào doanh thu. Để minh họa về cách xác định doanh thu, hãy xem hóa đơn bán hàng của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp xuất bán 100 sản phẩm X., đơn gía bán chưa thuế GTGT là 60.000 đ/sp. Thuế suất GTGT áp dụng đối với sản phẩm A là 10%. Doanh nghiệp chấp nhận giảm giá 2% cho khách hàng theo giá bán chưa có thuế. Doanh thu từ trường hợp bán hàng trên được xác định như sau: Doanh thu ban đầu 100 sp x 60.000 đ 6.000.000 Đồng (-) Giảm giá hàng bán 6.000.000 x 2% 120.000 Doanh thu thuần 5.880.000 Đồng Khoản thuế GTGT khách hàng phải thanh toán khi mua hàng là 6.000 đồng/sp không được tính vào doanh thu dù doanh nghiệp vẫn nhận số tiền này từ khách hàng. Khoản thuế này thực chất không phải là lợi ích kinh tế đối với doanh nghiệp và nó được khấu trừ với thuế GTGT cho mỗi sản phẩm Ngoài cơ sở giá gốc, doanh thu còn có thể đo lường theo giá trị hiện tại. Trường hợp này chỉ áp dụng khi doanh nghiệp bán hàng hóa nhưng chưa thu tiền ngay và cho phép khách hàng thanh toán trong tương lai với thời hạn định trước (bán hàng trả góp). Do giá trị đồng tiền qua thời gian khác nhau nên trên phương diện kinh tế, yếu tố thời giá tiền tệ luôn được quan tâm. Do vậy, giá trị danh nghĩa của khoản phải thu do bán chưa thu tiền ngay luôn lớn hơn giá trị tiền hay tương đương tiền nhận được khi bán hàng thu tiền ngay. Lãi suất chiết khấu khi đo lường doanh thu theo giá trị hiện tại có thể là lãi suất của các công cụ tài chính tương tự, hay lãi suất sao cho khi chiết khấu thì giá trị khoản phải thu trong tương lai tương đương với giá trị khoản bán hàng khi thu tiền ngay. Những vấn đề này sẽ được nghiên cứu sâu hơn trong môn học kế toán tài chính. 6.5.2.2. Đo lường chi phí Phân biệt chi phí hình thành tài sản và chi phí để xác định lợi nhuận Theo cơ sở kế toán dồn tích, chi phí để xác định lãi lỗ được ghi nhận trong thời kỳ mà những hao phí của nó được xác định một cách tin cậy, chứ không phải trong thời kỳ thanh toán tiền. Dựa trên giả thuyết này, cần phân biệt hai loại chi phí để phục vụ cho việc xác định lợi nhuận kế toán. Loại 1-Chi phí hình thành tài sản. Đây là những chi phí đã phát sinh nhưng tạo ra lợi ích kinh tế cho nhiều kỳ kế toán sau. Nghĩa là, những chi phí này phát sinh sẽ hình thành nên tài sản trong kỳ kế toán. Loại chi phí này không được sử dụng để xác định lợi nhuận cho đến khi nó được tiêu hao để tạo ra lợi ích kinh tế trong kỳ tương ứng (tức là tạo ra doanh thu hoặc thu nhập) Cách thức đo lường những tài sản này đã được đề cập ở phần trước. Có thể kể đến một số trường hợp chi phí thuộc loại này như sau: - Chi phí liên quan đến hình thành tài sản dài hạn (nhà xưởng, thiết bị, bản quyền…). Những tài sản này sử dụng trong nhiều kỳ kinh doanh nên toàn bộ chi phí phát sinh khi tiếp nhận tài sản không được sử dụng để tính lợi nhuận - Chi phí liên quan đến hình thành hàng tồn kho (nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa, thành phẩm). Những chi phí này còn gọi là chi phí tồn kho và cũng không được sử dụng để xác định lợi nhuận cho đến khi hàng tồn kho đã được bán. - Chi phí trả trước: là những khoản chi đã phát sinh nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán sau, như trả trước tiền thuê nhà, trả trước tiền mua bảo hiểm, trả trước chi phí quảng cáo sản phẩm…Do lợi ích kinh tế mang lại của những khoản chi phí này liên quan đến nhiều kỳ kế toán nên chi phí trả trước khi phát sinh cũng không được sử dụng để tính lợi nhuận. Loại 2- Chi phí để xác định lợi nhuận. Đó là những chi phí gắn liền với doanh thu hay thu nhập đạt được trong kỳ kế toán. Theo đó, chi phí được định nghĩa là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, nhưng không bao gồm khoản phân phối cho người chủ sở hữu. Từ khái niệm trên và phương trình cân đối kế toán đã đề cập ở chương 2, việc ghi nhận chi phí có thể dựa vào một số đặc điểm sau: Một là, chi phí phát sinh làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ của đơn vị, và làm giảm vốn chủ sở hữu. Đặc tính này cho thấy chi phí đối lập với doanh thu trong nhìn nhận về lợi ích kinh tế hay giá trị vốn chủ sở hữu. Chi phí để xác định lợi nhuận thực chất là việc tiêu dùng các lợi ích kinh tế của đơn vị Hai là, chi phí phát sinh làm một tài sản giảm đi nhưng không làm một tài sản tăng lên, hay không làm giảm một khoản nợ phải trả. Những nghiệp vụ kinh tế này phát sinh thực chất làm giảm vốn chủ sở hữu và được ghi nhận là chi phí. Ba là, chi phí phát sinh làm một khoản nợ phải trả tăng lên nhưng không làm tăng một tài sản, hay không làm giảm một khoản nợ phải trả khác. Những nghiệp vụ kinh tế này cũng làm giảm vốn chủ sở hữu và được ghi nhận là chi phí. Ví dụ: tiền lương phải trả cho người lao động trong kỳ Bốn là, những nghiêp vụ kinh tế làm giảm vốn chủ sở hữu liên quan đến phân phối lợi nhuận để lại cho người chủ doanh nghiệp, hay rút vốn chủ sở hữu không được xem là chi phí. Trong thực tế, chi phí liên quan đến xác định lợi nhuận thường gồm những yếu tố sau: + Giá gốc của hàng hóa (thành phẩm), dịch vụ đã được tiêu thụ và được đo lường một cách tin cậy. Đây là loại chi phí có quan hệ trực tiếp, rõ ràng với doanh thu ghi nhận trong kỳ. + Các chi phí phục vụ cho quá trình tiêu thụ, như: bao gói, quảng cáo, vận chuyển, xếp dỡ và các chi phí khác. Những chi phí này có đặc điểm là gắn liền với doanh thu bán hàng trong kỳ. + Các chi phí liên quan đến quản lý, điều hành chung doanh nghiệp để hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường. Chẳng hạn: tiền lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí thuê nhà làm việc, giá trị hao mòn của tài sản cố định dùng trong hoạt động quản lý… Loại chi phí này cũng phản ánh tính phù hợp với lợi ích kinh tế đạt được trong kỳ, vì hoạt động quản lý là hoạt động có tính thường xuyên, có tính độc lập nhất định với doanh thu (thu nhập) tạo ra trong kỳ kế toán. Cả hai yếu tố chi phí tiêu thụ và chi phí quản lý đều thể hiện những đặc trưng trong định nghĩa chi phí. Khi phát sinh, các chi phí này có thể làm tăng một khoản nợ phải trả hoặc làm giảm một tài sản, những không làm tăng một tài sản khác. Đo lường chi phí Tất cả các chi phí để xác định lợi nhuận (loại 2) đều phải thõa mãn điều kiện đo lường một cách tin cậy. Qua định nghĩa về chi phí, có thể thấy việc ghi nhận chi phí xảy ra đồng thời với việc ghi nhận khoản nợ phải trả tăng lên hoặc khoản tài sản giảm nên loại giá được sử dụng để đo lường tài sản và nợ phải trả có mối quan hệ mật thiết với đo lường chi phí. Trong thực tiễn, ngoại trừ một số trường hợp ngoại lệ thì giá gốc là loại giá phổ biến được sử dụng để đo lường tài sản và nợ phải trả. Vì vậy, chi phí cũng được đo lường theo giá gốc (giá thực tế). Có thể nêu lên nguyên tắc đo lường một số chi phí liên quan đến xác định kết quả như sau: Đối với hàng hóa, thành phẩm đã tiêu thụ: giá trị của những hàng tồn kho này được tính trên cơ sở giá gốc của chúng khi mua vào ở đơn vị. Tuy nhiên, do giá gốc của mỗi lần mua vào là không như nhau nên khi xuất bán, doanh nghiệp có thể lựa chọn một phương pháp thích hợp để tính giá trị hàng tồn kho xuất bán. Có bốn phương pháp xác định là: phương pháp nhập trước-xuất trước, nhập sau-xuất trước, phương pháp giá bình quân và phương pháp giá đích đanh. Những phương pháp đo lường này sẽ được nghiên cứu sâu hơn trong môn học Kế toán tài chính. Đối với những tài sản dài hạn: trị giá của những tài sản này được sử dụng trong nhiều kỳ kinh doanh nên cần được phân bổ trong kỳ kế toán hiện tại và những kỳ kế toán sau. Đối với tài sản cố định, công việc này trong kế toán còn được gọi là trích khấu hao TSCĐ. Thông thường, việc phân bổ này sẽ dựa trên cơ sở ước tính vì kế toán không thể dự tính một cách chính xác thời gian mang lại lợi ích kinh tế của tài sản trong tương lai. Chẳng hạn, nhà làm việc khi đầu tư sẽ có thời gian làm việc là 10 năm hay lâu hơn. Đây chính là một đặc trưng khi phân bổ giá trị của các tài sản dài hạn vào chi phí trong kỳ kế toán. Đối với chi phí trả trước ngắn hạn: những chi phí này cũng được phân bổ có hệ thống trong một thời gian ngắn hơn một năm. Chi phí trả trước được phân bổ trong một kỳ kế toán (tháng, quí) để xác định lợi nhuận có thể tính như sau: Chi phí phân bổ trong kỳ kế toán = Chi phí trả trước ngắn hạn x Thời gian đã hết hiệu lực trong kỳ Thời gian hữu dụng ước tính Đối với chi phí khác: những chi phí này sẽ đo lường bằng chi phí thực tế khi phát sinh. Có thể minh họa việc đo lường lợi nhuận từ trường hợp của một doanh nghiệp thương mại như sau. 1. Số lượng hàng hóa mua vào là 15.000 sản phẩm, đơn giá mua là 5.000 đồng/sản phẩm 2. Trong năm, doanh nghiệp đã bán 12.000 sản phẩm với đơn giá bán là 7.000 đồng/sản phẩm. 3. Cửa hàng phục vụ cho việc bán hàng có nguyên giá là 100 triệu đồng với thời gian sử dụng ước tính là 10 năm. 4. Đầu tháng 10/N, doanh nghiệp đã chi tiền thuê địa điểm bán hàng mới với số tiền thuê trả mỗi tháng là 500.000 đồng/tháng. Doanh nghiệp đã trả trước tiền thuê nhà trong 6 tháng đến với số tiền là 3 triệu đồng. 5. Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ và quản lý doanh nghiệp trong năm là 7.500.000 đồng Dựa vào những tài liệu trên, để xác định lợi nhuận kế toán trong năm N, kế toán cần xác định doanh thu và chi phí theo nguyên tắc phù hợp. Xác định doanh thu: 12.000 sp x 7.000 đ/sp = 84.000.000 đồng Xác định chi phí phù hợp với doanh thu Giá vốn 12.000 sp x 5.000 đ/sp = 60.000.000 đồng Chi phí khấu hao cửa hàng 100.000.000 đ: 10 năm = 10.000.000 đồng Tiền thuê cửa hàng 500.000 đ/tháng x 3 tháng = 1.500.000 đồng Chi phí khác = 7.500.000 đồng Tổng chi phí 79.000.000 đồng Lợi nhuận kế toán 5.000.000 đồng Trong ví dụ trên, giá vốn của hàng tiêu thụ chỉ tính trên cơ sở 12.000 sản phẩm đã bán. Giá trị cửa hàng được phân bổ trên cơ sở ước tính số năm sử dụng của cửa hàng. Tiền thuê cửa hàng dù đã chi bằng tiền là 3 triệu, nhưng lợi ích về thuê cửa hàng có hiệu lực đến hết tháng 3 năm N+1. Do vậy, tiền thuê cửa hàng là chi phí trả trước và chỉ có một bộ phận tiền thuê này là chi phí trong năm N. Chi phí trả trước còn lại vào ngày 31/12/N về tiền thuê cửa hàng thực chất là một tài sản vì lợi ích thuê nhà vẫn còn hiệu lực. Theo nguyên tắc phù hợp thì lợi nhuận kế toán của năm N sẽ là 5.000.000 đồng. TÓM TẮT CHƯƠNG 6 Đo lường là quá trình sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán. Khả năng đo lường tin cậy là cơ sở để kế toán ghi nhận tài sản, nợ phải trả, doanh thu và chi phí của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, phương pháp đo lường kế toán có tầm quan trọng rất lớn trong qui trình kế toán ở mỗi tổ chức. Đo lường đối tượng kế toán có thể sử dụng nhiều loại giá khác nhau: giá gốc, giá thay thế, giá trị có thể thực hiện được và giá trị hiện tại. Mỗi loại giá có những ưu điểm và hạn chế riêng của nó. Tuy nhiên, giá gốc là loại giá có tính tin cậy và khách quan nhất nên loại giá này thường được chấp nhận - hình thành nên nguyên tắc giá gốc. Trong thực tiễn, kế toán có thể vận dụng kết hợp nhiều loại giá để đo lường đối tượng kế toán. Theo nguyên tắc giá gốc, tài sản được ghi nhận theo số tiền hoặc tương đương tiền chi ra để có được tài sản đưa vào sử dụng. Nợ phải trả tính theo giá trị của những tài sản nhận về mà đơn vị phải thanh toán, hoặc khoản tiền và tương đương tiền mà đơn vị phải cam kết thanh toán trong tương lai. Doanh thu được ghi nhận khi việc bán hàng xảy ra và chi phí được ghi nhận khi phát sinh chi phí phù hợp với doanh thu. Nguyên tắc phù hợp được vận dụng để xác định lợi nhuận kế toán trong một kỳ kế toán. Trong thực tế, phương pháp đo lường kế toán vận dụng tổng hợp nhiều giả thuyết và nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận. Đó là giả thuyết dồn tích và hoạt động liên tục, cùng với các nguyên tắc kế toán, như: nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc thước đo tiền tệ, nguyên tắc thận trọng. Hiểu rõ những nguyên tắc này sẽ giải thích số liệu kinh tế tài chính một cách đầy đủ nhất. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Tại sao thước đo tiền tệ là thước đo bắt buộc trong phương pháp đo lường các đối tượng kế toán? 2. Các loại giá sử dụng trong đo lường đối tượng kế toán. Trình bày các ưu và nhược điểm của các loại giá sử dụng trong đo lường đối tượng kế toán. 3. Tại sao giá gốc thường được chọn để đo lường tài sản của đơn vị? 4. Trình bày nguyên tắc tính giá gốc của hàng mua vào và tài sản cố định mua vào ở doanh nghiệp. Cho ví dụ minh họa. 5. Phân tích vai trò của nguyên tắc phù hợp trong xác định lợi nhuận của đơn vị. 6. Phân tích vai trò của giả thuyết cơ sở dồn tích trong đo lường doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. 7. Phân tích ảnh hưởng của giả thuyết hoạt động liên tục đối với việc sử dụng giá gốc hay giá trị thanh lý trong đo lường đối tượng kế toán. CHƯƠNG 7 PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP - CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tổng hợp – cân đối kế toán là một phương pháp trong quy trình kế toán ở đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng thông qua các báo cáo kế toán. Chương này giúp người học hình dung các loại báo cáo kế toán; những yêu cầu và nguyên tắc chung khi thiết kế báo cáo kế toán; cũng như nội dung, kết cấu và phương pháp cơ bản lập các Báo cáo tài chính trong doanh nghiệp. 7.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ HÌNH THÀNH PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Kế toán là một công cụ quản lý quan trọng trong các tổ chức. Với các phương pháp chứng từ, tài khoản và ghi kép, đo lường đối tượng kế toán; kế toán bước đầu đã thực hiện các công việc thu thập, xử lý những thông tin liên quan đến tài sản, nguồn vốn và sự vận động của tài sản. Trong quá trình đó, kế toán có thể cung cấp nhanh những thông tin để người quản lý nắm bắt và chỉ đạo kịp thời các hoạt động hàng ngày. Chẳng hạn, mỗi phiếu nhập kho và xuất kho vật liệu có thể cho biết tình hình thực tế về nhập-xuất kho loại vật liệu đó. Đồng thời, nhờ vận dụng kỹ thuật đo lường thích hợp, kế toán có thể cung cấp thông tin về vật liệu nhập kho hay xuất kho có giá trị bao nhiêu. Thông qua tài khoản kế toán có thể nhận biết tình hình tăng giảm chung của loại vật tư đó trong kỳ. Tuy nhiên, số lượng và giá trị của toàn bộ các loại vật liệu cũng như từng loại vật liệu ở đơn vị là bao nhiêu? Ở kho nào? Tình hình tăng giảm trong kỳ ra sao? Vật liệu thừa thiếu qua kiểm kê như thế nào? Rõ ràng là các phương pháp kế toán đề cập ở những chương trước chưa thể giúp kế toán cung cấp thông tin có tính tổng hợp, tính đa dạng của người quản lý về tình hình vật tư. Do vậy, cần có cách thức tổng hợp các thông tin theo các yêu cầu của người sử dụng. Trong thực tế, nhu cầu về thông tin kế toán của những ai quan tâm đến lợi ích của đơn vị rất đa dạng. Có thể chia thành nhu cầu của hai loại đối tượng. Một là nhu cầu của những người ngoài đơn vị, như: các cơ quan quản lý Nhà nước, ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp và các tổ chức khác. Những đối tượng này thường quan tâm thông tin về tài sản, nguồn vốn, kết quả của quá trình kinh doanh để đánh giá tình hình tài chính, kết quả hoạt động và dự kiến khả năng hoạt động trong tương lai của đơn vị, qua đó có cơ sở để ra quyết định. Nhóm thứ hai gồm các nhà quản lý các cấp trong đơn vị. Nhu cầu thông tin của nhóm đối tượng này không chỉ là thông tin tổng hợp như nhóm trên mà còn là những thông tin chi tiết hơn, liên quan một hoạt động, một quá trình cụ thể trong đơn vị. Các phương pháp chứng từ kế toán, đo lường và tài khoản-ghi kép chỉ mới dừng lại ở việc thu thập và xử lý; hoặc thông tin một phần nhu cầu trên. Như vậy, cần phải có một phương pháp tiếp theo để kế toán thực hiện việc tổng hợp và cung cấp thông tin theo nhu cầu của người sử dụng. Đó là phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán. Đặc điểm của đối tượng kế toán cũng là cơ sở để hình thành phương pháp này. Sự cân bằng giữa tài sản với công nợ và vốn chủ sở hữu, giữa doanh thu - chi phí - kết quả, giữa tồn đầu kỳ, cuối kỳ với tình hình tăng, giảm trong kỳ của một đối tượng kế toán…làm thông tin kế toán cung cấp cho người sử dụng luôn có tính chất cân đối. Vậy, tổng hợp cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh và các mối quan hệ kinh tế khác trong các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng kế toán. 7.2. HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN 7.2.1. Phân loại hệ thống báo cáo kế toán Hình thức biểu hiện cụ thể của phương pháp tổng hợp - cân đối là hệ thống bảng tổng hợp - cân đối kế toán, thường gọi là Báo cáo kế toán. Trong thực tế, hệ thống báo cáo kế toán của một doanh nghiệp gồm nhiều bảng biểu khác nhau. Phân theo đối tượng sử dụng báo cáo kế toán, hệ thống báo cáo kế toán được chia thành hai loại chủ yếu: - Báo cáo tài chính: là những bảng tổng hợp được lập cho các đối tượng bên ngoài và các nhà quản lý ở đơn vị. Đó là các báo cáo kế toán phản ánh tổng quát về các đối tượng của kế toán, như: báo cáo cân đối giữa tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu (Bảng cân đối kế toán), báo cáo cân đối giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận (Bảng báo cáo kết quả kinh doanh), cân đối giữa các dòng tiền vào và dòng tiền ra (Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ). Do thông tin kế toán cung cấp từ những báo cáo này phản ánh các mặt thuộc hoạt động tài chính của đơn vị nên chúng thường được gọi là báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính được quy định thống nhất về biểu mẫu, nội dung các chỉ tiêu phản ánh trong bảng; thời gian lập và nộp và là “sản phẩm” của phân hệ kế toán tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị: là những bảng tổng hợp được lập cho các nhà quản lý các cấp trong đơn vị. Đó là các báo cáo phản ánh chi tiết hơn đối tượng của kế toán. Chẳng hạn: báo cáo chi tiết về tình hình tài sản cố định, tình hình hàng tồn kho, công nợ, doanh thu - chi phí – lợi nhuận theo yêu cầu riêng của các nhà quản trị trong tổ chức. Thông tin từ các báo cáo kế toán bô phận phục vụ chủ yếu cho công tác quản lý của đơn vị, và thường được xem là đầu ra của phân hệ kế toán quản trị. Báo cáo kế toán quản trị không được quy định thống nhất về nội dung, kết cấu, thời gian lập và nộp. Các đơn vị căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể để xây dựng mẫu biểu, các chỉ tiêu phản ánh thích hợp và thời gian nộp cho phù hợp với đơn vị của mình.. 7.2.2. Yêu cầu và nguyên tắc xây dựng báo cáo kế toán 7.2.2.1. Yêu cầu khi lập báo cáo kế toán Để đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ quản lý, khi lập báo cáo kế toán cần phải bảo đảm những yêu cầu sau: - Báo cáo kế toán phải trình bày một cách trung thực và hợp lý các đối tượng kế toán. Đây là yêu cầu quan trọng nhất, được qui định trong chuẩn mực trình bày báo cáo tài chính nhằm đảm bảo số liệu kế toán sẽ minh bạch, tin cậy và có tính hữu ích đối với người sử dụng. Để thực hiện yêu cầu này, kế toán phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và qui định có liên quan hiên hành. - Nội dung, phương pháp tính toán các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán phải thống nhất với nội dung, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kế hoạch. Yêu cầu này cần được coi trọng trong báo cáo kế toán quản trị, qua đó phục vụ cho công tác kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. - Số liệu trong mỗi báo cáo và giữa các báo cáo kế toán phải phù hợp với nhau, bảo đảm tính chính xác và mối quan hệ cân đối giữa các đối tượng kế toán. - Các báo cáo tài chính phải lập theo đúng mẫu biểu ban hành, lập và gửi kịp thời, đúng thời hạn quy định. Yêu cầu này phục vụ kịp thời cho công tác quản lý và cho việc nghiên cứu ban hành các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính phù hợp với thực tế phát triển kinh tế, xã hội. Từ những yêu cầu trên, khi tiến hành lập báo cáo kế toán, cần có những công việc chuẩn bị sau: - Thực hiện kiểm kê tài sản theo chế độ kiểm kê đã quy định, điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực tế kiểm kê, bảo đảm số liệu kế toán khớp đúng với số thực tế tài sản hiện có. - Kiểm tra việc ghi sổ kế toán, bảo đảm số liệu trên sổ kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị, tránh những sai sót. Thực hiện ghi chuyển số liệu giữa các sổ có liên quan, khoá sổ kế toán, đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp với nhau, giữa các sổ kế toán chi tiết với các sổ tổng hợp tương ứng. - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu các báo cáo phù hợp. 7.2.2.2. Nguyên tắc xây dựng báo cáo kế toán Báo cáo kế toán được xây dựng phải có kết cấu thích hợp, thuận tiện cho việc ghi chép và cung cấp các thông tin đáp ứng được yêu cầu của quản lý. Do đó, khi xây dựng các mẫu biểu kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc chung sau: - Hệ thống các chỉ tiêu kinh tế trình bày trên báo cáo phải nhất quán giữa các kỳ kế toán. Nguyên tắc này đảm bảo thông tin kế toán có tính so sánh và tiện lợi khi sử dụng. - Các chỉ tiêu kinh tế được trình bày trên báo cáo phải thiết thực, được sắp xếp theo trình tự khoa học trong mối quan hệ cân đối, đáp ứng được yêu cầu thông tin cho quản lý. Nguyên tắc này càng quan trọng hơn đối với các báo cáo tài chính công bố ra bên ngoài. Về bản chất, nó xuất phát từ ba thuộc tính trọng yếu - tập hợp - bù trừ khi lập báo cáo tài chính. Theo đó, những chỉ tiêu trọng yếu phải được trình bày riêng lẽ trên báo cáo, còn những chỉ tiêu không trọng yếu có thể hợp nhất lại với nhau thành một chỉ tiêu chung. Chẳng hạn: đặc điểm của “Tiền” khác với “Hàng tồn kho” nên hai loại tài sản này cần được trình bày riêng lẽ trên Báo cáo về tài sản và nguồn vốn (Bảng cân đối kế toán). Tuy nhiên, hàng tồn kho của đơn vị thì nhiều loại, đa dạng nên tất cả những loại hàng có cùng một đặc điểm như hàng hóa mua về để bán thì được tập hợp chung để trình bày trên Báo cáo về tài sản và nguồn vốn. Về thuộc tính bù trừ, Tài sản và công nợ, doanh thu và chi phí không được bù trừ khi trình bày số liệu tài chính ra bên ngoài. Đảm bảo nguyên tắc này sẽ làm người sử dụng không bị lệch lạc khi sử dụng thông tin cho việc ra quyết định. - Khi lập và trình bày các báo cáo tài chính cần tuân thủ theo nguyên tắc hoạt động liên tục để người sử dụng thông tin có thể đánh giá một cách tin cậy về triển vọng hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Nếu không dựa trên nguyên tắc này thì những sự kiện như doanh nghiệp ngừng hoạt động, giải thể hay thu hẹp qui mô cũng cần phải được công bố. - Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính trên cơ sở kế toán dồn tích, ngoại trừ các thông tin được trình bày liên quan đến dòng tiền. Do cơ sở dồn tích yêu cầu các sự kiện kinh tế được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thanh toán, nên việc tuân thủ theo nguyên tắc này đảm bảo ghi nhận trung thực kết quả hoạt động trong một thời kỳ nhất định. Thực tế ở nước ta hiện nay, Vụ chế độ kế toán (Bộ tài chính) xây dựng và ban hành thống nhất mẫu các báo cáo kế toán tài chính sử dụng chung cho các đơn vị; nghiên cứu hướng dẫn các ngành, các lĩnh vực, các đơn vị xây dựng mẫu biểu các báo cáo kế toán bộ phận. Các ngành, các lĩnh vực, các đơn vị căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể mà thiết kế các báo cáo kế toán quản trị phù hợp cho đơn vị mình. 7.2.3. Các yếu tố cơ bản của báo cáo kế toán Trong thực tiễn, báo cáo kế toán là phương tiện để cung cấp các thông tin kế toán cho các nhà quản lý trong nội bộ doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Để thông tin cung cấp cho người sử dụng có tính hữu ích, ngoài việc tuân thủ theo các yêu cầu và nguyên tắc chung cần chú ý đến một số yếu tố cơ bản sau khi thiết kế một báo cáo kế toán. - Tên báo cáo: là sự khái quát hoá nội dung của báo cáo kế toán. Ví dụ: “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ” phản ánh sự dịch chuyển các dòng tiền trong đơn vị, hay “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư” phản ánh tình hình tăng, giảm và tồn kho của các loại vật tư... Yếu tố này là cơ sở để phân loại hệ thống báo cáo kế toán theo nội dung kinh tế. - Tên đơn vị hay bộ phận thuộc đơn vị: Yếu tố này nhằm làm rõ thông tin trên báo cáo thuộc đơn vị, bộ phận nào để người quản lý phân biệt và đánh giá đúng đắn tình hình sử dụng các nguồn lực hay kết quả của từng đơn vị, bộ phận. - Ngày lập báo cáo hoặc kỳ lập báo cáo. Yếu tố này nhằm làm rõ thông tin được báo cáo tại thời điểm nào, trong kỳ kế toán nào. Do nhu cầu thông tin của các nhà quản lý đa dạng nên thời điểm báo cáo có thể là cuối ngày, tuần, tháng, quý, năm... - Đơn vị tính: là đơn vị tiền tệ hoặc các đơn vị đo lường khác. Đơn vị tính có thể sử dụng chung cho mọi số liệu trên báo cáo, như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh...; hoặc có thể sử dụng theo từng chỉ tiêu trong hàng, trong cột như: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư. - Nội dung của báo cáo: Đây là yếu tố cơ bản nhất trong một báo cáo kế toán, là phần chi tiết của nội dung đã khái quát ở tên báo cáo. Mức độ chi tiết hay tổng hợp của nội dung được báo cáo tuỳ thuộc vào yêu cầu của nhà quản lý. Nội dung của báo cáo gồm hai dạng thông tin: thông tin dạng chữ và thông tin dạng số. Thông tin dạng chữ phản ánh nội dung kinh tế cụ thể của đối tượng kế toán, còn thông tin dạng số thể hiện mặt lượng của đối tượng kế toán tại thời điểm báo cáo hay trong kỳ báo cáo. Thông thường, đối với các báo cáo của kế toán tài chính, thông tin dạng chữ của báo cáo đã được chuẩn hóa theo những hướng dẫn chung của chuẩn mực kế toán để đảm bảo tính so sánh của thông tin kế toán được trình bày trên các báo cáo này. Đối với các báo cáo kế toán quản trị, thông tin dạng chữ rất đa dạng vì nhu cầu quản trị doanh nghiệp luôn thay đổi. Những báo cáo kế toán quản trị được sử dụng thường xuyên ở đơn vị thì cũng nên thiết kế thông tin dạng chữ có tính so sánh để thuận lợi cho người sử dụng. - Chữ ký của người lập báo cáo và chữ ký của người duyệt báo cáo. Yếu tố này nhằm làm rõ trách nhiệm của người lập cũng như tính hợp pháp của báo cáo. 7.3. CÁC BÁO CÁO KẾ TOÁN CHỦ YẾU 7.3.1. Bảng cân đối kế toán 7.3.1.1. Nội dung và kết cấu bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là báo cáo kế toán tổng thể, phản ánh tổng quát tình hình tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu của đơn vị tại một thời điểm nhất định. Thời điểm đó thường là ngày cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm). Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng để nghiên cứu đánh giá tổng quát tình hình tài sản, trình độ huy động và sử dụng vốn, đánh giá vị trí tài chính của đơn vị. Với ý nghĩa đó, báo cáo này không chỉ có giá trị đối với các nhà quản lý, mà còn đối với cả các đối tượng bên ngoài có quan tâm đến lợi ích của doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán có thể được kết cấu theo kiểu 1 bên hoặc 2 bên. Dù theo kết cấu nào, nội dung của bảng cân đối kế toán cũng bao gồm 2 phần: - Phần tài sản: Phản ánh toàn bộ tài sản của đơn vị. - Phần nguồn vốn: phản ánh toàn bộ nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu của đơn vị Trong từng phần, các chỉ tiêu được sắp xếp theo một trình tự nhất định, thể hiện những đặc trưng riêng về tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. Do tầm quan trọng của Bảng cân đối kế toán nên chuẩn mực kế toán mỗi quốc gia đều có những quy định thống nhất về thứ tự các chỉ tiêu thuộc từng phần. Ở nước ta, chuẩn mực kế toán về Trình bày báo cáo tài chính quy định mỗi doanh nghiệp phải trình bày riêng biệt các tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn. Trường hợp do tính chất hoạt động của doanh nghiệp không thể phân biệt được giữa ngắn hạn và dài hạn thì các tài sản và nợ phải trả phải được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần. Có thể minh hoạ việc trình bày các chỉ tiêu của bảng cân đối kế toán một bên ở nước ta hiện nay như sau: Đơn vị:…….. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày… tháng … năm... Đơn vị tính:…. TÀI SẢN Số cuối năm Số đầu năm A. Tài sản ngắn hạn 1. Tiền và khoản tương đương tiền 2. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 3. Các khoản phải thu 4. Hàng tồn kho 5. Tài sản ngắn hạn khác B. Tài sản dài hạn 1. Các khoản phải thu dài hạn 2. Tài sản cố định 3. Bất động sản đầu tư 4. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 5. Tài sản dài hạn khác TỔNG CỘNG TÀI SẢN NGUỒN VỐN A. Nợ phải trả 1. Nợ ngắn hạn 2. Nợ dài hạn B. Vốn chủ sở hữu 1. Vốn chủ sở hữu 2. Nguồn kinh phí và quĩ khác TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN Ở phần tài sản: một tài sản được trình bày vào loại “Tài sản ngắn hạn” khi tài sản đó được dự tính để bán hay sử dụng trong một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp; hoặc được nắm giữ cho mục đích thương mại hay cho mục đích ngắn hạn và dự kiến thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc năm. Các tài sản khác ngoài tài sản ngắn hạn thì được trình bày ở loại “Tài sản dài hạn” Các tài sản cũng được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần. Tính chất này thể hiện rất rõ khi sắp xếp các chỉ tiêu thuộc tài sản ngắn hạn: Tiền  Đầu tư tài chính ngắn hạn  Các khoản phải thu  Hàng tồn kho  Tài sản ngắn hạn khác. Ở phần nguồn vốn: do trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp với chủ nợ và chủ sở hữu hoàn toàn khác nhau nên phần "Nợ phải trả" được xếp trước phần “Vốn chủ sở hữu". Trách nhiệm pháp lý còn thể hiện cụ thể qua thời hạn thanh toán nên trong phần nợ phải trả, thời gian nợ còn là tiêu chuẩn để trình bày các nhóm chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán. Một khoản nợ phải trả được trình bày vào loại “Nợ ngắn hạn” khi khoản nợ đó được dự kiến thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp; hoặc được thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Các khoản nợ phải trả khác không phải là nợ ngắn hạn thì được trình bày ở loại “Nợ dài hạn” Ở nước ta, Bảng cân đối kế toán còn có phần "Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán", bổ sung các thông tin chưa thể hiện trên bảng cân đối kế toán như: tài sản thuê ngoài, vật tư hàng hoá nhận giữa hộ, gia công, hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi, nợ khó đòi đã xử lý, nguyên tệ các loại, nguồn vốn khấu hao... Các thông tin một phần thể hiện những tài sản không thuộc của đơn vị nhưng tham gia vào quá trình sinh lời, một phần cung cấp thêm thông tin về thực trạng một số tài sản, nguồn vốn mà các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán chưa thể hiện đầy đủ. 7.3.1.2. Tính cân đối của Bảng cân đối kế toán Tính chất quan trọng nhất của Bảng cân đối kế toán là tính cân đối giữa 2 phần tài sản và nguồn vốn. cụ thể: Tổng cộng tài sản = Tổng cộng nguồn vốn Chúng ta có thể chứng minh tính chất cân đối này như sau: - Khi thành lập doanh nghiệp, toàn bộ tài sản của doanh nghiệp được phản ánh trên bảng cân đối kế toán theo 2 mặt biểu hiện là tài sản (theo các loại) và nguồn hình thành tài sản (các loại nguồn vốn). Đây là hai mặt của cùng đối tượng (tài sản), do đó tổng số của mỗi mặt, tức tổng số của phần tài sản và tổng số của phần nguồn vốn phải bằng nhau. - Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp diễn ra rất đa dạng, phong phú ảnh hưởng đến các mục trên bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, dù ảnh hưởng như thế nào thì tính cân đối của bảng cân đối kế toán cũng được duy trì, chứ không bao giờ bị phá vỡ. Bởi vì, qua nghiên cứu ở chương 4 ta thấy các nghiệp vụ kinh tế tuy rất nhiều, diễn ra thường xuyên và đa dạng nhưng quy lại không ngoài 4 trường hợp: + Trường hợp thứ I –“Tăng tài sản này, giảm tài sản khác”. Loại nghiệp vụ này chỉ ảnh hưởng đến các loại tài sản, làm cho loại tài sản này tăng, đồng thời loại tài sản khác giảm tương ứng. Tổng số tài sản và nguồn vốn không thay đổi. + Trường hợp thứ II –“Tăng nguồn vốn này, giảm nguồn vốn khác”. Loại nghiệp vụ này chỉ ảnh hưởng đến các nguồn vốn, làm cho nguồn vốn này tăng, đồng thời nguồn vốn khác giảm tương ứng. Tổng số nguồn vốn và tài sản không thay đổi. + Trường hợp thứ III –“Tăng tài sản, tăng nguồn vốn”. Loại nghiệp vụ này ảnh hưởng đến cả tài sản và nguồn vốn, làm cho nguồn vốn này tăng, đồng thời nguồn vốn khác giảm tương ứng. Tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn cùng tăng một lượng như nhau, tức tổng số tài sản và nguồn vốn vẫn bằng nhau. + Trường hợp thứ IV –“Giảm tài sản, giảm nguồn vốn”. Loại nghiệp vụ này ảnh hưởng đến cả tài sản và nguồn vốn, làm cho tài sản giảm đồng thời nguồn vốn cũng giảm tương ứng. Tổng số tài sản và nguồn cùng giảm một lượng như nhau, tức tổng số tài sản và nguồn vốn vẫn bằng nhau. Qua ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng quát theo 4 trường hợp nêu trên ta thấy: các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở đơn vị làm ảnh hưởng, biến động các mục của tài sản, nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán. Nhưng dù biến động như thế nào thì tổng tài sản và tổng nguồn vốn luôn luôn cân bằng nhau. Tính chất cân đối quan trọng này của bảng cân đối kế toán cho phép kiểm tra tính đúng đắn, chính xác, trong việc lập bảng cân đối kế toán. 7.3.1.3. Nguyên tắc lập Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán cùng được sử dụng để phản ánh tài sản và nguồn vốn. Trong đó bảng cân đối kế toán phản ánh một cách tổng quát, toàn diện ở trạng thái tĩnh tại thời điểm lập bảng. Tài khoản kế toán phản ánh tài sản và nguồn vốn theo từng loại ở cả trạng thái tĩnh (số dư tài khoản) và trạng thái vận động (số phát sinh của tài khoản). Vì vậy, việc lập Bảng cân đối kế toán trên nguyên tắc phải dựa vào số dư của tài khoản kế toán. Cụ thể: - Số dư Nợ của các tài khoản sẽ lên phần Tài sản, số dư Có của các tài khoản sẽ lên phần Nguồn vốn. Dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện nay ở nước ta, các tài khoản loại I "Tài sản lưu động" và loại II "Tài sản cố định" là cơ sở để ghi vào hai nhóm tài sản của Bảng cân đối kế toán, còn các tài khoản loại III "Nợ phải trả" và tài khoản loại IV "Nguồn vốn chủ sở hữu" là cơ sở để ghi vào phần "Nguồn vốn" của Bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, khi lập Bảng cân đối kế toán cần phải chú ý một số trường hợp ngoại lệ sau: - Các tài khoản phản ánh hao mòn TSCĐ, dự phòng giảm giá tài sản, như: TK 214, TK 129, TK 139, TK 159, TK 229... mặc dù có số dư Có nhưng được trình bày ở phần “TÀI SẢN” và ghi âm . Ví dụ vào cuối ngày 31/12/X5, Nguyên giá toàn bộ TSCĐ hữu hình của một đơn vị là 750 triệu đồng, phản ánh trên Số dư Nợ TK 211; Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình là 250 triệu đồng, phản ánh trên Số dư Có TK 2141 thì việc trình bày hai thông tin trên đều ở phần “Tài sản dài hạn” như sau: Tài sản dài hạn Nguyên giá TSCĐ hữu hình 750 tr.đồng Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình (250) tr.đồng Giá trị còn lại TSCĐ hữu hình 500 tr.đồng - Một số tài khoản loại 4, như TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”, TK 413”Chênh lệch tỷ giá”, TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”... nếu có số dư Có thì ghi bình thường, nếu có số dư Nợ thì ghi âm ở phần “NGUỒN VỐN”. - Các tài khoản thanh toán thuộc nhóm TK 13X hay TK 33X, như: TK 131, TK 136, TK 138, TK 331, TK 334, TK 336, TK 338... phải tổng hợp từ tài khoản chi tiết (sổ chi tiết) theo từng đối tượng để trình bày riêng biệt phần nợ phải thu và nợ phải trả; không được lấy số dư bù trừ trên tài khoản tổng hợp. Có thể minh họa trường hợp này qua ví dụ sau: Một doanh nghiệp có số dư Nợ cuối ngày 31/12/X5 của TK 131 "Phải thu khách hàng" là 1.200.000đ. Tài khoản này có ba tài khoản cấp hai: Chi tiết 131: Khách hàng A là 1.800.000đ (dư Nợ) Chi tiết 131: Khách hàng B là 2.600.000đ (dư Nợ) Chi tiết 131: Khách hàng C là 3.200.000đ (dư Có) Trong trường hợp này, khi lập Bảng cân đối kế toán, kế toán không lấy số dư TK 131 là 1.200.000 đồng để lên mục Nợ phải thu thuộc phần “Tài sản” mà trình bày như sau: Tổng số dư Nợ của các TK chi tiết nợ phải thu của hai khách hàng A và B là 4.400.000đ; được trình bày ở phần Nợ phải thu (tài sản) Số dư Có của TK chi tiết tiền ứng trước từ khách hàng C là 3.200.000đ được trình bày ở phần Nợ phải trả (nguồn vốn) - Việc phân loại được tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn hay dài hạn cũng phải quan tâm khi trình bày trên Bảng cân đối kế toán. Chẳng han: trong ví dụ trên, số liệu chi tiết về nợ phải thu cho thấy số dư nợ phải thu khách hàng A dự tính thu vào tháng 7 năm X7, tức là hơn một năm kể từ ngày lập BCĐKT (ngày 31/12/X5). Số dư của hai khách hàng còn lại dự tính thanh toán trong năm X6. Khi đó, khoản nợ phải thu khách hàng A được trình bày riêng ở mục “Nợ phải thu dài hạn” trên phần “Tài sản dài hạn”, khoản nợ phải thu khách hàng B trình bày ở mục “Các khoản phải thu” trên phần “Tài sản ngắn hạn”. Như vậy, những trường hợp ngoại lệ trên nhằm bảo đảm thông tin từ bảng cân đối kế toán phản ánh một cách trung thực tài sản, nguồn vốn của đơn vị, đồng thời có quan tâm đến các nguyên tắc chung khi trình bày báo cáo tài chính như: tính trọng yếu, tính hợp nhất hay tính bù trừ. 7.3.2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 7.3.2.1. Cơ sở dồn tích và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Sự vận động của tài sản ở đơn vị là đối tượng nghiên cứu của kế toán. Thông tin về kết quả quá trình đó trong từng kỳ kế toán là mối quan tâm của các nhà quản lý để đánh giá hiệu quả hoạt động và khả năng sinh lời của đơn vị. Dựa trên một cân đối có tính nguyên tắc: Kết quả = Doanh thu - Chi phí Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được xây dựng để có thể phản ánh kết quả từng loại hoạt động và toàn bộ hoạt động của đơn vị trong một kỳ. Doanh thu và chi phí trình bày trên báo cáo này phải tuân thủ theo cơ sở dồn tích và nguyên tắc phù hợp. Nghĩa là doanh thu và chi phí trên báo cáo này phản ảnh giá trị lợi ích kinh tế hay chi phí thực tế phát sinh đối với doanh nghiệp trong kỳ, không quan tâm đến doanh nghiệp đã thu tiền chưa hay đã chi tiền chưa trong kỳ đó. Chi phí phải phù hợp với doanh thu trong kỳ đó. Do vậy, kết quả (hay lợi nhuận) trên báo cáo là lợi nhuận kế toán chứ không phải là dòng tiền ròng sau một kỳ kinh doanh. Để minh họa cơ sở dồn tích cho việc lập Báo cáo kết quả kinh doanh, chúng ta xem xét số liệu tài chính của một doanh nghiệp vừa mới thành lập. Số liệu tổng hợp trong năm tài chính X5 như sau: (1) Doanh thu trong năm: 1.200 triệu đồng, trong đó tiền đã thu từ khách hàng: 800 triệu đồng. (2) Chi phí hoạt động tương ứng với doanh thu trong năm là 550 triệu đồng. Tất cả các chi phí này đều đã thanh toán bằng tiền trong kỳ. (3) Chi phí khấu hao TSCĐ trong năm là 150 triệu đồng. Dựa trên cơ sở dồn tích, kết quả kinh doanh (lợi nhuận) trong năm của doanh nghiệp sẽ không phụ thuôc đơn vị đã thu tiền bán hàng, hay đã thanh toán các khoản chi phí hay không. Do vậy, theo nguyên tắc phù hợp thì kết quả kinh doanh của năm đầu tiên được xác định như sau: Số liệu trên cho biết phần giá trị vốn chủ sở hữu vào cuối năm sẽ tăng thêm là 500 triệu đồng so với khi mới thành lập do gia tăng lợi nhuận (giả sử không phát sinh thuế thu nhập và chủ sở hữu tăng vốn góp). Số tiền thực sự sau một kỳ kinh doanh không phải tăng thêm 500 triệu. Chúng ta sẽ xem xét vấn đề này ở một báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 7.3.2.2. Nội dung và kết cấu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là báo cáo kế toán tổng thể, phản ánh tổng quát tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Cũng như Bảng cân đối kế toán, chuẩn mực kế toán mỗi quốc gia đều có quy định về nội dung của các chỉ tiêu cần trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Chuẩn mực kế toán về trình bày báo cáo tài chính ở nước ta hiện nay quy định báo cáo này phản ánh kết quả của hoạt động kinh doanh và các kết quả khác. Hoạt động kinh doanh bao gồm hoạt động cung cấp hàng hóa dịch vụ và hoạt động đầu tư tài chính. Lợi nhuận từ họat động kinh doanh là bộ phận lợi nhuận cơ bản của mỗi tổ chức kinh tế. Phần chi phí trên báo cáo này có thể trình bày theo chức năng kinh tế của chi phí hay tính chất kinh tế của chi phí. Báo cáo kết quả kinh doanh hiện nay ở Việt Nam được xây dựng theo chức năng kinh tế của chi phí với kết cấu như sau: Đơn vị:…….. BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (Theo chức năng kinh tế của chi phí) Năm... Đơn vị tính:…. Chỉ tiêu Năm nay Năm trước Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu hoạt động tài chính Chi phí tài chính Trong đó: chi phí lãi vay Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp Ngoài phần chính trên, do yêu cầu quản lý của Nhà nước, các thông tư hướng dẫn việc soạn thảo Báo cáo kết quả kinh doanh ở Việt nam hiện nay còn đề cập đến tình hình thực hiện nghĩa vụ của các doanh nghiệp đối với Nhà nước, đặc biệt là về các khoản thuế. Thực chất, phần báo cáo này chỉ có giá trị đối với cơ quan quản lý của Nhà nước, đặc biệt là cơ quan thuế. 7.3.2.3. Tính chất cân đối của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Như đã đề cập ở trên, tính cân đối của báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện qua phương trình: Kết quả = Doanh thu - Chi phí Mỗi yếu tố trong phương trình trên là tổng hợp của nhiều bộ phận cấu thành trong từng giai đoạn của quá trình kinh doanh. Hoạt động của mỗi giai đoạn sẽ được phản ánh bằng chỉ tiêu kinh tế. Các chỉ tiêu kinh tế này tạo thành một hệ thống chỉ tiêu có quan hệ chặt chẽ với nhau. Để làm rõ tính cân đối một cách cụ thể, có thể dựa vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ở nước ta hiện nay. Báo cáo hiện hành thể hiện các cân đối cơ bản sau: Doanh thu thuần = Doanh thu - Khoản giảm trừ Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp + Doanh thu tài chính - CP tài chính - CP bán hàng - CP qlý DN Lợi nhuận khác = Thu nhập khác - Chi phí khác Trong các chỉ tiêu trên, giá vốn hàng bán chính là giá thành của những sản phẩm sản xuất ở doanh nghiệp sản xuất, hoặc giá mua hàng hoá và chi phí mua hàng ở doanh nghiệp thương mại; đã được tiêu thụ. Các khoản giảm trừ bao gồm các khoản, như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu phải nộp. Như vậy, quan hệ cân đối giữa doanh thu, chi phí và kết quả vừa thể hiện trên tổng số, vừa thể hiện trên từng hoạt động cụ thể. Qua đó, thông tin từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho phép đánh giá một cách tổng quát hiệu quả hoạt động của đơn vị. 7.3.3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 7.3.3.1. Cơ sở tiền và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là báo cáo kế toán tổng thể phản ánh việc hình thành và sử dụng dòng tiền phát sinh theo các hoạt động khác nhau trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. Khái niệm tiền trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ là các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng va tiền đang chuyển) và các khoản tương đương tiền của đơn vị. Tương đương tiền được định nghĩa là các khoản đầu tư ngắn hạn (không quá 3 tháng), có khả năng chuyển đổi thành một lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền. Là báo cáo phản ánh biến động dòng tiền trong kỳ (thu tiền và chi tiền; hoặc dòng tiền vào và dòng tiền ra) nhưng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ không đơn thuần phản ánh sự tăng giảm như trên tài khoản kế toán "Vốn bằng tiền". Báo cáo này đã phân loại sự luân chuyển dòng tiền qua ba hoạt động: hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Những nội dung này sẽ được nghiên cứu kỹ hơn trong môn học Kế toán tài chính. Khác với Bảng cân đối kế toán hay Báo cáo kết quả kinh doanh được lập trên cơ sở dồn tích, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập trên cơ sở tiền. Do vậy, kế toán chỉ quan tâm đến dòng tiền thực thu (dòng tiền vào) và dòng tiền thực chi (dòng tiền ra) trong kỳ kế toán để trình bày báo cáo này. Nghĩa là tiền thu khác với doanh thu; và tiền chi khác với chi phí. Đó chính là sự khác biệt cơ bản giữa cơ sở tiền và cơ sở dồn tích. Dựa vào số liệu từ ví dụ ở phần trước, dòng tiền ròng trên cơ sở tiền của doanh nghiệp sẽ được xác định như sau: Báo cáo này chỉ quan tâm đến tiền thu bán hàng là 800 triệu đồng của doanh nghiệp nói trên, không quan tâm doanh thu đạt được là bao nhiêu. Tương tự như vậy đối với trường hợp chi phí. Khoản chi phí khấu hao TSCĐ không phải là chi phí bằng tiền nên không xem xét trong trường hợp cơ sở tiền. Như vây, dòng tiền ròng tăng thêm sau một kỳ kinh doanh là 250 triệu đồng (giả sử các yếu tố khác không xem xét đến), ít hơn lợi nhuận kế toán của công ty là 500 triệu đồng vì còn một khoản nợ phải thu vào cuối kỳ chưa thu được. Nếu trong kỳ kế toán xem xét, toàn bộ doanh thu bán hàng đều đã thu được tiền thì dòng tiền ròng là 650 triệu đồng. Thông tin từ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đã bổ sung thêm một cách nhìn về tình hình tài chính của đơn vị - đó là sự vận động của dòng tiền, một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thanh toán của đơn vị. Qua đó cung cấp một bức tranh toàn cảnh: tiền của đơn vị có từ đâu, sử dụng cho mục đích nào và khả năng sinh ra các dòng tiền trong tương lai. Đây là những thông tin tài chính tổng hợp mà hai báo cáo kế toán tổng thể trên chưa thể hiện được. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trình bày dòng tiền của ba hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. • Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh.là dòng tiền phát sinh từ các họat động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp. Có thể kể đến một số dòng tiền cơ bản của họat động kinh doanh, như: - Tiền thu từ bán hàng hóa, dịch vụ - Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ - Tiền chi trả lương và các khoản khác cho người lao động - Tiền chi nộp thuế… • Dòng tiền từ hoạt động đầu tư: là dòng tiền phát sinh từ các hoạt động mua sắm, xây dựng, thanh lý và nhương bán các tài sản dài hạn và các khoản đầu tư tài chính. Ví dụ: - Tiền chi để mua sắm tài sản cố định - Tiền chi đầu tư, góp vốn vào đơn vị khác - Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định - Tiền thu hồi từ đầu tư vào các đơn vị khác… • Dòng tiền từ hoạt động tài chính: là dòng tiền phát sinh từ các hoạt động tạo ra sự thay đổi về qui mô của vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp. Ví dụ: - Tiền thu do chủ sở hữu góp vốn - Tiền thu do đi vay ngắn hạn, dài hạn - Tiền chi trả nợ gốc vay - Tiền hoàn vốn cho người chủ sở hữu…. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có thể được lập theo phương pháp gián tiếp hoặc phương pháp trực tiếp. Phương pháp trực tiếp được thực hiện trên cơ sở phân loại tiền thu và chi trên các tài khoản vốn bằng tiền và tương đương tiền theo ba hoạt động: kinh doanh, đầu tư và tài chính. Ngược lại, phương pháp gián tiếp sử dụng chỉ tiêu “Lợi nhuận trước thuế” từ Báo cáo kết quả kinh doanh để điều chỉnh các khoản thu nhập và chi phí không là tiền của hoạt động kinh doanh, cũng như các biến động có liên quan đến nhu cầu vốn lưu động ròng để xác định lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh. Phần lưu chuyển tiền của họat động đầu tư và tài chính cũng được lập như phương pháp trực tiếp. Những vấn đề này sẽ được nghiên cứu kỹ hơn trong môn học kế toán tài chính. 7.3.3.2. Tính chất cân đối của báo cáo lưu chuyển tiền tệ Lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp bao gồm 3 loại: lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư, lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính. Quá trình lưu chuyển tiền tệ ở một doanh nghiệp xuất phát từ một phương trình cân đối: Tiền tồn đầu kỳ + Tiền thu trong kỳ = Tiền chi trong kỳ + Tiền tồn cuối kỳ Do tiền thu và chi trong kỳ luôn gắn liền với một trong ba loại hoạt động trên nên quá trình lưu chuyển này có thể minh họa qua những cân đối sau: Tiền tồn đầu kỳ + Dòng tiền vào hoạt động kinh doanh Dòng tiền ra hoạt động kinh doanh Dòng tiền vào hoạt động đầu tư Dòng tiền ra hoạt động đầu tư Dòng tiền vào hoạt động tài chính Dòng tiền ra hoạt động tài chính = Tiền tồn cuối kỳ Các cân đối trên cho thấy tiền tồn đầu kỳ lưu chuyển qua ba hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình đó nảy sinh dòng tiền vào và dòng tiền ra. Dòng tiền vào từ một hoạt động là cơ sở để thực hiện dòng tiền ra cho chính hoạt động đó và cho cả các hoạt động còn lại. Chẳng hạn, tiền thu bán hàng từ hoạt động kinh doanh là cơ sở để đáp ứng nhu cầu chi mua hàng hóa, dịch vụ, trả lương cho người lao động. Tuy nhiên, dòng tiền dôi dư từ hoạt động kinh doanh có thể được sử dụng để trả nợ ngân hàng (hoạt động tài chính), hay đầu tư chứng khoán (hoạt động đầu tư). Dòng tiền vào từ hoạt động tài chính qua đi vay có thể được sử dụng để đáp ứng nhu cầu mở rộng nhà xưởng (hoạt động đầu tư) hay để mua hàng hóa cho kinh doanh (hoạt động kinh doanh) hay trả các khoản nợ vay khác. Có thể thấy, quá trình vận động của dòng tiền diễn ra liên tục, được hình thành, sử dụng và bổ sung cho nhau giữa ba loại hoạt động dẫn đến tiền tồn cuối kỳ thường có chênh lệch so với đầu kỳ. Đó chính là kết quả của quá tình lưu chuyển tiền tệ ở doanh nghiệp. Như vậy, tính cân đối của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ không chỉ đơn thuần thể hiện qua phương trình cân đối trên mà còn là cân đối giữa dòng tiền của hoạt động này với dòng tiền của hoạt động khác. Nhờ tính cân đối này mà báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết: tiền tạo ra từ hoạt động nào và sử dụng cho mục đích gì. Tính cân đối của báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho phép người sử dụng báo cáo biết được một phần tình hình tài chính doanh nghiệp, dự đoán dòng tiền trong tương lai để có quyết định kinh doanh đúng đắn. TÓM TẮT CHƯƠNG 7 Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh và các mối quan hệ kinh tế khác trong các mối quan hệ cân đối của đối tượng kế toán. Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán cung cấp thông tin cho người sử dụng thông qua hệ thống báo cáo kế toán. Trong nền kinh tế thị trường, hệ thống báo cáo kế toán này được cung cấp không chỉ cho nhà quản lý trong doanh nghiệp, mà còn cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp. Báo cáo kế toán cung cấp cho các đối tượng bên ngoài gọi là Báo cáo tài chính. Báo cáo kế toán cung cấp cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp gọi là báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo tài chính thường bao gồm các biểu: Bảng cân đối kế toán (cân đối giữa tài sản và nguồn vốn), Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (cân đối giữa doanh thu, chi phí và kết quả), Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ (cân đối thu - chi tiền tệ) và các phần thuyết minh số liệu. Báo cáo kế toán quản trị đa dạng cả về nội dung lẫn hình thức, tùy thuộc đặc điểm từng đơn vị, yêu cầu quản lý nội bộ, và khả năng xử lý thông tin. Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán được coi là bước cuối cùng của quá trình kế toán, nhưng phương pháp này lại định hướng cách thức tổ chức, thu thập và xử lý thông tin trong các phương pháp kế toán trên. Hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán luôn xem xét giữa tính hữu ích của thông tin kế toán đối với người sử dụng và chi phí kế toán để tạo ra những thông tin đó. Vì vậy, trong thực tiễn công tác kế toán cần xuất phát từ nhu cầu thông tin của người sử dụng để vận dụng phù hợp các phương pháp kế toán. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Vị trí của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán trong quy trình kế toán ở một tổ chức? 2. Tại sao Báo cáo kế toán phải trình bày trung thực và hợp lý các đối tượng kế toán? 3. Tại sao việc trình bày báo cáo kế toán cần đảm bảo tính nhất quán? 4. Khái niệm về Bảng cân đối kế toán. Hãy phân tích tính chất cân đối của Bảng cân đối kế toán. 5. Mối liên hệ giữa tài khoản và Bảng cân đối kế toán. Nêu các nguyên tắc lập báo cáo này. 6. Khái niệm về Báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất cân đối của báo cáo kết quả kinh doanh. 7. Phân biệt cơ sở dồn tích và cơ sở tiền. Cho ví dụ minh họa. 8. Phân biệt các hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Cho các ví dụ có liên quan đến mỗi hoạt động. Mối liên hệ về dòng tiền giữa ba loại hoạt động trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. CHƯƠNG 8 KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CHỦ YẾU Các phương pháp kế toán đã được nghiên cứu ở các chương trước. Chương này sẽ trình bày việc vận dụng các phương pháp kế toán trong kế toán các quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, điển hình là doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại. Qua chương này người học sẽ hiểu rõ hơn qui trình thu thập và xử lý thông tin kế toán trong đơn vị kế toán. 8.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH Quá trình kinh doanh diễn ra ở các doanh nghiệp chính là quá trình sử dụng tài sản của đơn vị theo kế hoạch nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận. Hay nói cách khác, quá trình kinh doanh được thực hiện thông qua sự vận động của tài sản trong các doanh nghiệp. Sự vận dộng của tài sản trong các doanh nghiệp phụ thuộc vào chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn, chức năng của doanh nghiệp sản xuất là mua các yếu tố cần thiết cho sản xuất, tiến hành sản xuất và tiêu thụ sản phẩm; do đó trong doanh nghiệp sản xuất tài sản vận động qua 3 quá trình: cung cấp, sản xuất và tiêu thụ. Chức năng của doanh nghiệp thương mại là mua và bán hàng hoá nên trong loại hình doanh nghiệp này tài sản chỉ vận động qua 2 quá trình: cung cấp và tiêu thụ. Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản trong đơn vị cần phải vận dụng các phương pháp kế toán để thu thập, đo lường, phản ánh và cung cấp thông tin về các quá trình kinh doanh diễn ra ở đơn vị. Nhìn chung kế toán các quá trình kinh doanh đều thực hiện các bước sau: - Thu thập thông tin ban đầu: Quá trình kinh doanh diễn ra ở đơn vị chính là sự phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được “sao chụp” trên các chứng từ. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị có thể được lập ở bên trong hoặc bên ngoài đơn vị tuỳ theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Các chứng từ bên trong không phải luôn luôn được lập bới bộ phận kế toán mà được lập bởi các bộ phận liên quan trong đơn vị. Chất lượng của thông tin ra của hệ thống thông tin kế toán trước tiên được quyết định bởi chất lượng của thông tin ban đầu. Do đó, qui trình thu thập thông tin trong đơn vị cần phải được thiết kế và kiểm soát cẩn thận. Các chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị cuối cùng đều được tập hợp về bộ phận kế toán. Khi thu thập chứng từ, kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ cũng như tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán. - Xử lý thông tin: Trên cơ sở các chứng từ kế toán thu thập được, kế toán tiến hành phân tích quan hệ đối ứng kế toán được phản ánh trong các nghiệp vụ kinh tế để lập định khoản kế toán, và vận dụng phương pháp tài khoản và ghi kép để ghi vào sổ kế toán. Ngoài ra, kế toán còn vận dụng phương pháp đo lường thích hợp để biểu hiện đối tượng kế toán bằng thước đo tiền tệ. - Cung cấp thông tin: Trên cơ sở thông tin kế toán đã được xử lý và ghi sổ kế toán, kế toán vận dụng phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để lập các báo cáo cần thiết nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng có liên quan. 8.2. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH CUNG CẤP 8.2.1. Đặc điểm quá trình cung cấp và nhiệm vụ kế toán quá trình cung cấp Các hoạt động trong quá trình cung cấp là mua sắm các yếu tố cần thiết cho hoạt động của đơn vị như: máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hoá,... Tuy nhiên hoạt động đầu tư, mua sắm tài sản cố định không phải là hoạt động thường xuyên của quá trình cung cấp, mà hoạt động chủ yếu của quá trình cung cấp là mua vật tư dự trữ cho quá trình sản xuất ở doanh nghiệp sản xuất, hoặc mua hàng hoá dự trữ cho quá trình tiêu thụ ở doanh nghiệp thương mại. Do đó, trong phần này chỉ đề cập đến kế toán quá trình mua vật tư, hàng hoá. Trong quá trình mua hàng, đơn vị nhận các loại vật tư, hàng hoá cần thiết cho hoạt động của đơn vị, đồng thời phải thanh toán tiền mua hàng cho người cung cấp vật tư, hàng hoá. Ngoài ra đơn vị còn phải chi ra các khoản chi khác trong quá trình mua hàng như: chi vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản vật tư, hàng hoá,... Để cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động mua hàng, kế toán quá trình mua hàng có nhiệm vụ: - Phản ánh đầy đủ kịp thời tình hình mua và nhập kho vật tư, hàng hoá cả về số lượng và giá trị. - Xác định giá gốc của vật tư, hàng hoá mua vào. - Lập báo cáo về hoạt động mua hàng theo yêu cầu của quản lý. 8.2.2. Vận dụng các phương pháp kế toán trong kế toán quá trình cung cấp Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng được “sao chụp” vào các chứng từ kế toán liên quan. Cụ thể, nghiệp vụ mua hàng được phản ánh trên Hoá đơn mua hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng); nghiệp vụ chi tiền thanh toán tiền mua hàng được phản ánh trên Phiếu chi tiền mặt hoặc Giấy báo Nợ của ngân hàng; nghiệp vụ nhập kho vật tư, hàng hoá được phản ánh trên Phiếu nhập kho. Ngoài ra các chi phí khác phát sinh trong quá trình mua hàng cũng phải có các chứng từ liên quan chứng minh sự phát sinh các khoản chi phí đó. Về nguyên tắc, vật tư, hàng hoá phải được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp bằng thước đo giá trị. Phương pháp đo lường được vận dụng để xác định giá trị vật tư, hàng hoá mua vào. Giá trị vật tư, hàng hoá phải được xác định dựa trên nguyên tắc giá phí và nguyên tắc khách quan. Tức là, giá trị vật tư, hàng hoá được ghi nhận theo giá gốc dựa trên các chứng từ hợp lệ phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình mua vật tư, hàng hoá như: hoá đơn mua hàng và các chứng từ về chi phí vận chuyển, bốc dỡ,... Phương pháp đo lường giá trị của vật tư, hàng hoá mua ngoài đã được trình bày cụ thể ở Chương 6. Trên cơ sở các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình cung cấp và nguyên tắc xác định giá gốc của vật tư, hàng hoá mua ngoài, kế toán vận dụng phương pháp tài khoản và ghi kép để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng vào các tài khoản liên quan: - Các tài khoản hàng tồn kho: TK 151 "Hàng mua đang đi đường", TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu", TK 153 "Công cụ, dụng cụ", TK 156 "Hàng hoá" - Các tài khoản thanh toán: TK 331 " Phải trả người bán", TK 141 "Tạm ứng" - Các tài khoản tiền: TK 111 "Tiền mặt", TK 112 "Tiền gửi ngân hàng" - TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ": phản ánh thuế GTGT của vật tư, hàng hoá mua vào trong trường hợp đơn vị tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình cung cấp được định khoản như sau: - Mua vật tư, hàng hoá về nhập kho: + Nếu vật tư, hàng hoá mua về để dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh sản phẩm chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 152, 153, 156: giá gốc (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112: nếu đã thanh toán tiền mua hàng (giá thanh toán) Có TK 141: nếu thanh toán bằng tiền đã tạm ứng cho nhân viên thu mua Có TK 331: nếu chưa trả tiền cho người bán + Nếu vật tư, hàng hoá mua về để dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh sản phẩm chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, ghi: Nợ TK 152, 153, 156: giá gốc (giá thanh toán) Có TK 111, 112, 141, 331,...: giá thanh toán - Trường hợp hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị, nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, ghi: Nợ TK 151: giá gốc Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 141, 331,...: giá thanh toán - Khi hàng mua đang đi đường về nhập kho, ghi: Nợ TK 152, 153,156 Có TK 151 Trên cơ sở số liệu được phản ánh ở các sổ kế toán (tài khoản) theo dõi vật tư, hàng hoá, kế toán vận dụng phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán để lập các báo cáo về mua hàng theo yêu cầu của quản lý. Sơ đồ kế toán quá trình cung cấp TK 111, 112, 141, 331 TK 152, 153, 156 Giá thanh toán Giá trị vật tư, hàng hoá nhập kho TK 133 Thuế GTGT (nếu có) Thuế GTGT (nếu có) Giá thanh toán TK 151 Giá trị hàng mua cuối tháng chưa về nhập kho Giá trị hàng mua đang đi đường về nhập kho Ví dụ 1: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình cung cấp của Doanh nghiệp X trong tháng 06/N như sau (đơn vị tính: nghìn đồng): 1. Mua vật liệu chính nhập kho: giá mua chưa có thuế GTGT: 12.300, thuế GTGT: 1.230, tổng giá thanh toán: 13.530. Doanh nghiệp đã chuyển khoản thanh toán tiền mua hàng cho người bán. Chi phí vận chuyển: 420 (trong đó thuế GTGT: 20), đã thanh toán bằng tiền mặt. 2. Úng trước tiền cho người bán S bằng chuyển khoản : 24.200. 3. Số vật liệu phụ đang đi đường ở tháng trước về nhập kho: giá mua chưa có thuế GTGT: 5.200, thuế GTGT: 520, tổng giá thanh toán: 5.720. 4. Mua và nhập kho vật liệu chính và vật liệu phụ: giá mua chưa có thuế GTGT của vật liệu chính: 16.000, giá mua chưa có thuế GTGT của vật liệu phụ: 6.000. Thuế suất thuế GTGT của cả 2 loại vật liệu này là 10%. Tiền hàng đơn vị đã ứng trước cho người bán S (ở nghiệp vụ 2). Chi phí vận chuyển 2 loại vật liệu: 1.848 (trong đó thuế GTGT: 88), đã thanh toán bằng tiền mặt. Chi phí vận chuyển phân bổ cho 2 loại vật liệu theo giá mua. 5. Mua một số công cụ dụng cụ: giá mua chưa có thuế GTGT: 8.400, thuế GTGT: 840, tổng giá thanh toán: 9.240, doanh nghiệp đã nhận được Hoá đơn nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Đến cuối tháng số công cụ dụng cụ này vẫn chưa về nhập kho. Cho biết: Toàn bộ số vật liệu trên được mua để sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các nghiệp vụ kinh tế trên được định khoản như sau: 1. a. Nợ TK 152 12.300 CT TK 152-VLC 12.300 Nợ TK 133 1.230 Có TK 112 13.530 b. Nợ TK 152 400 CT TK 152-VLC 400 Nợ TK 133 20 Có TK 111 420 2. Nợ TK 331 24.200 CT TK 331-Người bán S 24.200 Có TK 112 24.200 3. Nợ TK 152 5.200 CT TK 152-VLP 5.200 Có TK 151 5.200 CT TK 151-VLP 5.200 4. a. Nợ TK 152 22.000 CT TK 152-VLC 16.000 CT TK 152-VLP 6.000 Nợ TK 133 2.200 Có TK 331 24.200 CT TK 331-Người bán S 24.200 b. Phân bổ chi phí vận chuyển: - Chi phí vận chuyển phân bổ cho VLC : 1.760 X 16.000 = 1.280 22.000 - Chi phí vận chuyển phân bổ cho VLP : 1.760 X 6.000 = 480 22.000 Nợ TK 152 1.760 CT TK 152-VLC 1.280 CT TK 152-VLP 480 Nợ TK 133 88 Có TK 111 1.848 5. Nợ TK 151 8.400 CT TK 151-CCDC 8.400 Nợ TK 133 840 Có TK 331 9.240 CT TK 331- Người bán P 9.240 8.3. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT 8.3.1. Đặc điểm quá trình sản xuất và nhiệm vụ kế toán quá trình sản xuất Nguyên vật liệu mua vào ở quá trình cung cấp được đưa vào quá trình sản xuất dưới sự tác động của lao động và tư liệu lao động tạo ra sản phẩm. Các hao phí về nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, sức lao động chuyển dịch vào giá trị sản phẩm tạo ra gọi là chi phí sản xuất - cơ sở để tính giá thành sản xuất (giá gốc) của thành phẩm. Việc tính toán chính xác giá thành sản xuất có ý nghía quan trọng trong vấn đề kiểm soát chi phí và là cơ sở để xác định giá bán hợp lý. Quá trình sản xuất thường diễn ra liên tục, nên rất khó xác định chi phí sản xuất của một chu kỳ sản xuất để xác định giá thành sản phẩm được tạo ra trong chu kỳ đó. Do đó, các đơn vị thường tập hợp chi phí sản xuất theo kỳ kế toán (thường là tháng hoặc quí), trên cơ sở đó, tại thời điểm cuối kỳ, kế toán tính giá thành sản xuất của thành phẩm được tạo ra trong kỳ. Vì chu kỳ sản xuất không trùng với kỳ kế toán nên tại thời điểm cuối kỳ kế toán, ngoài khối lượng thành phẩm được tạo ra trong kỳ còn có sản phẩm dở dang. Do đó, để xác định giá thành của sản phẩm hoàn thành trong kỳ, kế toán còn phải tính giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Để cung cấp thông tin cho quản lý quá trình sản xuất cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh, kế toán quá trình sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh đúng, đủ, kịp thời các chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ. - Xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ và giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ một cách hợp lý. Việc tính giá thành sản xuất của thành phẩm phải tuân thủ nguyên tắc giá phí và nguyên tắc khách quan. - Lập báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo yêu cầu quản lý. 8.3.2. Vận dụng các phương pháp kế toán trong kế toán quá trình sản xuất Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất được “sao chụp” trên các chứng từ kế toán như: Phiếu xuất kho vật tư, Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Phiếu nhập kho thành phẩm,... Để đáp ứng yêu cầu tính giá thành sản phẩm theo khoản mục chi phí, kế toán cần phải tập hợp chi phí sản xuất theo 3 khoản mục chi phí: - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính và phụ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm. Thông thường nguyên vật liệu chính cấu thành nên thực thể của sản phẩm, còn nguyên vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để nâng cao chất lượng hoặc tạo hình thức cho sản phẩm. Ví dụ, trong nhà máy dệt: sợi để dệt vải là vật liệu chính, thuốc tẩy nhuộm in hoa là vật liệu phụ. - Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất tính vào chi phí. Theo qui định hiện hành, người sử dụng lao động hàng tháng phải trích 19% quỹ lương để đóng BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động và các khoản này được phép tính vào chi phí. Trong đó, BHXH 15%, BHYT 2%, KPCĐ 2%. Còn người lao động phải trích 6% tiền lương hàng tháng của mình để đóng BHXH và BHYT. Trong đó, BHXH 5%, BHYT 1%. - Chi phí sản xuất chung: là các chi phí sản xuất khác ngoài 2 khoản mục chi phí trực tiếp trên và liên quan chung đến hoạt động sản xuất ở phân xưởng hoặc ở một bộ phận sản xuất. Thuộc về chi phí sản xuất chung bao gồm: tiền lương, phụ cấp và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo lương của nhân viên phân xưởng (nhân viên phục vụ sản xuất) tính vào chi phí; công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất; chi phí khấu hao và sửa chữa TSCĐ dùng cho sản xuất; chi phí điện nước dùng ở bộ phận sản xuất,... Trên cơ sở các chứng từ kế toán phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất như: Phiếu xuất vật tư, Bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ,... kế toán tập hợp chi phí sản xuất vào các tài khoản chi phí sản xuất theo khoản mục: TK 621 "Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp", TK 622 "Chi phí nhân công trực tiếp", TK 627 "Chi phí sản xuất chung" như sau: - Tập hợp chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 621 "Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp" Có TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" - Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 622 "Chi phí nhân công trực tiếp" Có TK 334: Tiền lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất Có TK 338: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất tính vào chi phí - Tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 627 "Chi phí sản xuất chung" Có TK 214: Trích khấu hao TSCĐ dùng cho SX Có TK 111, 112, 152, 331,...: Các chi phí sản xuất chung khác Có TK 334: Tiền lương phải trả nhân viên phân xưởng Có TK 338: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ 19% trên tiền lương của nhân viên phân xưởng tính vào chi phí Toàn bộ chi phí sản xuất đã tập hợp ở các TK 621, 622, 627 đến cuối kỳ được tổng hợp và kết chuyển sang TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" để tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Bút toán kết chuyển chi phí được thực hiện như sau: Nợ TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" Có TK 621 "Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp" Có TK 622 "Chi phí nhân công trực tiếp" Có TK 627 "Chi phí sản xuất chung" Để phục vụ cho việc tính giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành trong kỳ, kế toán đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ và ghi vào số dư cuối kỳ của TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang". Trên cơ sở số liệu giá trị sản phẩm dở dang ở đầu kỳ, chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và giá trị sản phẩm dở dang ở cuối kỳ được phản ánh ở TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang", kế toán tính giá thành sản xuất của thành phẩm được sản xuất trong kỳ như sau: Tổng giá thành SX của thành phẩm hoàn thành trong kỳ = CPSX dở dang đầu kỳ + Tổng CPSX phát sinh trong kỳ _ CPSX dở dang cuối kỳ Sau khi tính giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành trong kỳ, kế toán phản ánh giá thành sản xuất của thành phẩm nhập kho trong kỳ vào TK 155 "Thành phẩm" như sau: Nợ TK 155 "Thành phẩm" Có TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" Trên cở sở chi phí sản xuất đựoc phản ánh ở các sổ (tài khoản) chi phí, kế toán lập các báo cáo về chi phí sản xuất theo yêu cầu của quản lý. Việc tính giá thành sản xuất của thành phẩm được thể hiện ở Bảng tính giá thành như sau: BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH Tên sản phẩm: Số lượng thành phẩm: Đơn vị tính: Khoản mục chi phí CPSX dở dang đầu kỳ CPSX phát sinh trong kỳ CPSX dở dang cuối kỳ Tổng giá thành sản xuất Giá thành đơn vị sản phẩm (1) (2) (3) (4)=(1)+(2)-(3) (5)=(4)/ SLTP 1. CP nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 2. Chi phí nhân công trực tiếp 3. Chi phí sản xuất chung Tổng cộng Sơ đồ kế toán quá trình sản xuất TK 152 TK 621 TK 154 TK 155 CPSXDDĐK Tập hợp CP NL, VL TT Kết chuyển CP NL, VL TT Tổng GT TP nhập kho TK 334, 338 TK 622 Tập hợp CP NC TT Kết chuyển CP NC TT TK 152, 153, 142, 242, 334, 338, 214,... TK 627 Tập hợp CPSX chung Kết chuyển CPSX chung CPSXDDCK Ví dụ 2: Tình hình sản xuất 2 loại sản phẩm A và B trong tháng 06/N tại Doanh nghiệp X như sau (đơn vị tính: nghìn đồng) 1. Giá trị vật liệu chính xuất kho dùng cho sản xuất sản phẩm A: 126.240, sản phẩm B: 84.160. 2. Giá trị vật liệu phụ xuất dùng cho sản xuất cả 2 loại sản phẩm: 21.040. 3. Tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất 2 loại sản phẩm:60.000, nhân viên quản lý và phục vụ ở phân xưởng: 8.000. 4. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí theo qui định. 5. Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận sản xuất: 12.000. 6. Chi phí sản xuất chung khác chi bằng tiền mặt: 4.500. Yêu cầu: 1/ Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. 2/ Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên vào các tài khoản kế toán liên quan và kết chuyển chi phí để tính giá thành sản phẩm. 3/ Lập bảng tính giá thành sản phẩm A và B. Cho biết: - Chi phí vật liệu phụ phân bổ cho 2 loại sản phẩm theo chi phí vật liệu chính. - Chi phí tiền lương phân bổ cho 2 loại sản phẩm theo định mức giờ công sản xuất sản phẩm. Định mức giờ công sản xuất sản phẩm A: 0.75 h/đơn vị, sản phẩm B: 0,6 h/đơn vị. - Chi phí sản xuất chung phân bổ cho 2 loại sản phẩm theo tiền lương công nhân sản xuất. - Trong tháng hoàn thành nhập kho 6.000 sản phẩm A và 5.000 sản phẩm B. - Chi phí sản xuất dở dang đầu tháng và cuối tháng của 2 sản phẩm như sau: Khoản mục chi phí CPSX dở dang đầu tháng CPSXdở dang cuối tháng Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm A Sản phẩm B 1. CP NL, VL TT 2. CP nhân công TT 3. Chi phí SX chung 27.772 9.568 3.122 18.515 5.712 2.082 34.636 10.408 3.734 23.091 7.272 2.990 Tổng cộng 40.462 26.309 48.778 33.353 Các tài khoản khác có số dư đầu tháng giả định. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 1/ Định khoản: 1. Nợ TK 621 210.400 CT TK 621-A 126.240 CT TK 621-B 84.160 Có TK 152 210.400 CT TK 152 VLC 210.400 2. Phân bổ chi phí vật liệu phụ: - Chi phí VLP phân bổ cho SP A : 21.040 X 126.240 = 12.624 210.400 - Chi phí VLP phân bổ cho SP B : 21.040 X 84.160 = 8.416 210.400 Nợ TK 621 21.040 CT TK 621-A 12.624 CT TK 621-B 8.416 Có TK 152 21.040 CT TK 152-VLP 21.040 3. Phân bổ tiền lương: - Tiền lương phân bổ cho SP A : 60.000 X 4.500 = 36.000 6.000 x 0.75 + 5.000 x 0.6 - Tiền lương phân bổ cho SP A : 60.000 X 3.000 = 24.000 6.000 x 0.75 + 5.000 x 0.6 Nợ TK 622 60.000 CT TK 622-A 36.000 CT TK 622-B 24.000 Nợ TK 627 8.000 Có TK 334 68.000 4. Nợ TK 622 11.400 (60.000 x 19%) CT TK 622-A 6.840 (36.000 x 19%) CT TK 622-B 4.560 (24.000 x 19%) Nợ TK 627 1.520 (8.000 x 19%) Có TK 338 12.920 5. Nợ TK 627 12.000 Có TK 214: 12.000 6. Nợ TK 627 : 4.500 Có TK 111 : 4.500 2/ Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản liên quan TK 621 TK 622 TK 627 (1) 210.400 231.440 (7a) (3) 60.000 71.400 (7b) (3) 8.000 26.020 (7c) (2) 21.040 (4) 11.400 (4) 1.520 231.440 231.400 71.400 71.400 (5) 12.000 (6) 4.500 TK 621-A TK 622-A 26.020 26.020 (1) 126.240 138.864 (7a) (3) 36.000 42.840 (7b) (2) 12.624 (4) 6.840 TK 154 138.864 138.864 42.840 42.840 66.771 (7a) 231.440 313.500 (8) TK 621-B TK 622-B (7b) 71.400 (1) 84.160 92.576 (7a) (3) 24.000 28.560 (7b) (7a) 26.020 (2) 8.416 (4) 4.560 328.860 92.576 92.576 28.560 28.560 82.131 TK 152 TK 334 TK 154-A xxxxxx 210.400 (1) 68.000 (3) 40.462 189.000 (8) 21.040 (2) (7a) 138.864 (7b) 42.840 TK 152-VLC TK 338 (7c) 15.612 xxxxxx 210.400 (1) 12.920 (4) 197.316 189.000 48.778 TK 152-VLP TK 214 TK 154-B xxxxx 21.040 (2) xxxxxx 26.309 124.500 (8) 12.000 (5) (7a) 92.576 (7b) 28.560 TK 111 (7c) 10.408 xxxxx 4.500 (6) 131.544 33.353 TK 155 TK 155-A TK 155-B xxxxxx xxxxx xxxxx (8) 313.500 (8) 189.000 (8) 124.500 * Phân bổ chi phí sản xuất chung: - Chi phí SXC phân bổ cho SP A : 26.020 X 36.000 = 15.612 60.000 - Chi phí SXC phân bổ cho SP A : 26.020 X 24.000 = 10.408 60.000 3/ Lập bảng tính giá thành BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM A Số lượng thành phẩm: 6.000 Đơn vị tính: 1.000 đồng Khoản mục chi phí CPSX dở dang đầu kỳ CPSX phát sinh trong kỳ CPSX dở dang cuối kỳ Tổng giá thành sản xuất Giá thành đơn vị sản phẩm (1) (2) (3) (4)=(1)+(2)-(3) (5)=(4)/ 6.000 1. CP NL, VL TT 2. CP nhân công TT 3. Chi phí SX chung 27.772 9.568 3.122 138.864 42.840 15.612 34.636 10.408 3.734 132.000 42.000 15.000 22,0 7,0 2,5 Tổng cộng 40.462 197.316 48.778 189.000 31,5 BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM B Số lượng thành phẩm: 5.000 Đơn vị tính: 1.000 đồng Khoản mục chi phí CPSX dở dang đầu kỳ CPSX phát sinh trong kỳ CPSX dở dang cuối kỳ Tổng giá thành sản xuất Giá thành đơn vị sản phẩm (1) (2) (3) (4)=(1)+(2)-(3) (5)=(4)/ 5.000 1. CP NL, VL TT 2. CP nhân công TT 3. Chi phí SX chung 18.515 5.712 2.082 92.576 28.560 10.408 23.091 7.272 2.990 88.000 27.000 9.500 17,6 5,4 1,9 Tổng cộng 26.309 131.544 33.353 124.500 24,9 8.4. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ 8.4.1. Đặc điểm quá trình tiêu thụ và nhiệm vụ của kế toán quá trình tiêu thụ Quá trình tiêu thụ là khâu cuối cùng của chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua tiêu thụ thì mục tiêu lợi nhuận của đơn vị mới được thực hiện. Trong quá trình này, doanh nghiệp sản xuất bán thành phẩm được tạo ra ở quá trình sản xuất, doanh nghiệp thương mại bán hàng hoá đã được mua ở quá trình cung cấp và thu tiền. Giá gốc của thành phẩm, hàng hoá bán ra trong kỳ được ghi nhận là chi phí trong kỳ, gọi là giá vốn hàng bán. Giá bán của thành phẩm, hàng hoá bán ra trong kỳ tương ứng là cơ sở để xác định doanh thu bán hàng trong kỳ. Trong quá trình tiêu thụ, đơn vị còn phải chi ra các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng, được gọi là chi phí bán hàng, như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo, chi phí bảo hành sản phẩm,... Doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng trong kỳ là những thông tin quan trọng để xác định kết quả hoạt động tiêu thụ của kỳ kế toán. Để cung cấp thông tin cho quản lý quá trình tiêu thụ cũng như để xác định kết quả tiêu thụ được chính xác, kế toán quá trình tiêu thụ có nhiệm vụ sau: - Đo lường và phản ánh kịp thời, chính xác giá vốn và doanh thu của thành phẩm, hàng hoá bán ra trong kỳ. - Tập hợp đúng, đủ và kịp thời chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. - Xác định chính xác kết quả tiêu thụ trong kỳ. - Lập các báo cáo tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo yêu cầu của quản lý. 8.4.2. Vận dụng các phương pháp kế toán trong kế toán quá trình tiêu thụ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ được “sao chụp” vào các chứng từ kế toán như: nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá được phản ánh trên Phiếu xuất kho; nghiệp vụ bán hàng được phản ánh trên Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT), nghiệp vụ thu tiền bán hàng được phản ánh trên Phiếu thu tiền mặt hoặc Giấy báo Có của ngân hàng,... Ngoài ra chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ cũng phải có chứng từ kế toán chứng minh chi phí thực tế phát sinh. Kế toán quá trình tiêu thụ phải tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu và nguyên tắc phù hợp: - Nguyên tắc ghi nhận doanh thu qui định thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng (thời điểm sản phẩm được xác định tiêu thụ) là khi quyền sở hữu hàng bán được chuyển giao. Trong thực tế, quyền sở hữu hàng bán được chuyển giao khi người bán đã hoàn thành việc giao hàng cho người mua và người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Như vậy, tuỳ theo phương thức bán hàng mà xác định thời điểm kế toán tiêu thụ một cách đúng đắn. Trường hợp bán hàng trực tiếp, sản phẩm được xác định tiêu thụ ngay khi khách hàng nhận hàng tại cửa hàng hoặc kho của đơn vị. Trường hợp bán hàng theo phương thức chuyển hàng, đơn vị có trách nhiệm vận chuyển hàng đến địa điểm qui định cho khách hàng. Do đó, hàng đang trong quá trình vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của người bán và được phản ánh ở TK Hàng gửi đi bán. Hàng gửi bán được xác định tiêu thụ khi khách hàng thông báo đã nhận được hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Nguyên tắc phù hợp yêu cầu khi ghi nhận một khoản doanh thu thì đồng thời phải ghi nhận chi phí tạo ra doanh thu đó. Như vậy, khi ghi nhận doanh thu của thành phẩm, hàng hoá đã được tiêu thụ thì đồng thời kế toán phải ghi nhận giá vốn của số thành phẩm, hàng hoá đó và các khoản chi phí bán hàng liên quan. Trên cơ sở các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ, kế toán vận dụng phương pháp tài khoản và ghi kép để phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan: - Tài khoản phản ánh doanh thu: TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" - Các tài khoản tiền: TK 111 "Tiền mặt", TK 112 "Tiền gửi ngân hàng" - Tài khoản thanh toán: TK 131 "Phải thu khách hàng" - Các tài khoản hàng tồn kho: TK 155 "Thành phẩm", TK 156 "Hàng hoá", TK 157 "Hàng gửi bán" - Các tài khoản phản ánh chi phí: TK 632 "Giá vốn hàng bán", TK 641 "Chi phí bán hàng" - TK 333 "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước": phản ánh thuế GTGT đầu ra của thành phẩm, hàng hoá đã được tiêu thụ trong trường hợp sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ được định khoản như sau: - Khi xuất kho thành phẩm, hàng hoá bán trực tiếp cho khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán như sau: + Ghi nhận doanh thu: . Nếu thành phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu là giá bán chưa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 111, 112: nếu đã thu tiền (giá thanh toán) Nợ TK 131: nếu chưa thu tiền (giá thanh toán) Có TK 511: giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 333: thuế GTGT . Nếu thành phẩm, hàng hoá thuộc dối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh thu là giá thanh toán, ghi: Nợ TK111, 112, 131: giá thanh toán Có TK 511: giá thanh toán + Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 "Giá vốn hàng bán" Có TK 155, 156 - Khi xuất kho thành phẩm, hàng hoá để vận chuyển đi bán theo phương thức chuyển hàng, ghi: Nợ TK 157 "Hàng gửi bán" Có TK 155, 156 - Khi khách hàng thông báo đã nhận được hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán: + Ghi nhận doanh thu như trường hợp bán hàng trực tiếp. + Đồng thời ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 157 - Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được tập hợp vào TK 641" Chi phí bán hàng": Nợ TK 641 Có TK 334: tiên lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng Có TK 338: trích BHXH, BHYT, KPCĐ của NVBH tính vào chi phí Có TK 214: trích khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng Có TK 152, 111, 112, 331,...: chi phí bán hàng khác Các chi phí liên quan đến xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ ngoài giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng, còn có chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí liên quan đến hoạt động quản lý hành chính và quản lý chung toàn đơn vị. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí CCDC dùng cho quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý và dùng chung toàn doanh nghiệp, chi phí điện nước dùng chung toàn doanh nghiệp,... Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp ở TK 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp" như sau: Nợ TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Có TK 334: tiên lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên QLDN Có TK338: trích BHXH, BHYT, KPCĐ của NVQL tính vào chi phí Có TK 214: trích khấu hao TSCĐ dùng cho QL và dùng chung toàn DN Có TK 152, 111, 112, 331,...: chi phí khác Cuối kỳ kế toán, các khoản doanh thu và chi phí liên quan đến kết quả tiêu thụ trong kỳ được kết chuyển vào TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" để xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ: - Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng: Nợ TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" Có TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" - Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" Có TK 632 "Giá vốn hàng bán" Có TK 641 "Chi phí bán hàng" Có TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" - Căn cứ vào số liệu được phản ánh trên TK 911, kế toán xác định lợi nhuận kế toán trong kỳ bằng chênh lệch giữa tổng doanh thu ở bên Có TK 911 và tổng chi phí ở bên Nợ TK 911. Lợi nhuận kế toán trong kỳ được kết chuyển vào TK 421 "Lợi nhuận chưa phân phối" như sau: + Nếu lãi: khoản lãi làm tăng vốn chủ sở hữu nên được ghi Có TK 421 Nợ TK 911 Có TK 421 + Nếu lỗ: khoản lỗ làm giảm vốn chủ sở hữu nên được ghi Nợ TK 421 Nợ TK 421 Có TK 911 Sơ đồ kế toán quá trình tiêu thụ TK155,156 Tk 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 Giá vốn hàng xuất bán trực tiếp Kết chuyển DT bán hàng Doanh thu BH TK 157 Kết chuyển giá vốn TK 333 Giá vốn hàng xuất gửi bán GV hàng gửi bán đã tiêu thụ Thuế GTGT (nếu có) TK 334, 338, 152, 153, 142, 242, 214,... TK 641 Tập hợp chi phí bán hàng K/C CPBH TK 421 TK 642 Kết chuyển lỗ Tập hợp chi phí QLDN K/C CPQLDN Kết chuyển lãi Ví dụ 3: Tình hình tiêu thụ thành phẩm của Doanh nghiệp X trong tháng 06/N như sau (đơn vị tính: nghìn đồng): 1. Xuất kho thành phẩm bán cho doanh nghiệp C: giá vốn: 120.000, giá bán chưa có thuế GTGT: 180.000, thuế GTGT: 18.000, tổng giá thanh toán: 198.000. Doanh nghiệp C đã nhận hàng và thanh toán tiền cho đơn vị bằng chuyển khoản. 2. Doanh nghiệp A ứng trước tiền mua hàng cho đơn vị bằng chuyển khoản: 231.000. 3. Xuất kho thành phẩm chuyển đi bán cho Doanh nghiệp B theo phương thức chuyển hàng: giá bán chưa có thuế GTGT: 90.000, thuế GTGT: 9.000, tổng giá thanh toán 99.000, giá vốn: 60.000. 4. Xuất kho thành phẩm bán cho Doanh nghiệp A: giá vốn: 140.000, giá bán chưa có thuế GTGT: 210.000, thuế GTGT: 21.000, tổng giá thanh toán: 231.000. Doanh nghiệp A đã nhận hàng và tiền hàng được trừ vào số tiền Doanh nghiệp A đã ứng trước cho đơn vị (ở nghiệp vụ 2). 5. Doanh nghiệp B thông báo đã nhận được hàng đơn vị chuyển đi bán ở nghiệp vụ 3 và chấp nhận thanh toán. 6. Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong tháng: - Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng: 12.000 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương của nhân viên bán hàng tính vào chi phí theo qui định - Khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng: 7.200 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: 8.400 (trong đó thuế GTGT: 400), đã thanh toán bằng tiền mặt. 7. Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng: - Tiền lương phải trả nhân viên quản lý: 24.000 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương của nhân viên quản lý tính vào chi phí theo qui định. - Khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng: 14.500 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: 6.300 (trong đó thuế GTGT: 300), đã thanh toán bằng tiền mặt. Yêu cầu: 1/ Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. 2/ Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên vào các tài khoản kế toán liên quan và kết chuyển doanh thu, chi phí vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh (lợi nhuận kế toán) trong tháng. 3/ Lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tháng 06/N của DN X. Cho biết: - Doanh nghiệp X tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Các tài khoản có số dư đầu tháng giả định. - Trong tháng 06/N Doanh nghiệp X không phát sinh doanh thu, chi phí tài chính và các hoạt động khác. Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp 28%. 1/ Định khoản: 1. a. Nợ TK 112 198.000 Có TK 511 180.000 Có TK 333 18.000 b. Nợ TK 632 120.000 Có TK 155 120.000 2. Nợ TK 112 231.000 Có TK 131 231.000 CT TK 131-DN A 231.000 3. Nợ TK 157 60.000 Có TK 155 60.000 4. a. Nợ TK 131 231.000 CT TK 131-DN A 231.000 Có TK 511 210.000 Có TK 333 21.000 b. Nợ TK 632 140.000 Có TK 155 140.000 5. a. Nợ TK 131 99.000 CT TK 131-DN B 99.000 Có TK 511 90.000 Có TK 333 9.000 b. Nợ TK 632 60.000 Có TK 157 60.000 6. Nợ TK 641 29.480 Nợ TK 133 400 Có TK 334 12.000 Có TK 338 2.280 (12.000 x 19%) Có TK 214 7.200 Có TK 111 8.400 7. Nợ TK 642 49.060 Nợ TK 133 300 Có TK 334 24.000 Có TK 338 4.560 (24.000x 19%) Có TK 214 14.500 Có TK 111 6.300 2/ Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản kế toán liên quan TK 632 TK 911 TK 511 (1b) 20.000 320.000 (8b) (8b) 20.000 480.000 (8a) (8a) 480.000 180.000 (1a) (4b) 40.000 (8c) 29.480 210.000 (4a) (5b) 60.000 (8d) 49.060 90.000 (5a) 320.000 320.000 (9) 81.460 480.000 480.000 480.000 480.000 TK 641 TK 333 (6) 29.480 29.480 (8c) TK 421 18.000 (1a) 81.460 (9) 21.000 (4a) 9.000 (5a) TK 642 (7) 49.060 49.060 (8d) TK 111 TK 131 xxxxxx 8.400 (6) (4a) 231.000 231.000 (2) 6.300 (7) (5a) 9.000 TK 155 xxxxxx 120.000 (1b) TK 112 TK 131-DN A 60.000 (3) xxxxxx (4a) 231.000 231.000 (2) 140.000 (4b) (1a) 198.000 (2) 231.000 TK 157 TK 131-DN B (3) 60.000 60.000 (5b) TK 133 (5a) 99.000 (6) 400 (7) 300 TK 214 TK 338 xxxxxx TK 334 2.280 (6) 7.200 (6) 12.000 (6) 4.560 (7) 14.500 (7) 24.000 (7) 3/ Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Tháng 06 năm N Đơn vị tính: nghìn đồng CHỈ TIÊU Mã số Kỳ này 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 480.000 2. Các khoản giảm trừ 03 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-03) 10 480.000 4. Giá vốn hàng bán 11 320.000 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 160.000 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 7. Chi phí tài chính 22 8. Chi phí bán hàng 24 29.480 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 49.060 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30=20+(21-22)-(24+25)} 30 81.460 11. Thu nhập khác 31 12. Chi phí khác 32 13. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 81.460 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 22.808,8 16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51) 60 58.651,2 TÓM TẮT CHƯƠNG 8 Các phương pháp Chứng từ kế toán, Tài khoản và ghi kép, và Đo lường được vận dụng kết hợp với nhau để thu thập và xử lý thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán trên cơ sở vận dụng phương pháp tổng hợp-cân đối kế toán. Ở quá trình cung cấp, dựa trên các chứng từ kế toán phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình mua vật tư hàng hoá như Hoá đơn mua hàng, Hoá đơn vận chuyển,... kế toán xác định giá vật tư, hàng hoá mua vào để phán ánh giá trị vật tư, hàng hoá vào các tài khoản hàng tồn kho. Ở quá trình sản xuất, chứng từ được sử dụng để thu thập thông tin ban đầu về chi phí sản xuất phát sinh. Từ các chứng từ kế toán, chi phí sản xuất được phân loại và tập hợp vào các tài khoản chi phí theo khoản mục, cuối cùng được tổng hợp vào tài khoản tính giá để xác định giá thành sản phẩm hình thành từ quá trình sản xuất. Ở quá trình tiêu thụ, trên cơ sở các chứng từ phản ánh doanh thu, chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ, kế toán phản ánh vào các tài khoản doanh thu, chi phí để xác định doanh thu, chi phí và lợi nhuận kế toán trong kỳ. Nói chung, phương pháp chứng từ là phương pháp đầu tiên được vận dụng để thu thập thông tin ban đầu. Tiếp theo, phương pháp tài khoản và ghi kép, và phương pháp đo lường được vận dụng đan xen nhau để xử lý thông tin kế toán. Cuối cùng, phương pháp tổng hợp-cân đối kế toán được vận dụng để lập báo cáo kế toán. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Các phương pháp kế toán được vận dụng trong kế toán từng quá trình cung cấp, sản xuất và tiêu thụ như thế nào? 2. Nguyên tắc giá gốc và khách quan được vận dụng trong kế toán quá trình cung cấp và sản xuất như thế nào? 3. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu và phù hợp được vân dụng trong kế toán quá trình tiêu thụ như thế nào? CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 1. Hãy nêu định nghĩa về kế toán. 2. Hãy mô tả quy trình kế toán ở một tổ chức. 3. Các loại thước đo sử dụng trong đo lường đối tượng của kế toán. Tại sao thước đo tiền tệ là thước đo bắt buộc của kế toán. 4. Phân tích vai trò của thông tin kế toán đối với công tác quản lý ở doanh nghiệp. 5. Phân tích vai trò của thông tin kế toán đối với những đối tượng ngoài đơn vị. 6. Tại sao thông tin kế toán cần đảm bảo những yêu cầu: trung thực, khách quan, kịp thời và so sánh? CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 1. Trình bày nội dung cơ bản của đối tượng kế toán. 2. Trình bày định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản của đơn vị. Cho ví dụ về tài sản của đơn vị và giải thích vì sao đó là tài sản của đơn vị. 3. Công ty ABC có một danh sách khách hàng lớn và thường xuyên. Công ty cho rằng danh sách khách hàng này là một tài sản quý của Công ty vì nhờ vào số khách hàng này mà Công ty có thể thu được khoản lợi nhuận lớn hàng năm. Công ty ABC có thể ghi nhận danh sách khách hàng này là tài sản của Công ty không? Vì sao? 4. Trình bày định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận Nợ phải trả. Cho ví dụ và giải thích vì sao đó là Nợ phải trả. 5. Dựa trên định nghĩa của Nợ phải trả được qui định ở Chuẩn mực chung, chi phí phải trả (chi phí trích trước) có phải là Nợ phải trả không? Vì sao? 6. Trình bày định nghĩa Nguồn vốn chủ sở hữu. Vì sao Chuẩn mực chung không đưa ra tiêu chuẩn ghi nhận Nguồn vốn chủ sở hữu? 7. Trình bày mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn. 8. Thế nào là phương trình kế toán? Trình bày ý nghĩa của phương trình kế toán. 9. Mô tả quá trình vận động của tài sản trong doanh nghiệp sản xuất. Từ đó, rút ra kết luận về sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp. 10. Thế nào là doanh thu, chi phí và lợi nhuận? 11. Tài sản liên quan đến hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng có thuộc đối tượng kế toán không? Loại tài sản này khác với tài sản của đơn vị như thế nào? Chi ví dụ về tài sản liên quan đến hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 1.Cơ sở hình thành phương pháp chứng từ? Ý nghĩa phương pháp chứng từ trong hệ thống phương pháp kế toán? 2.Nội dung (các yếu tố) của chứng từ kế toán? 3.Các cách phân loại chứng từ? Cho ví dụ về phân loại chứng từ? CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 1. Thế nào là tài khoản kế toán? Cơ sở thiết kế tài khoản kế toán? 2. Trình bày các quan hệ đối ứng kế toán 3. Thế nào là ghi sổ kép? Định khoản giản đơn, định khoản phức tạp ? Cho các ví dụ minh hoạ ? 4. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết? Trình bày mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết? 5. Trình bày phương pháp lập bảng cân đối tài khoản? Hãy nêu công dụng của bảng cân đối tài khoản? 6. Trình bày phương pháp lập bảng đối chiếu kiểu bàn cờ? Cách kiểm tra số liệu của bảng đối chiếu kiểu bàn cờ? CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5 1. Hệ thống tài khoản kế toán là gì? Trình bày cơ sở để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán? 2. Theo nội dung kinh tế, tài khoản kế toán được chia thành những loại nào? Cho ví dụ của từng loại tài khoản? 3. Công dụng và kết cấu của tài khoản là gì? Theo công dụng và kết cấu, tài khoản được chia thành những loại nào? Cho ví dụ minh họa? 4. Trình bày kết cấu của từng nhóm tài khoản thuộc loại tài khoản cơ bản? 5. Trình bày công dụng và kết cấu của tài khoản điều chỉnh? 6. Khi phân loại tài khoản theo mối quan hệ với báo cáo tài chính, tài khoản được chia thành những loại nào? CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6 1. Tại sao thước đo tiền tệ là thước đo bắt buộc trong phương pháp đo lường các đối tượng kế toán? 2. Các loại giá sử dụng trong đo lường đối tượng kế toán. Trình bày các ưu và nhược điểm của các loại giá sử dụng trong đo lường đối tượng kế toán. 3. Tại sao giá gốc thường được chọn để đo lường tài sản của đơn vị? 4. Trình bày nguyên tắc tính giá gốc của hàng mua vào và tài sản cố định mua vào ở doanh nghiệp. Cho ví dụ minh họa. 5. Phân tích vai trò của nguyên tắc phù hợp trong xác định lợi nhuận của đơn vị. 6. Phân tích vai trò của giả thuyết cơ sở dồn tích trong đo lường doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Phân tích ảnh hưởng của giả thuyết hoạt động liên tục đối với việc sử dụng giá gốc hay giá trị thanh lý trong đo lường đối tượng kế toán. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 1. Vị trí của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán trong quy trình kế toán ở một tổ chức? 2. Tại sao Báo cáo kế toán phải trình bày trung thực và hợp lý các đối tượng kế toán? 3. Tại sao việc trình bày báo cáo kế toán cần đảm bảo tính nhất quán? 4. Khái niệm về Bảng cân đối kế toán. Hãy phân tích tính chất cân đối của Bảng cân đối kế toán. 5. Mối liên hệ giữa tài khoản và Bảng cân đối kế toán. Nêu các nguyên tắc lập báo cáo này. 6. Khái niệm về Báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất cân đối của báo cáo kết quả kinh doanh. 7. Phân biệt cơ sở dồn tích và cơ sở tiền. Cho ví dụ minh họa. Phân biệt các hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Cho các ví dụ có liên quan đến mỗi hoạt động. Mối liên hệ về dòng tiền giữa ba loại hoạt động trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 8 1. Các phương pháp kế toán được vận dụng trong kế toán từng quá trình cung cấp, sản xuất và tiêu thụ như thế nào? 2. Nguyên tắc giá gốc và khách quan được vận dụng trong kế toán quá trình cung cấp và sản xuất như thế nào? 3. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu và phù hợp được vân dụng trong kế toán quá trình tiêu thụ như thế nào?